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業務命令とは？業務命令を下す際のポイントと方法
目次
企業に所属しながら仕事をしているなかで、業務命令を受けることがあります。
しかし、業務命令は頻繁に起こるものですが、どのような意味を持つのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
業務命令を受けた場合や、業務命令を下す場合に備えて、業務命令の正しい意味や業務指示との違いについて確認しておきましょう。
業務命令とは
業務命令とは、使用者である経営者が、従業員に対して発する業務上の命令のことです。
一般的には、部長や課長といった役職が割り当てられている人物が、業務命令をおこなう権利を有します。
また、労働契約法6条には以下のように記載されいるため、合理性が認められる場合であれば、業務命令に従う義務があります。
労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。[※1]
つまり、上長からの業務命令を無視すると、業務命令違反として処分を受ける可能性があるということです。
業務命令と業務指示の違い
業務命令に似た言葉に、「業務指示」があります。
基本的に、両者の言葉に大きな違いはありませんが、発する人物の立場に応じて、業務命令と業務指示が使い分けられます。
業務指示とは、業務命令権を有する経営者や管理職以外の人物が発するもので、先輩社員や同僚などから受ける指示のことです。
しかし、管理職からの指示が、すべて業務命令というわけではありません。
「残業」、「配置転換」、「出向、転籍」、「出張」、などが、業務命令に該当します。
業務命令をおこなう理由
経営者や管理職から発せられる業務命令ですが、一体どのような理由があるのでしょうか。
企業で働く従業員に対して、業務命令を実施する理由を解説します。
会社全体の利益につなげるため
業務命令を実施する理由に、会社全体の利益を得ることが挙げられます。
従業員の能力を最大限に活かすためにも、管理職からの業務命令を通して、適切な仕事を任せる必要があるためです。
たとえば、コミュニケーションに優れた従業員を事務職に就かせているままでは、会社の利益を考慮すると非効率です。
この場合、企業が利益を得るためには、営業職や外部と接触するような職種への転換を命令することが効果的といえます。
従業員個人の成長のため
会社の利益を追求するためだけでなく、従業員自身を成長させるためにも、業務命令を発することがあります。
もちろん、日常的な業務を継続することでスキルや能力を身につけられますが、別の拠点への転勤によって、パフォーマンスをさらに伸ばせる可能性を高められます。
とくに、グローバル化にともない、国内での経験に加え、海外でのビジネス経験も大切です。
将来的な企業の利益につなげるためにも、業務命令で従業員の育成をおこなう必要があります。
タスクをスムーズに達成するため
一般的に業務命令は、転勤や配置転換といった人事に関連することが多い一方で、業務自体をスムーズにするためにおこなわれる場合もあります。
たとえば、大規模なプロジェクトを遅延なく計画どおりに遂行できるように、管理職から各従業員に対して、タスクについての業務命令が下されます。
企業の不利益とならないようにするためにも、業務命令を通して、最適な手段・方法を取る必要が出てきます。
業務命令を適切に下すポイント
管理職から従業員に発せられる業務命令は、特別な理由がない限り、命令の内容どおりに遂行しなければなりません。
一方で、従業員が業務命令を忠実に再現するためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
業務命令の目的を明確にする
業務命令では、業務命令自体の目的を明確にすることが求められます。
従業員がわかりやすいように、業務命令を細分化することで、何をするべきか可視化されます。
とくに、業務タスクに関する命令では、トラブルが発生しないように、綿密に計画を立てなければなりません。
不明瞭な内容を避けるためにも、管理職同士で確認し合うことも重要です。
業務命令の内容に期限を設ける
業務命令には、命令内容だけでなく、期限を記載するようにします。
たとえば、プロジェクトにおけるタスクの業務命令を下す際には、いつまでに遂行するべきかを明記することが大切です。
具体的な期日が設けられていないと、従業員にとっても、どのようなスケジュール感で動けばいいかわからなくなり、非効率になってしまう可能性あります。
また、タスクが細分化されている場合、それぞれの期日を記載しましょう。
定期的な報告を義務付ける
業務命令を下して終わりにするのではなく、命令対象である従業員に対して、定期的な報告を義務付けます。
命令の内容にもよりますが、1週間、1ヶ月といった期間を空けながら報告します。
また、報告を実施する際には、テキストだけでなく、数値や画像データなどを用いることもポイントです。
報告に具体性を持たせるためにも、管理職から従業員にフィードバックをおこなうようにしましょう。
業務命令をする方法
業務命令は、従業員に直接口頭での説明や、書面での通達が一般的です。
ほかにも、そのときの状況に応じて、さまざまな業務命令が下されることがあります。
口頭による指示
口頭による業務命令は、従業員と顔を合わせられるため、お互いの認識にズレが起きにくいのが特徴です。
しかし、会話のなかで命令を伝えるため、管理職・従業員ともに命令内容を忘れないように注意しましょう。
口頭での業務命令をおこなう際には、内容をしっかりと把握するために、PCや紙を使ってメモをしながらチェックします。
また、万が一の場合に備えて、両者で復唱しながら、業務命令の内容を二重で確認することも大切です。
書面による指示
口頭での業務命令と並んで、一般的におこなわれるのが書面による命令です。
書面による業務命令では、受け手である従業員がわかりやすいように、客観性の高い資料を作成するようにします。
とくに、数値目標がある場合には、明確に数字を記載し、両者の認識にズレが出ないように気を付ける必要があります。
業務命令の内容を理解させるためにも、可能な限り、口頭と書面両方でおこなうようにしましょう。
そのときの状況に応じた指示方法
新型コロナウイルス感染症の対策や働き方改革などを受けて、テレワークが導入されるようになりました。
オフィスで会話を交わせる機会が減少しているなかで、業務命令に関しても、工夫をしなければなりません。
たとえば、チャットツールを利用して、業務命令内容をメッセージとともにPDFファイルで送ることも手段のひとつです。
また、お互いの顔を見ながら業務命令を下す場合には、Web会議ツールを活用することも検討しましょう。
業務命令を円滑にするためにChatWorkを活用しよう
業務命令は、企業の利益を追求するためや、従業員の成長のために欠かせない施策です。
業務命令を受ける側と通達する側に誤解が生じないようにするためにも、適切な方法を選択するようにしましょう。
たとえば、ビジネスチャットの「Chatwork」では、業務命令をメッセージやPDFファイルで送ることができます。
また、Web会議システムを備えており、テキストベースだけでなく、お互いの顔を見ながら説明も可能です。
テレワーク環境でも業務命令をスムーズにおこなえるように、Chatworkの導入をご検討ください。
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[※1]出典：労働契約法（平成十九年法律第百二十八号）
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=419AC0000000128
※本記事は、2021年9月時点の情報をもとに作成しています。
