仕事が遅いを改善するには?仕事が遅い原因や問題を改善する方法

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効率的に仕事の処理を適切に進めることは、業務をおこなううえでとても重要です。

しかし、仕事の対応にはある程度のスピード感が求められるので、仕事の処理が遅い状態が続くと、部署全体の作業に影響を及ぼす可能性があります。

仕事が遅い原因としては、職場の体制が整っていない、仕事の進め方が適切でない場合もあるため、経営側や管理職が介入して改善策を取り入れる必要があるでしょう。

仕事が遅い状態を改善するにはどうすればよいか、仕事が遅い原因や問題を改善する方法を解説します。

仕事が遅いを改善する必要性とは?

会社の事業はひとりで完結しないことが多く、社員同士が連携を取り合って成果につなげています。

仕事が遅い状態では、商品やサービス提供の対応が遅れて取引先や顧客からの信用を失いかねないため、継続的に安定的なビジネスを構築するには改善が必要です。

また、個人の労働時間が増えると仕事量の調整が難しくなり、周りにも負担をかけてしまう状態が続きやすくなるでしょう。

仕事が遅い状態を改善する必要があるのは、個人だけでなく部署全体の作業効率化を妨げないためにも重要です。

仕事が遅い状態が起きる原因

職場の環境が整っていない場合を始め、仕事の進め方が適切でないときは作業の進行が遅くなりがちです。

仕事が遅い状態が起きる原因を見ていきましょう。

業務連絡のレスポンスが遅い

仕事は確認作業や連絡のやりとりが必要なため、電話やメールなどの返信が遅れると進行に影響が出ます。

また、レスポンスが遅いほど取引先を不安にさせてしまい信頼を失うので、できる限り早めの対応を心がけることが大切です。

仕事が遅い状態が起きる原因には、仕事の進行に関わる連絡対応が遅いことがあげられます。

全体のスケジュールを把握していない

仕事は基本的に締め切りの日時やノルマがあるため、ひとつの仕事を終わらせるためにかかる全体の時間を把握して進める必要があります。

早めに処理を進められないことや忙しくなる状況を避けられず、仕事量の調整が追いつかなくなるのです。

全体のスケジュールを把握していないと段取りが難しくなり、直前で慌ててしまうなど、仕事が遅い状態が起きる原因につながります。

業務の体制が整っておらず非効率

作業効率化が図れる仕組みが整っていない現場では、社員の労働時間を犠牲に非効率な処理が進められている可能性が考えられます。

属人化や教育体制が整っていないなど、本人の能力に関わらず成長に必要なノウハウが身につきづらい状況になるでしょう。

必然的に仕事が遅い状態が起きる原因につながるため、経営者側から現場の流れがスムーズになるように体制を整え直す必要があります。

完璧主義で細かい部分が気になる

仕事では同時並行で処理を進めるケースが多いため、とくに忙しいときはある程度スピード感をもって作業を進める必要があります。

たとえば、完璧主義の傾向がある上司の場合、部下に仕事を任せきれずにすべて自分で確認してしまい、残業時間が増えることがあげられるでしょう。

細かい部分まで気にしすぎると作業がとどこおって処理に時間がかかり、仕事が遅い状態が起きる原因につながります。

周りに協力をあおげない

ときには周りの社員に仕事を依頼することも、部署全体の作業効率化を図るために重要です。

周りに申し訳ない気持ちを感じてしまい、ギリギリまで仕事を抱えてしまうと、締め切り日に間に合わず周りに迷惑をかけてしまう可能性があげられます。

仕事が遅い状態が起きる原因には、周りに協力してもらえるように声がかけられず、多くの仕事を抱えてしまうことがあげられるのです。

報告や連絡の確認が少ない

仕事をとどこおりなく進めるためには、定期的に取引先や上司に報告や連絡の確認を入れるとミスやトラブルを減らせます。

とくに上司への確認が少ないと、コミュニケーション不足でミスが起きてしまい、処理の対応に追われて労働時間が増えるのです。

仕事ではお互いの確認やコミュニケーションが少ないと、想定どおりに作業が進まず、仕事が遅い状態が起きる原因につながります。

仕事が遅いことを改善しないリスク

仕事の進行が遅いことで、作業全体に影響を与える可能性が浮上します。

仕事が遅いことを改善しないリスクを見ていきましょう。

取引先や顧客からの信頼を失う

仕事は納期までに商品やサービスを提供することが重要なため、進行や対応が遅れてギリギリになってしまうと会社の信用が失われます。

一度利用した方がリピーターになることもなくなり、事業の評判が悪くなるリスクを抱えるのです。

品質を安定させるには社員の対応能力や仕事のスピード感が求められるので、仕事が遅いことを改善しないと会社の信頼を失うリスクが高まります。

仕事の負担や残業が増える

仕事に関わる作業はひとつではないため、ある程度の処理速度を保ちながら仕事を進めないと労働時間が増えるリスクを抱えます。

スケジュール全体の進行を見ながら仕事量を調整しないと、仕事が終わらないうちに次の仕事を抱える悪循環につながるのです。

仕事が遅いことを改善しないリスクには、仕事の負担や残業時間が増えてしまい、社員の心身に負担がかかる状況があげられます。

作業効率化ができず生産性が下がる

仕事の処理が進まないと取引先だけでなく、周りの社員や部署全体に影響が出てしまう可能性があります。

トラブルやミスが起こると、さらに対応に追われて時間がなくなるため、直前になってほかの社員を頼る状況も考えられるでしょう。

仕事が遅いことを改善しないリスクには、個人だけでなく周りの社員に負担をかけてしまう懸念があるのです。

仕事が遅い状態を改善する方法

仕事の進め方を工夫することで、効率よく作業を進めて仕事を終わらせる対策につなげられます。

仕事が遅い状態を改善する方法を見ていきましょう。

優先順位をつけて処理する

仕事の優先順位がつけられない状況は、仕事の経験が少ないことや教育体制が不十分なときに問題が起こりやすくなります。

管理職や上司が部下の仕事の進め方が気になるときは、適度に指示を出して相手の処理能力に合わせた指導を実施しましょう。

年数を重ねて失敗や成功体験を経験するなかで優先順位のつけ方と処理方法を学べる面もあり、上司の指導が適切であるとより早く業務に馴染めて仕事が遅い状態を改善する方法につながります。

報告・連絡・相談を欠かさない

職場ではコミュニケーションの活性化に報連相が欠かせないため、社内の人間関係や雰囲気が悪いと意見交換が難しくなる問題を抱えます。

人間関係でコミュニケーションが取りやすいとストレスを感じる機会が減り、報告や連絡がスムーズに進むだけでなく、問題が起こる前に上司に相談しやすくなるのです。

仕事が遅い状態を改善する方法には、社員同士の報連相を意識して仕事の対応をスムーズに進める工夫があげられます。

業務の進捗管理を見える化する

作業が非効率になる原因には、社員同士がお互いの進捗管理を見える形で共有できておらず、ミスやトラブルに気づかないまま作業が進行している問題があげられます。

ホワイトボードやカレンダー、進捗管理に関わるツールを使い、部署全体の進捗報告や管理をわかりやすい形で可視化しましょう。

業務の進捗管理の見える化と口頭での報告を朝礼で済ませておけば、仕事のスケジュールを全員が共有できて、仕事が遅い状態を改善する方法につながります。

ビジネスチャットを使う

業務連絡の回数が多い場合、電話やメールだけではコミュニケーションコストがかかってしまい、仕事の処理が遅くなったり残業時間が増える原因につながります。

対策としてChatworkのようなビジネスチャットの導入を検討すると、下記のような効果が期待できるのです。

  • 通知機能で業務連絡のレスポンスが早くなり作業効率化が進む
  • 絵文字機能で余計な返信対応が減らせて、残業時間の削減につながる

ビジネスチャットには、業務連絡の流れがスムーズになるメリットもあるので、作業効率化を図るためにもぜひ導入をご検討ください。

仕事が遅い状態の改善にChatwork

仕事が遅い原因には、業務連絡のレスポンスが遅いことや全体のスケジュールを把握していないこと、業務の体制が整っておらず非効率なことなど、仕事全体の流れがとどこおる状態があげられます。

仕事が遅いを改善する方法としては、優先順位をつけて処理することや報連相の徹底、進捗管理の可視化など、処理を早く進める工夫や情報共有の機会を部署内で取り入れる対策が必要です。

仕事が遅いを改善する方法として、ビジネスチャットを使う方法もあるので「Chatwork」の機能を使い、コミュニケーションコストの削減から作業効率化を図れるようにChatworkのの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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