会議の効率化が必要な理由と会議の効率化につながるツールや方法

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業務効率化
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会議の効率化が必要な理由と会議の効率化につながるツールや方法

目次

会議に多くの時間を使って取り組んでいる可能性は大いにあるでしょう。

仕事のアイデアや意見交換する場として活用できる一方、会議が効率化できずに時間が奪われてしまい、作業時間が減って業務を圧迫している可能性も考えられます。

会議が効果的に進められないときは、どのような原因があげられるのでしょうか。

会議の効率化が必要な理由、会議の効率化につながるツールや方法を解説します。

会議の効率化が必要な理由

多くの時間が会議で奪われている、会議が多くて作業時間が削られているのであれば、会議の削減や効率化が必要です。

仕事全体の流れを活性化させるためにも、会議の効率化が必要な理由を見ていきましょう。

作業時間が増えて生産性があがる

会議の時間は年間で合計すると、大幅に時間を消費している場合もあり、仕事の作業時間を圧迫するリスクを抱えやすくなります。

会議の要点を絞って時短できれば、会議以外の仕事にかけられる時間を確保しやすくなるでしょう。

たとえば、仕事の改善案を打ち出したり、職場環境を見直して働きやすいスペースをつくったりするなど、本題の仕事に集中できるメリットがあるのです。

作業時間が増えて生産性があがりやすい点でも、会議の効率化が必要な理由につながります。

残業時間を減らす対策になる

会議の回数や時間が多い分、仕事の時間がなくなり残業時間が増えやすくなります。

とくに管理職の立場にある方は、無駄な会議に追われてしまうケースが多く、残業が習慣化するリスクを抱えやすいでしょう。

会議の効率化が必要な理由には、職場の労働時間を全体的に見直し、仕事量を調整して残業時間を減らす対策にも重要です。

会社の事業継続や売り上げに左右する

社内全体の生産性をあげるには、本業にかけられる時間が失われる原因である会議を減らす取り組みが欠かせません。

本業にかけられる時間が増えると、アイデアや仕事の改善策が見つけやすくなります。

会議の効率化が必要な理由には、会社の事業継続や売り上げに影響する意味でも対策を取り入れることが重要です。

会議の効率化の妨げになる原因

会議は事前にある程度テーマを決めておき、時間内に進行役がまとめながら進める必要があります。

会議の効率化の妨げになる原因には、どのようなポイントがあるのか見ていきましょう。

会議の進行役がいない

会議の時間配分やテーマから答えを出すには、進行を調整するまとめ役を決める必要があります。

進行役がいないと、参加者が発言しやすい雰囲気づくりができず、それぞれが出し合った意見をまとめられないまま、時間内に終わらない可能性があるでしょう。

会議の効率化の妨げになる原因には、会議全体の流れを調整する役回りがいないことがあげられます。

参加者が厳選できていない

会議は少人数で実施するほうが時間内に効率よく話をまとめやすい場合もあります。

会議の参加者が多すぎたり、議題のテーマに関係のない社員が参加したりする状態では、意見交換の時間が長くなって非効率になる可能性があるでしょう。

テーマに合わせて参加者を厳正しきれないと、会議の効率化の妨げになる原因につながります。

会議の結論が出せずに時間が延長される

会議で話し合うテーマを絞れていないと、会議の時間が長引きやすくなる懸念があります。

時間が延長する分、仕事の作業時間に影響が出やすくなり、残業時間の増加につながるリスクを抱えやすいでしょう。

会議の効率化の妨げになる原因には、会議で決定したい結論の答えが出せないまま、時間が延長されることがあげられます。

会議に適切なツールを導入していない

社内の各部署や支店、取引先とのコミュニケーション活性化に会議を開くときは、時短ができるオンライン会議が効果的です。

直接対面する会議と並行しながらも、オンラインで話し合えるツールを導入すると、移動時間を削減してお互いの時間を節約できるでしょう。

会議を時短できる適切なツールを導入できていないと、移動時間がかかって会議の効率化の妨げになる原因につながります。

会議の効率化につながるツールや方法

職場で工夫を取り入れることで、会議の時短や効率化ができる取り組みを実践できます。

会議の効率化につながるツールや方法を見ていきましょう。

資料を事前に配布して目を通してもらう

会議の時間を短縮するためにも、話し合いに使う資料があるときは事前に配布しておきましょう。

当日に読み進めながら理解する時間を削減できて、議題の概要を頭に入れながら意見交換できます。

会議の効率化につながる方法として、参加者が読みやすいシンプルな形で資料をまとめておき、事前に目を通してもらう方法がおすすめです。

簡易ミーティングスペースを設ける

会議の場所を確保するには、事前の予約や準備が必要になって手間がかかります。

オフィスのスペースで工夫ができそうなら、簡単に話し合いができるミーティングスペースを設置してみましょう。

立って話し合える場所をつくったり、数名で話し合えるように机と椅子を置いたりするなど、オフィス内でいつでも会議ができる準備を整えます。

移動時間の短縮や会議の部屋を確保する必要がなくなり、会議を効率化できる方法につながるのです。

会議の進行役を配置してテーマを明確にしておく

会議の時間を無駄にしないためにも、話し合いのテーマをハッキリさせて進行役をつくりましょう。

ほかにも、会議の人数やテーマに合わせて下記のような担当を決めておくと進めやすくなります。

  • 会議の記録をつける書記役
  • 会議の準備を進める雑務役
  • 話し合いの結論を決定する議長

役割をそれぞれ決めておくと、会議の進行がスムーズになります。

会議の進行役が話しやすい雰囲気をつくれると、テーマから結論が決めやすくなり会議の効率化ができる方法につながるでしょう。

無駄な会議の削減や会議時間を短縮する

そもそも会議が本当に必要なのか、会議自体の必要性を検討して思い切ってなくす方法もあります。

会議自体が必要だと感じたときは、人数を最小限にまとめて会議時間を短縮する方法も効果的です。

会議後に決定事項をほかの社員に共有すると、会議に参加していない場合も情報共有ができます。

会議の効率化につながる方法には、会議自体の削減や会議時間を短く設定し、仕事の時間を確保する方法をご検討ください。

Web会議システムを使う

各部署や支店と会議を進めるときは、オンラインから会議が進められるWeb会議システムの導入が適しています。

社員が出張でいないときやテレワークに対応できるため、場所にとらわれずに参加できるメリットがあるでしょう。

Web会議システムがあれば、取引先との話し合いが必要なときにも利用できて、会議の効率化ができるツールとして活用できます。

ビジネスチャットやビデオ通話を使う

業務連絡のやりとりに使えるビジネスチャットは、ビデオ通話の機能でオンライン会議に使う方法もあります。

少ない人数で簡単に話し合いを進めたいときや、突発的に会議を始めたいときに使う方法が向いています。

ビジネスチャットは業務連絡として活用しながら、オンライン会議に使うときにデータや資料を送信するツールとしても有効活用できて便利です。

会議の効率化ができるツールとして、ビジネスチャットやビデオ通話を使う方法をご検討ください。

会議の効率化にChatworkを役立てよう

会議の効率化を実現できれば、作業時間が増えて生産性アップにつながり、残業時間を減らす対策につながるなど、会社の事業継続や売り上げを左右する理由で効率化の必要性があります。

効率化して進行をスムーズに進めるためにも、会議の資料を事前に配布して目を通してもらい、進行役を配置してテーマを明確にしておくことが大切です。

また、簡易ミーティングスペースを設ける工夫に取り組みながら、会議自体の削減や会議時間の短縮を検討しましょう。

効率化に役立つツールには、Web会議システムやビジネスチャットの導入も効果的です。

ビジネスチャット「Chatwork」では、ビデオ通話を使ってオンライン会議を効果的に実施できます。

また、事前に会議のデータや資料を送信するときも便利に活用できるため、会議の効率化につながるツールとしてChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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