スケジュール管理のコツとは?スケジュール管理のコツを身につける方法

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職場のスケジュール管理は、仕事全体の流れを止めないためにも重要なスキルです。

しかし、予定調整やスケジュール管理のコツを掴めていないと、仕事の処理に時間がかかる原因につながります。

締切の直前に処理を進めなければいけない状況になるなど、職場全体にとっても作業が非効率になりやすい懸念があるでしょう。

職場全体の作業効率化を進めるためにも、スケジュール管理のコツを身につける方法を解説します。

スケジュール管理ができない原因

仕事を予定どおりに進めたいときは、締切や作業にかかる時間を意識することが重要です。

スケジュール管理のコツを考える前に、スケジュール管理ができない原因を見ていきましょう。

作業にかかる時間を把握していない

仕事の作業時間は、始まりから終わりまでの全体時間を把握しておくことが大切です。

時間の管理ができないと、ほかの仕事の予定が入って作業の進行がストップしかねません。

作業の処理にどのくらいの時間がかかるのか認識が不足すると、予定どおりに作業が進行できず、スケジュール管理ができない原因につながります。

締切を意識できていない

仕事には期限があるため、締切日から逆算して作業を調整しなければいけません。

締切を意識していないと残り時間はどのくらいあるのか、今日中にどのくらい仕事を進めれば間に合うかなど、全体の進行を考えられずに調整が難しくなるでしょう。

スケジュール管理ができない原因には、最終目標の締切から考えて作業を進められていない場合があげられます。

前倒しで予定を消化できていない

仕事との兼ね合いを考えるためにも、基本的にスケジュールは前倒しで進める姿勢が重要です。

同時並行で作業を進めている場合が多いため、予定に空きがある場合はできる限り早めに処理を進めておかないと、作業の進行が止まる可能性が考えられるでしょう。

前倒しで予定を消化できていないと、スケジュール管理ができない原因につながります。

優先順位を間違えている

仕事では、緊急度や重要度の高い内容を優先して処理を進める必要があります。

スケジュールの調整ができていない人は、緊急度や重要度の低い内容を優先する傾向があるのです。

仕事が中途半端になってしまい、ひとつずつ集中して仕事を終わらせられない懸念があるでしょう。

スケジュール管理ができない原因は、仕事の優先順位の区別ができていない可能性があげられます。

スケジュール管理のコツを身につける必要性

仕事全体の進行をスムーズにするためにも、スケジュール管理のコツを身につける必要性を見ていきましょう。

職場全体の作業効率化につながる

仕事はひとりで取り組むわけではないため、周りと連携を取り合って作業を進める必要があります。

お互いの進捗状況を確認し合い、全体の工程や締切を考えて行動できると安定的に仕事が納品できるでしょう。

職場全体の作業効率化につながる意味でも、スケジュール管理のコツを身につける必要性があります。

仕事の評価をあげる

予定どおりに仕事を進められるスキルは、仕事仲間や取引先から信用されやすい人材になれます。

仕事の変更や予定調整が少なく、計画どおりに進行を進められると、上司から「仕事ができる部下だ」と評価されるきっかけにできるでしょう。

スケジュール管理のコツを身につける必要性には、仕事仲間や取引先との信頼関係を結び、仕事の評価をあげる意味でも重要です。

スケジュールや作業にゆとりが生まれる

無計画に仕事を進めるよりも、日時を管理して作業を進めるほうが仕事の時間が有意義になります。

仕事の工程を工夫して改善策を取り入れる余裕が生まれるなど、仕事全体の流れにゆとりが生まれる好循環ができるでしょう。

納品日時までにゆとりができて、仕事に感じる心の負担を減らせる意味でも、スケジュール管理のコツを身につける必要性があります。

残業時間を減らせて過労対策になる

仕事の予定が滞りなく進むと、仕事全体の作業が減って残業時間を減らす取り組みにつながります。

トラブルやミスが発生したときもスムーズに対応しやすくなり、過労が重なり体の調子を崩す心配もなくなるでしょう。

スケジュール管理のコツを身につける必要性には、残業時間が調整できて働き方の改革に取り組む意図もあげられます。

スケジュール管理のコツを身につける方法

仕事の段取りをうまく進めるには、スケジュール管理のコツやツールの利用がおすすめです。

仕事の作業効率化につなげるためにも、スケジュール管理のコツを身につける方法を見ていきましょう。

急ぎの仕事から処理する

仕事の優先順位を決めるためにも、今日中に対応しなければいけない急ぎの仕事を先に終わらせましょう。

優先度の高い仕事から処理を進めることで、タスクが残らず確実に仕事が進められます。

仕事の進め方に迷うときは、上司に確認を取りながら進めると失敗を防ぐ対策にもつながるのです。

スケジュール管理のコツを身につける方法として、緊急度や重要度の高い仕事から処理を進めましょう。

やらなければいけない仕事を紙に書き出す

仕事を同時並行で進めているときは、頭のなかで考えているプランを一度紙に書き出す方法がおすすめです。

  • 現在、取り組んでいる仕事を箇条書きにする
  • 作業全体にかかる時間を書き出す
  • 優先度の高い内容に番号を振って取り組んでいく

目で見てわかりやすい形で把握できれば、慌ててしまう状況でもゆとりをもって対応できます。

紙の代わりに、PCのメモ機能を使って書き出す方法でも構いません。

やらなければいけない仕事を書き出す方法は、スケジュール管理のコツを身につける方法として覚えておきましょう。

カレンダーを使う

全体のスケジュールを把握するには、デジタルやアナログのカレンダーを使って作業状況を管理する方法がおすすめです。

アナログのカレンダーには、直接書き込む方法、または付箋を貼って締切や会議の予定を書き込むとよいでしょう。

デジタルのカレンダーには、リマインダーやToDo機能、予定日時を設定しながら管理します。

スケジュール管理のコツを身につける方法として、カレンダーを有効活用して予定の可視化を心がけましょう。

部署全体でタスク管理表を作成

個人だけでなく部署全体でタスク管理表を作成しておくと、全体の進捗状況を把握しやすくなります。

アナログやデジタルでタスク管理表を作成する一例の方法は、下記のとおりです。

  • ホワイトボードを使いふせんを貼って書き込む
  • PCのソフトを使って共有フォルダにデータを作成して管理する
  • スケジュール管理ができるツールを導入する

部署全体のタスク管理表があると、仕事のスケジュール管理に対する意識が高まり、スケジュール管理のコツを身につける方法につながります。

ビジネスチャットを使う

業務連絡を兼ねたスケジュール管理ができるツールには、ビジネスチャットを使う方法が効果的です。

ビジネスチャットには、個人の仕事や職場全体の効率化に役立つ機能が多くあげられます。

  • 個人の書き込みスペースをメモ代わりに使って、仕事の締切や予定を管理する
  • グループチャットを作成し、各自の締切や予定をタスク管理で把握する
  • 進捗状況が素早く共有できて予定調整の連絡に使える

スケジュール管理のコツを身につける方法として、職場全体のコミュニケーションを活性化しながら予定の管理ができるビジネスチャットを使う方法があげられます。

スケジュール管理のコツに加えてChatwork

作業時間や締切を意識できていないときは、予定どおりにスケジュールが進まない原因につながりやすくなります。

スケジュール管理のコツでは、急ぎの仕事から処理を進めながら、やるべきことを紙に書き出すように心がけましょう。

また、スケジュール管理のツールを使うときは、カレンダーやタスク管理表、ビジネスチャットを使う方法が効果的です。

ビジネスチャット「Chatwork」では、タスク管理機能を使ってスケジュールを上手に管理できるメリットがあります。

Chatworkを使うと業務連絡の流れがスムーズに進めやすくなるので、職場の予定調整や業務連絡の活性化につなげる方法として導入をご検討ください。

上手にタスク管理するために必要なプロセスがわかる!

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日々の業務を効率よくこなすためには、タスク管理を上手におこなうことが必要不可欠です。タスク管理をするためのノウハウを一冊にまとめました。

これを読めば、タスク管理をするプロセスが詳細に分かります。

また、タスク管理をする方法には、紙や付箋などのアナログツールだけではなく、タスク管理向けのソフトウエアなどデジタルツールも存在します。それぞれの利点や使い分け方を理解することで、タスク管理の効率化にお役立てください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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