定例会議は無駄になる？無駄な定例会議の弊害と定例会議の質を高める方法

企業でおこなわれている定例会議ですが、無駄に感じることも多いのではないでしょうか。

定例会議に限らず、中身がない会議を続けていくことで、企業にとって弊害が生まれることもあります。

定例会議を無駄のないようにするためにも、どのような方法で会議を進めればいいのでしょうか。

定例会議を有益なものとするためにも、定例会議が無駄となりやすい理由や、定例会議の質を高めるコツを解説します。

定例会議は無駄なのか？

毎週、毎月のように実施される定例会議は、無駄なのでしょうか。

結論からいえば、定例会議は決して無駄なものではありません。

しかし、定例会議を無駄に思ってしまう、意味のない会議だと感じてしまう場合は、定例会議自体に問題がある可能性が高いです。

自社でおこなわれている定例会議が無駄なものとなっているのであれば、早急に改善をする必要があります。

定例会議が無駄になりやすい理由

定例会議が無駄になりやすいのは、どのような理由からなのでしょうか。

自社の定例会議と比較しながら、無駄を探してみましょう。

会議の時間を守っていない

定例会議が無駄になっている場合、会議の時間が守られていないことがあります。

一般的な会議と同様に、定例会議でも時間枠を設けて実施しますが、会議内容によって時間が過ぎることも少なくありません。

しかし、時間を超えるのが当たり前になってしまうと、ダラダラと続けるだけで、中身のない会議になり得ます。

会議の時間が予定をオーバーしないためにも、参加者がきっちりと時間を守ることが大切です。

定例会議の目的を定めていない

定例会議に限らず、会議の目的を定めていないと、無駄になりやすくなります。

会議は、特定のテーマについて話し合い、改善や解決などを目指すためにおこなわれるものです。

しかし、あらかじめ、定例会議の目的を設定していない場合、無意味な話し合いとなってしまいます。

時間を取って会議を実施する以上、目的を持って話し合う必要があります。

結論を先延ばしにしている

定例会議を実施しても、毎回のように結論を先延ばししている会議は、無駄なものとなる可能性があります。

たとえば、プロジェクトの課題についての会議では、いつまで経っても結論が出ないと、関係する業務にも悪影響を及ぼします。

会議そのものに無駄が出ないように、結論をしっかりと出すことが求められます。

資料を先読みしていない

定例会議の参加者が、会議の資料を先読みしていないと無駄な時間を過ごすことになります。

会議が始まってから資料を読んでいる場合、資料を読だけで時間がかかるほか、会議の意味を理解せずに参加してしまっているためです。

また、資料を先読みしていないことで、会議の時間が延びることも予想されるため、資料に目を通しておくことは必須です。

無駄な定例会議をおこなうことの弊害

無駄な定例会議を続けていることによって、自社業務や経営などに悪影響を及ぼす可能性があります。

定例会議のあり方を見直すきっかけにするためにも、無駄な定例会議による弊害を紹介します。

企業全体の生産性が低下する

定例会議が無駄なものであると、企業全体の生産性低下につながります。

一般的に定例会議は、毎週・毎月のように一定期間置きながら実施されるもので、その分時間を必要とするためです。

定例会議の時間を通常業務に充てることができなくなり、結果として全体的な生産性が低下します。

従業員のモチベーションの低下につながる

無駄な定例会議を続けていると、会議に参加している従業員のモチベーションも低下する恐れがあります。

定例会議では、特定のテーマについて話し合い、結論を出すまでが流れです。

しかし、定例会議を実施して、何も結果を得られないとなると、時間を犠牲にして会議に参加した従業員が不満を感じてしまうことが考えられます。

業務をおこなう代わりに、定例会議に参加している以上、参加者にとって有意義な時間にしなければなりません。

定例会議が形だけのものになる

無駄な定例会議は、やがて形だけのものとなってしまうこともあります。

これは、定例会議が無意味なことだと分かっていながらも、昔からの伝統という理由だけで続けているためです。

形骸化すると、何の目的もなく、従業員同士の顔合わせや、日常的な報告だけが定例会議の主旨となります。

定例会議の質を高めるコツ

定例会議を有益なものとするためには、コツを実践することが大切です。

無駄な定例会議を続けないようにどうすればいいかを見ていきましょう。

定例会議に不要な議題を取り上げない

定例会議では、本来のテーマに集中し、不要な議題を取り上げないようにします。

目的とするテーマ以外の議題を加えてしまうと、あらかじめ設定した時間内に収まりきらない可能性があるためです。

また、複数の議題を一度にまとめて会議で取り上げることで、議論の内容に厚みがもたせられなくなります。

定例会議の質を高めるためにも、目的以外のテーマは取り上げないようにし、なるべくひとつの議題について話し合いましょう。

話し合うことを優先順位付けする

複数のテーマを話し合う際には、それぞれに優先順位を付けるようにします。

具体的には、直近で解決しなければならないことや、経営に関する重要なテーマを先に話し合います。

一方で、重要度の低いテーマについては、メインテーマが完全に話し終えた段階で、進めるようにしましょう。

優先順位付けをすることで、効率的に会議を展開させやすくなります。

会議のやり方を変えてみる

参加者が顔を合わせておこなうのが定例会議ですが、状況によっては実施方法を変えることも必要です。

新型コロナウイルスの感染拡大の影響や、働き方改革が進む中で、テレワークや在宅勤務がスタンダードとなっている企業も増加しています。

このような状況のなかでも定例会議を実施するためには、チャットツールや、Web会議システムなどを活用しましょう。

テレワークや在宅勤務でなくても、遠方でも参加しやすい、会議室の準備が不要になるなど、時間を有効に使えるようになります。

工夫しながら無駄のない定例会議をしよう

無駄な定例会議を続けていることで、時間を費やすだけでなく、従業員のモチベーション低下にもつながります。

有益な定例会議を実現するためにも、会議の方法に工夫を持たせることが大切です。

たとえば、ビジネスチャット「Chatwork」を活用することで、在宅勤務や外出先からでも会議に出席できるようになり、無駄なく時間を使えるようになります。

また、Web会議システムも搭載しているため、離れた場所にいながらでも顔を見ながら会議をおこなえます。

新しい定例会議の方法として、ぜひChatworkの導入をご検討ください。

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