会議と打ち合わせの違いとは？会議と打ち合わせの違いを意識して効率化する方法

会議と打ち合わせは、ビジネスにおいてどちらも頻繁におこなわれるものです。

会議も打ち合わせも、話し合いの場としては共通していますが、目的は大きく異なります。

そのため、会議と打ち合わせの違いを意識することができると、どちらも目的に合わせて適切におこなうことができるようになるでしょう。

会議と打ち合わせの違いと目的の違いについて見ていきましょう。

会議と打ち合わせの違い

会議と打ち合わせは、どちらも関係者が集まり、話し合う場であることは共通しています。

一方で、会議と打ち合わせでは、明確な違いがあります。

会議と打ち合わせの違いを、目的、参加者、重要度の3点から見てみましょう。

目的の違い

会議の目的は、重要な課題を決定することです。

会社の会議であれば、経営や事業にかかわるような課題を会議で話し合い、決定します。

打ち合わせの目的は、相談や情報共有をすることにあります。

仕事の進め方を打ち合わせで決めることもありますが、これは決定自体が目的なのではなく、進め方を相談して、仕事が円滑に進むようにすることが目的といえるでしょう。

参加者の違い

会議は決定することが目的のため、課題に対する決裁権のある人が必ず参加します。

会社の会議であれば、管理職や役員などです。

打ち合わせの参加者は、実務者レベルの関係者です。

決定をすることが目的ではないため、決裁権者が同席する必要はありません。

今後の方針を相談したり、仕事を進めるうえでの課題を共有するために、実務担当者が集まります。

重要度の違い

会議は重要度の高い、公式の場です。

会議で決定をしたら、その後は会議での決定事項に沿って、それぞれが行動します。

会議では議事録を必ず作成するのも公式の場であるからです。

打ち合わせは、公式であることも非公式であることもありますが、重要度は会議よりも低く、会議よりも気軽に話し合いができる場です。

打ち合わせと違い会議で話すべき内容とポイント

会議と打ち合わせには違いがありますので、話すべき内容も変わってきます。

打ち合わせとは違って会議で話すべき内容と、会議を効率的にするためのポイントについて解説します。

決定が必要な内容

会議は決定をすることが目的ですので、決定が必要な内容を話します。

決定する必要がない内容や、結論を出せないような内容を議題とすることは相応しくありません。

例えば、アイデアを出し合うだけであれば、会議ですべきことではありません。

複数あるアイデアの中から、ひとつに決めることが会議で話すべき内容です。

決定の判断材料になる内容

会議には議題があり、決定すべき課題があります。

そのため、会議で話す内容は、決定の判断材料となる事柄に絞るべきでしょう。

会議に参加したら発言をすることは大切ですが、議論の趣旨からはずれる内容や、話の腰を折るような内容の発言は、求められていません。

議論の要点に沿って考えや発言をすることが会議では求められます。

事前に資料を配布する

会議を効率的にするためには、事前に資料を配布して、当日までに参加者が資料に目を通せるようにします。

また、会議の参加者は、資料に目を通してから、会議に出席するようにします。

事前に資料を配布することで、会議までに参加者に情報共有ができ、それぞれが考える時間も用意されるため、会議の時間を効率よく使えます。

参加者は最低限の人数に選定する

会議の参加者は最低限の人数に絞るのが望ましいでしょう。

決定をすることが会議の目的ですので、結論を出すことにかかわりのない人は、会議に参加する必要がありません。

会議の参加者が増えれば増えるほど、意見の数も増え、話をまとめるのが難しくなり、時間が余計にかかるばかりです。

必要最低限の人員で会議をおこなうことで無駄なくおこなえるようになるでしょう。

アジェンダを用意する

会議にはアジェンダを用意します。

会議のアジェンダとは、時間配分まで決められた進行表のことですが、このアジェンダがあることで、参加者も時間配分を意識するようになり、限られた時間を有効に使えます。

また、アジェンダによって、会議の目的や決定すべき内容が共有されるため、参加者の意識も高めることができるでしょう。

会議と違い打ち合わせで話すべき内容とポイント

会議とは違って打ち合わせで話すべき内容と、打ち合わせを効率的にするためのポイントについて見ていきましょう。

具体的な仕事の進め方に関係する内容

会議での決定事項にそって円滑に仕事を進めるために、手順や方法、手段など、具体的な仕事の進め方に関係する内容を、打ち合わせで話し合います。

実務において、問題や課題があれば、それを取り上げて、打ち合わせで相談することも可能です。

会議とは違い、打ち合わせはいつでもおこなうことができますし、回数にも制限はありません。

アイデアを出し合い検討する内容

アイデアを出し合いたいときや、大勢の意見を聞きたいときなども、打ち合わせを利用することができます。

打ち合わせの参加者それぞれが持っている情報を出し合い、共有します。

会議とは違い、打ち合わせでは結論を出す必要はありませんので、共有した情報をそれぞれが活用して、実務を円滑にできるとよいでしょう。

事前に情報収集する

打ち合わせを効率的にするためには、打ち合わせの参加者それぞれが、事前に情報収集をしてから、打ち合わせに参加することです。

打ち合わせの目的のひとつは、情報共有をすることにありますので、参加者それぞれが情報を持ち寄らなければ、打ち合わせを進めることができません。

また、情報収集ができるように、打ち合わせの目的は事前に共有することが大切です。

打ち合わせの目標を設定する

打ち合わせでは、何かを決定することや結論を出すことは、必ずしも必要ではありませんが、どこまで話し合うのか目標を設定して、それを参加者で共有することは必要です。

目標が定まっていないと、打ち合わせが無駄に長くなってしまいかねません。

参加者に打ち合わせの方向性を理解させるためにも、議論のポイントを明確にしておきましょう。

アウトプットを重視する

打ち合わせは、アウトプットが重視される場です。

参加者がそれぞれの意見を出し合い、情報を共有することで、新しいアイディアを生み出すことができれば、有意義な打ち合わせであると言えるでしょう。

そのためには、異なる意見があったとしても、それを否定することはせずに、自由に発言ができる雰囲気作りも大切です。

会議と打ち合わせに共通する効率化のポイント

会議と打ち合わせの違いを説明してきましたが、会議と打ち合わせを効率化するために、共通するポイントもあります。

似た部分や混同される場合もある会議と打ち合わせですので両方を効率化できるようにしておくといいでしょう。

目的の明確化と事前共有

会議や打ち合わせの目的を明確にして、事前にそれを参加者に共有することです。

会議であれば、アジェンダという形で、それが共有されますが、アジェンダを作成しない打ち合わせの場合でも、目的を明確にして、メールなどで参加者に通知します。

目的を事前に共有することで、参加者は事前に情報収集などの用意ができ、正しい方向性で議論を進めることができるようになります。

記録の作成

会議では、議事録という形で、記録が作成されます。

打ち合わせの場合には、議事録を作成しない、非公式の打ち合わせもありますが、それでも打ち合わせの内容をまとめた記録は残しておくことが望ましいでしょう。

会議や打ち合わせの記録を作成して、参加者に共有することで、内容を正しく理解をしているか確認をすることができます。

また、時間が経つと詳細については忘れてしまうものですので、記録があれば、あとになって確認することが可能です。

時間の厳守

会議も打ち合わせも、開始と終了の時間を決めて進めることが効率的です。

時間を決めずに、結論が出るまで会議や打ち合わせを進めるというのでは、参加者の集中力を維持することが難しくなります。

また、時間の制限がないと、無駄な議論が増えて、時間がかかることが予想されます。

会議と打ち合わせの違いを意識して効率的に進めよう

会議と打ち合わせでは、共通する点もありますが、目的は大きく異なります。

会議と打ち合わせの違いをよく理解してから、参加することで、効率的な議論ができるようになるでしょう。

また、会議や打ち合わせには、事前にその目的を参加者に共有することが重要になり、事前に共有することで、効率的に時間を使えるようになります。

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また、メールと違い、チャットは気軽なコミュニケーションが取りやすいため、社内コミュニケーションの活性化にも期待できます。

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