定例会議とは?定例会議の目的と定例会議を効率化する方法

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業務効率化
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定例会議とは?定例会議の目的と定例会議を効率化する方法

目次

会社や取引先企業が開催している「定例会議」に参加をしたことがあるという方は少なくはないでしょう。

定例会議の目的を把握することで、定例会議を効果的なものにすることができますし、不要な定例会議の把握や改善にもつながります。

定例会議をおこなう目的を明確化し、定例会議の効率化を目指しましょう。

定例会議とは

定例会議とは、一定期間ごとに開かれる定期的な会議のことです。

主に、部署やチーム、取締役などで業務・経営に関する意見交換や、メンバー間で情報共有をする際に開かれます。

定例会議は、通常の会議とは異なり、1週間や1ヶ月などの期間を開けながら開く会議であるため、進捗状況を可視化するためにおこなわれます。

また、定期的に開かれている会議が状態かして定例化している場合もあり、同じ会議を定期的におこなうことを目的としている場合もあるでしょう。

定例会議の目的

特定の期日ごとに開かれる定例会議ですが、どのような目的を持ちながらおこなわれているのでしょうか。

定例会議を開催する目的をあらかじめ把握し、効果を高められるようにしましょう。

会社の現状を共有する

定例会議は、会社の現状を共有する目的があります。

たとえば、長期的なプロジェクトのメンバー間で共有するためには、定期的に実施する定例会議が効果的です。

また、経営状況や、各従業員が抱えている業務など、期間が空くことで変化が生じる事柄については、定例会議で情報共有をしましょう。

メンバーの意見を集約する

チームで業務を進めている際に、各メンバーの意見や考え方をまとめたいけれど、時間が作りにくいという場面も多いのではないでしょうか。

定例会議では、メンバーの意見を集約し、現在進行している業務に反映させていく目的もあります。

不定期に会議を実施するのではなく、1週間や1ヶ月ごとに定例会議を開くことで、インプットする余裕が生まれてきます。

経営にリズムを持たせる

企業の経営は、直感的な要素も重要ですが、リズムを持たせながら着実に成長させることが大切です。

また、企業の規模が大きくなればなるほど、経営サイクルに合わせて、一定のテンポで意思決定や行動を進める必要があります。

各部門長から経営者や取締役が参加する定例会議を実施することで、自社の経営状況を見直しながら、理想とする方向に進められるようになります。

定例会議は、業務の進捗状況を共有する場としてだけでなく、経営層の定期的な意見交換の場としても重要な会議といえます。

定例会議をおこなう際の注意点

メンバー間での情報共有や、経営方針の見直しといった目的で実施される定例会議ですが、注意点もあります。

定例会議の目的を達成し効率的に進めるためにも、3つのポイントに注意しましょう。

定例会議の準備を忘れないようにする

定例会議を実施する際には、定例会議の準備を忘れないようにします。

準備をしておかないと、会議が予定どおりに進行せず、無意味な結果となってしまう危険性があります。

定例会議を意義のあるものとするためにも、必要資料の準備や会議の内容を明確にさせることが大切です。

また、当日の定例会議がスムーズに進むように、事前にリハーサルを実施したり、定期的に機材の点検をしましょう。

会議の議事録を作成する

定例会議では、意見交換や経営方針について話し合うことも大事ですが、会議終了後に振り返ることも重要です。

会議内容をメンバー全員で振り返られるように、議事録の作成を忘れないようにします。

また、定例会議で議事録を作成する際には、会議終了後に情報共有を便利にするためにも、情報共有ツール上に残すようにしましょう。

時間を無駄にせずにスムーズに実施する

定例会議は、定期的な会議であるため、参加メンバーが取り掛かっている仕事を一度中断し、集まることが予想されます。

会議中に仕事をおこなえないというデメリットがあるため、時間を無駄にしないようにスムーズに会議を進めること必要です。

会議の進行をスムーズにするためには、定例会議の日から逆算し、準備を進めるようにします。

また、参加者全員が定例会議の目的を理解し、会議に関係のない話や、議論をしないように気を付けましょう。

定例会議を効率的に進める方法

会議を実施しているなかで、予想以上に時間がかかってしまう、結論が出ない、といった課題が出てしまうことがあります。

定例会議を有意義なものとするためにも、会議の内容だけでなく、効率性を重視するようにしましょう。

定例会議に時間制限を設ける

定例会議の質を高めるためにも、会議自体の時間制限を設けることが大切です。

時間制限を設けないと、各参加者が際限なく時間を使ってしまい、中身のない会議となってしまうためです。

定例会議の内容にもよりますが、参加者の集中力を保てるように、1〜2時間以内に抑えるようにしましょう。

また、予定の時間を過ぎた場合には、無理に延長するのではなく、区切りのよいところで終わらせるといいでしょう。

事前に資料を確認する

効率的に会議を進めるためには、参加者が事前に資料に目を通しておくようにします。

会議が始まってから資料を通していると、資料内容を把握するのに時間がかかり、会議に使える時間がその分少なくなってしまいます。

紙の資料ではなくPDFファイルや、会議内容のポイントを箇条書きし、時間をかけずに確認できるような工夫も必要です。

チャットツールやWeb会議システムを活用する

多様な働き方の実現が進む中で、テレワークを導入する企業が増加しました。

しかし、テレワークが続いているなかで、定例会議に参加するだけのために、オフィスに出勤するには時間的にも体力的にも非効率です。

従業員同士が離れていても定例会議を実施できるようにするためにも、チャットツールやWeb会議システムを活用しましょう。

チャットツールやWeb会議システムを導入することで、自宅からでも従業員が会議に参加できるようになります。

また、テレワークでなくても移動の負担の軽減や会議室を用意する手間を削減するためにも、チャットツールやWeb会議システムを利用するのは効果的です。

定例会議の効率化にはビジネスチャットが効果的

定例会議を効率的に実施するには、時間に制限を設ける、ツールを利用することがポイントです。

ビジネスチャットツールの「Chatwork」は、会議に参加するメンバー専用のグループを作り、テキストベースでのコミュニケーションをおこなえます。

また、Chatworkには、Web会議システムも搭載しているため、参加者同士で顔を見ながら意見交換も可能です。

テキストでのやりとりだけでなく、画像・PDFといったファイルの送信にも対応しており、会議資料の配布や議事録の共有もスムーズにおこなえます。

定例会議のようなメンバーが固定されている、開催期日が決定しているような会議であれば、Chatworkを利用することで効率化や削減につながるでしょう。


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