ワークフローとは?活用場面や必要性、進め方、注意点について解説

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業務効率化
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ワークフローとは?活用場面や必要性、進め方、注意点について解説

目次

業務を進める際に、予想以上に時間がかかってしまったり、非効率を感じてしまったなどの経験を持つ方も多いのではないでしょうか。

あらかじめ、業務の手順を決めておかないと、生産性が低下するだけでなく、従業員の負担も大きくなります。

プロジェクトや自分のタスクをスムーズに進めるためにも、業務フローを意識しながら取り組むことが大切です。

ワークフローの意味を理解し、あらゆる場面に活用し効率化を目指しましょう。

ワークフローとは

ワークフローとは、仕事における決まった流れやプロセスのことを意味します。

マニュアルのように業務の進め方が記載されているため、効率的に仕事に取り組むことが可能です。

一般的には、ワークフローシステムを導入し、各プロセスの最適化を図ることを目的とします。

自分で調べたり、ほかの従業員に相談することによる手間をなくし、仕事に集中できるのがワークフローの特徴です。

ワークフローの活用場面と必要性

ワークフローは、業務のシステム化に欠かせない取り組みです。

日常的な業務の効率化や、情報の取り扱いなど、ワークフローが必要とされる場面・必要性について考えてみましょう。

ペーパーレス業務の効率化

ワークフローの活用場面に、ペーパーレス業務の効率化が挙げられます。

ペーパーレス化とは、これまで紙を使っていた作業をデジタル化をおこない、電子上でやりとりを進める方法です。

紙媒体同様に、ペーパーレス化でも業務プロセスにしたがって進めるため、ワークフローを組み立てる必要があります。

とくに、デジタルツールが苦手な従業員でも理解しやすいように、細かいワークフローを作るようにしましょう。

企業の内部統制

ワークフローは、企業全体を統制するためにも必要な施策です。

たとえば、重要な情報を取り扱う際に、ワークフローを組み立てておかないと、情報漏洩につながったり、取引先への信頼を落としてしまったりします。

機密情報の取り扱いだけでなく、法令遵守、資産の保全など、業務フローを確立することは、企業全体の組織力向上にも期待できます。

業務の可視化

業務を可視化するためにも、ワークフローが必要です。

従業員が取り組んでいるタスクが可視化されないと、チームのメンバーや上司による客観的な評価をおこなえません。

また、テレワークを導入している企業を増加していることから、ワークフローによる業務の可視化は重要な施策です。

各業務におけるワークフローを組み立てることで、従業員の仕事が明確になり、全体を把握しやすくなります。

ワークフローで注意すること

ワークフローは、従業員が取り組んでいる仕事の可視化や、業務の効率化に必要です。

しかし、組織で業務フローを導入する際には、注意しなければならない点もあります。

慣れない従業員への配慮が必要

一般的にワークフローシステムを採用し、業務フローを組み立てますが、慣れない従業員がでることが予想されます。

従来では、マニュアルとして各自が業務を進めるために方法を理解するのが一般的でしたが、ワークフローシステムでは、デジタルデバイスやソフトウェアの取り扱いが必要です。

たとえば、ペーパーレス化は、電子署名ツールを活用し、捺印や紙の印刷、上司への回付などの流れを機械的におこないます。

デジタル化に慣れない従業員が不自由なく扱えるように、教育の機会や移行期間を設けるようにしましょう。

すべての作業がワークフローに対応できるわけではない

すべてのオフィス業務が、ワークフローに対応できるわけではありません。

たとえば、不動産関係の書類の取り扱いは、電子的な処理ができないケースもあるため、事前に確認が必要です。

対応していない業務が増えると、見積書や契約書の作成業務ではワークフローを採用し、未対応の業務では、これまでのように手作業でおこなうというように進めなければなりません。

会社の業種によって、ワークフローによって業務の最適化ができず、手間を取ってしまうことも考慮しましょう。

セキュリティリスクが高まる

ワークフローシステムを取り入れる際には、セキュリティリスクへの配慮も必要です。

電子上で仕事を効率的に進められるようになる一方で、第三者による情報漏洩や、情報の改ざんといったリスクがあります。

とくに、テレワークで従事している従業員に対しては、自宅でのセキュリティ対策の強化や、外出先でのデジタルデバイスの紛失・盗難への注意喚起を徹底しなければなりません。

セキュリティ対策をしっかりとおこなうほか、外部に情報が漏れないようにルールを構築しましょう。

ワークフローの進め方

ワークフローの導入が決まったあとは、社内でどのように進めていくかを検討します。

業務の進め方が変わることによって、従業員が混乱しないようにするためにも、組織全体で取り組むようにしましょう。

ワークフローの目的を定める

ワークフローを導入する際には、最初に目的を定めます。

ペーパーレス化によるプロセスの効率化、企業における情報の取り扱い方法、スムーズな承認など、何を目的であるかを明確にすることが大切です。

目的を明確にしておかないと、どのワークフローシステムを導入するべきか選定に時間がかかるだけでなく、期待していた効果を得られない可能性があります。

担当者の選定とワークフローへの移行

次に、ワークフローシステムの導入に関する担当者の選定です。

現場で働く従業員を中心として組織を作り、情報システムや管理部門などと連携を図ります。

また、組織づくりだけでなく、実際にワークフローに移行する範囲を決めていきます。

どこからどこまでをワークフローシステムに任せるかを決定し、当初の目的を達成できるように準備を進めます。

ワークフローに必要なツールの準備

最初に立てた目的や移行範囲に基づいて、ワークフローのツールを準備します。

ツールの選定では、使いやすさやセキュリティ対策などに注目するのが重要です。

そのほかにも、テレワークやモバイルワークといった働き方に対応しているかも考慮しましょう。

ワークフローの共有方法を考える

ワークフローの導入後は、該当する従業員への共有方法を考えます。

これまでの業務の進め方とどの部分が変わったのか、ワークフローシステムの使い方などを共有します。

共有方法については、いつでも従業員が確認できるようにチャットツールを取り入れてみましょう。

ワークフローの整備にはChatworkを役立てよう

ワークフローの導入は、ペーパーレス業務の効率化や進捗状況の可視化などの効果があります。

しかし、これまでの業務の進め方と異なるため、従業員への情報共有が必要です。

ワークフローの情報共有には、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をご検討ください。

Chatworkを利用することで、チャットグループ内でメンバーに共有できるため、ワークフローシステムの使い方に不安がある従業員に安心感を与えられます。

また、Chatworkには、タスク機能を搭載しているため、ワークフローに不明点があった際にも確認しやすいのが便利です。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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