情報共有会議は無駄？効果的な情報共有会議の進め方

従業員間やチーム内での情報共有のために会議を開催したけれど、無駄になったという経験がある方も多いのではないでしょうか。

会議を開く方法に問題があると、本来の目的である情報共有が進まず、時間の無駄になってしまう恐れがあります。

有意義な会議にするためには、なぜ無駄になっているのかを追求し、会議の進め方を改善しなければなりません。

情報共有を目的とした会議を進める方法や、会議以外の方法で情報共有を達成する方法について解説します。

情報共有だけの会議は無駄？

そもそも、情報共有だけを目的とした会議は無駄なのでしょうか。

結論としては、情報共有がメインの会議は無駄ではありませんが、無駄になりやすい会議であるという部分はあります。

実際に、チームや組織での定例会議では、各従業員がするべきこと把握するために、情報共有が目的となることもあります。

情報共有の会議が無駄になっている場合、会議そのものではなく、進め方や手法に問題がないか検証してみる必要があるでしょう。

情報共有会議が無駄になる理由

情報共有会議が無駄になっているのは、何が原因なのでしょうか。

自社でおこなっている会議と照らし合わせ、無駄な部分がないかを探ってみましょう。

目的以外のことを議論している

無駄になっている会議では、目的以外のことを議論している場合があります。

たとえば、プロジェクトの内容についての情報共有を目的としているのにも関わらず、会話の内容が脱線していき、プロジェクトとは関係のない話が進みます。

一度、議論の内容が脱線すると、もとに戻すことが難しくなり、無駄な会議が続いてしまいます。

共有する情報が多い

情報共有を目的とした会議であっても、共有する情報が多すぎないように注意が必要です。

会議内での情報が多すぎると、どの情報を優先して吸収するべきかわからなくなるためです。

また、全員に関係がない情報共有が多い場合や資料が多すぎる会議も、無駄になる可能性が高まります。

会議で共有するべき情報を端的にまとめ、参加者がどの情報を拾えばいいかを悩ませないようにしましょう。

会議の開催が目的となっている

会議の開催が目的となっている場合、情報共有にも悪影響を及ぼします。

ただ会議を開くことに満足をし、本来の目的である情報共有が疎かになります。

情報共有を目的とした会議を開く際には、どのような情報を共有するのかテーマを決めることが大切です。

あらかじめ、参加者に会議のテーマを知らせておくことで、スムーズな情報共有を期待できます。

効果的な情報共有会議の進め方

情報共有を目的とした会議を無駄なものにしないためには、会議の進め方に注意する必要があります。

進め方のポイントを押さえながら、情報共有を効果的におこなえるようにしましょう。

会議前に目的を整理する

情報共有会議をおこなう際には、会議を実施する前に目的を整理することが大切です。

目的を十分に整理しておかないと、会議で話す内容がバラバラになってしまい、情報共有がうまくなされない可能性があります。

会議のなかで共有するべき情報をリスト化し、ひとつずつ丁寧に話を進めるようにします。

また、可能であれば、参加者全員に資料を配布し、何ついての情報を共有するのかを知らせておきましょう。

参加人数を最小限にする

情報の内容にもよりますが、参加人数を最小限に抑えた上で、会議をおこなうこともポイントです。

あまりにも多すぎる人数が会議に参加すると、ひとりの発言機会も増えることから、長時間の会議になる可能性が高まります。

時間が長ければ長いほど、参加者の集中力が低下し、会議自体の生産性にも悪影響を及ぼします。

大規模なプロジェクトや経営層も参加するような情報共有会議を除き、目的に応じて、人数を絞るようにしましょう。

司会役を用意する

情報共有会議を効果的に進めるためにも、司会役を配置します。

進行役を配置することで、それぞれの参加者が時間制限や、過度な発言がないように抑制できます。

また、司会役の役目は、参加者から出た意見や報告をまとめて、簡潔にまとめることも求められます。

会議の目的である情報共有から、会話の内容がズレないようにし、会議をスムーズに進行するためにも、司会役の存在が必要です。

情報共有を会議ではない方法でするには？

情報共有は会議でおこなわれるだけでなく、会議形式ではない方法でも実施可能です。

会議を実施する時間がない場合や、早急に情報共有が必要になった際には、ほかの方法で進めるようにしましょう。

打ち合わせで情報共有をする

情報の内容がそこまで多くない場合には、会議ではなく、短時間の打ち合わせ済ませることができます。

会議として情報共有を開催するとなると、参加者のスケジュールや、会議を開く場所を決めるプロセスが必要となり、時間もかかってしまいます。

情報自体にボリュームがないのであれば、該当するメンバーを短時間だけ集め、簡素な形で情報を共有できます。

会議室ではなく、コミュニケーションスペースや自席でも打ち合わせをおこなえるため、手短に情報共有をおこなう場合に便意です。

Web会議システムで情報共有をする

テレワークが多くの企業で進められているなかで、対面式での会議が難しくなりました。

オフィス環境であれば、人と人とが顔を見ながら会議をおこなえていた一方で、テレワークだと工夫が必要です。

Web会議システムを使うことで、これまで同様に相手の顔を見ながら、対面式の会議のように情報共有をおこなえます。

Web会議システムであれば、複数人が参加する会議でも、場所が制限される心配がありません。

チャットツールで情報共有をする

情報共有が急ぎで必要になった場合には、チャットツールの導入も検討してみてください。

チャットツールは、リアルタイムでの参加が必須のWeb会議システムと異なり、時間が取りにくい従業員向けにも情報を伝達できます。

また、テキストとして記録しておけることから、あとから振り返ることも可能です。

頭のなかで整理しながら文字に起こせるため、相手に正確な情報を伝えやすいのがメリットです。

情報共有は会議ではなくChatwork

情報共有が目的の会議が無駄になっている場合、会議の進め方を改善する必要があります。

また、効率的に従業員同士で共有できるように、情報の程度に応じて、情報共有の方法を工夫してみましょう。

ビジネスチャットツールの「Chatwork」は、PCやスマートフォンを使って、テキストで気軽にコミュニケーションができます。

テレワークで自宅から情報を発信する場合でも、外出先から情報共有をする場合でも、Chatworkであれば円滑なコミュニケーションや情報共有が実現できます。

無駄な情報共有の会議をなくすためにも、Chatworkを活用した情報共有をご検討ください。

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