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会議で発言できない理由と会議で発言できないを改善する方法
目次
会社で会議をおこなっていると、自分が発言できないことで自信をなくしたり、発言できない社員がいることが気にかかる場合もあるでしょう。
会議で発言できない状態を改善するためには、社員側と、会議の主導権を握る側がそれぞれ対策に取り組むことが必要です。
会議で発言できない理由や、会議で発言できない状態を改善する方法について見ていきましょう。
会議で発言できないとどうなる？
会議で発言をしないと、意見を言わない、言えない人だと思われる恐れがあります。
会議で発言しないことが続くと、次第に意見を求められることもなくなり、自分の存在を軽んじられたり、いざ自分の意見を伝えたいと思っても聞いてもらえない環境ができあがってしまうこともあるでしょう。
会議の場や職場で発言権がなくなると、面倒な仕事や誰でもできる作業を押しつけられることもあるかもしれません。
また、発言できない状態のままでは、会議に出席する意欲や意義も自身で持てなくなることもあるでしょう。
会社に自分がいる意義を周囲に示すためにも、会議の場で発言をして自分の意見を伝えることはとても大切なのです。
会議で発言できない理由
会議で発言できない理由には、緊張や理解不足などさまざまなものがあります。
どのような理由で会議で発言できない状態になってしまうか確認していきましょう。
大勢の前だと緊張してしまう
頭の中では伝えたい意見や考えがあっても、大勢を目の前にすると緊張してしまい、発言できないという人は一定数いるでしょう。
場数を踏めば自然と慣れていくものかもしれませんが、慣れないうちは友人やカメラの前で練習をする、準備を十分にして自信をつけるなどの対処が必要でしょう。
発言内容を否定されることへの不安がある
発言を否定されたり、とるに足らない意見と扱われるのではないかと恐れて、発言ができないこともあるでしょう。
特に心理的安全性が確保されていない職場では、社員同士の信頼関係が築けておらず、発言することに非常に勇気がいる場合があります。
一部の権力者が仕切るような会議ではこのような自身の問題というよりも発言をためらってしまう状態であることが考えられます。
議題について理解が足りない
議題についての事前知識がなく、その場で質問する勇気がなかったり、議題に対して自分なりの意見を持てないと、会議での発言にはつながりません。
新入社員であれば仕方がない場合もありますが、会議の議題は基本的に自分の会社の事業に関わる内容であるため、事前にしっかりと知識をつけておく必要があるでしょう。
発言する隙がない
会議で発言する人がいつも決まっている場合や、上司や役員しか発言の機会を与えられていない場合など、発言したくてもそもそもする隙がないということもあるでしょう。
立場や所属にかかわらず、有意義な意見や考えは誰もが持っている可能性があります。
会議を実のあるものにするためにも、発言機会を平等に設ける工夫が必要でしょう。
会議で発言できないを改善する方法：社員側
会議で発言できない社員が、改善に向けて取り組める方法を紹介します。
自身に課題があることで会議で発言できない状態であるのであれば改善に向けて取り組みましょう。
事前に準備をして挑む
緊張を防止するには自信が必要です。自信を裏づけるためには、事前の準備をしっかりおこなうことが一番でしょう。
会議のアジェンダには早めに目を通し、議題について理解が足りないと感じたら事前に予備知識をつける、自分の業務に関わるところがあれば考えをまとめていくなどの準備をおこなうとよいでしょう。
自分の意見を持つ
意見を求められたときに発言できるようにするためには、常に自分の意見をしっかりと持っている必要があります。
会議で話を聞いているときもただ受け身にはならず、自分はこう思う、自分ならこうするという考えをめぐらせておく必要があります。
必ずしも人と違った意見をいう必要はなく、先に発言しているだれかと同じでもよいですが、「〇〇さんの意見に同意します。なぜなら...」と理由をあわせて述べられるようにしましょう。
話を聞き逃さない工夫をする
会議の内容を聞き逃してしまうと、話題についていけず発言できないできないことにつながってしまいます。
特にweb会議においては、音声や通信の不調、発言する人が次々変わるなどの理由で、論点をつかめない場合もあるでしょう。
聞き逃すことを防ぐためには、メモをとりながら聞く、疑問が発生したらその都度確認する、Web会議ならイヤホンの準備や音量の調整しっかりするなどの対応が必要です。
無駄な発言はないという意識を持つ
会議の中でちょっとした疑問を感じたとき、聞いてもよいのかためらうこともあるかもしれません。
自分の疑問は誰かの疑問でもある場合が多く、疑問点を残したまま議論が進んでしまうと内容についていけなくなる恐れもあります。
議題に関する疑問や意見に無駄ものはないということを意識し、勇気をもって発言してみるとよいでしょう。
まくらことばを活用する
単刀直入に自分の意見を述べることに抵抗があるときは、衝撃をやわらげるクッションとして「間違っていたら申しわけありませんが」「個人的には」などのまくらことばを使うのもよいでしょう。
間違っているかもしれない、大多数の意見とは違うかもしれないという不安をそのまま添えてから意見をいうと、相手もこちらの気持ちを汲み取りつつ話を聞いてくれます。
会議で発言できないを改善する方法：上司側
会議の主導権を握る上司や進行役が、新人社員や部下が発言しやすい環境をつくる方法を紹介します。
会議を主催する立場や仕切る方の力量で会議が実のあるものになるか無駄なものになるか大きく影響を及ぼします。
アイスブレイクをおこなう
会議の冒頭で、自己紹介や時事ネタの雑談、簡単なゲームを取り入れて、場の空気をやわらげてみましょう。
アイスブレイクの中で参加者がそれぞれ言葉や笑い声を発する機会を作れれば、緊張がほぐれ発言できない状況を防げるでしょう。
話を最後まで聞き一度肯定する
社員や部下が発言をしたとき、その内容が的を射ないものであったり、見当違いな場合もあるかもしれません。
だからといって途中で話を遮ったり、否定するような態度を見せてしまうと、トラウマになり発言できない心理状態を作る原因になってしまうかもしれません。
会議で発言することには多かれ少なかれ勇気が必要です。その勇気を尊重し、話を最後まで聞いて一度肯定してから、自分の意見を伝えるようにしましょう。
理解度や要約の確認をはさみながら進める
話が聞き取りにくいWeb会議や新入社員が参加している会議で大切なのが、話を聞き逃していたり、何が決まったのか理解できていないひとを置いてけぼりにしないことです。
会議の途中で定期的に進行状況や要約を言葉にして確認したり、「ここまででわからないところありますか？」と質問しながら進めることで、参加者が内容についていけず発言できないままになってしまうことを防げるでしょう。
声掛けをする
発言する機会を平等に与えるために大切なのが、進行役が声掛けをすることです。
質疑応答の時間のように決められた時間をもうけ発言を待つのもよいですが、自発的に発言 することに勇気が持てない新入社員や社歴が短い社員には、声を掛けて直接発言をうながすほうがよいでしょう。
会議の場で宿題を与えて、次回の会議で発表の機会をもうけるのもひとつの方法です。
普段からコミュニケーションをとる
どんな意見を伝えても否定されることがないと思える心理的安全性を確保するためには、普段からコミュニケーションをとり、話しやすい関係を築くことが大切です。
始業前や休憩時間などに雑談の機会をもうけ、業務に関連しない話題でも気軽に口にできる信頼関係を築けることが理想でしょう。
発言できない会議にしないための準備にChatwork
会議で発言できない理由には、緊張や理解不足があげられます。
事前の準備をしっかりとおこない、発言内容に自信が持てれば、会議で発言できない状態を改善することができるでしょう。
ビジネスチャットの「Chatwork」は、発言できない会議にしないための準備に役立ちます。
Chatwork上に定例会議用のグループチャットを作れば、アジェンダや会議資料の共有をスムーズにおこなうことができます。
また、会議中にメモした要点をChatwrokで共有すると、参加できなかったメンバーに内容を伝えたり議事録を作成する際にも役立つでしょう。
自分だけが見られるChatwrokのマイチャットに事前に得た知識をまとめたり、発表内容の原稿を記録しておくと、会議の最中や外出先でも簡単に確認することができます。
会議で発言できないことを改善するために、ぜひChatworkを活用してください。
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