リソース管理とは?プロジェクトにおけるリソース管理の重要性

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業務効率化
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リソース管理とは?プロジェクトにおけるリソース管理の重要性

目次

企業は、経営資源を利用して利益を生み出しているので、利益を最大化するには、適切なリソース管理が必要です。

そのため、経営資源を効率よく、効果的に活用することが重要です。

リソース管理をおこなえば、チームやメンバーに適切な仕事配分ができるので、生産性が向上し、全体のバランスを整えながら目標に向けて取り組むことができます。

リソース管理の考え方と重要性について解説します。

リソース管理とは?

企業は、持っている経営資源を使って、プロジェクトを進行します。

経営資源とは、人材や資金、物資など、プロジェクトの目的を達成するために必要なすべての要素です。

また、経営資源は、情報や知的財産など、目には見えない無形資産も含みます。

企業は、利益を出すことを目的にプロジェクトを実行するので、経営資源を利用する際も、効率的かつ効果的であることが求められます。

リソース管理のリソースは、経営資源のことを指します。

つまり、ビジネスにおいてリソース管理とは、経営資源の利用を最適化する取り組みをいいます。

リソース管理の種類と内容

経営資源には、人、物、金という目に見える資源と、情報、時間、知的財産という目に見えない資源があります。

リソース管理では、これらすべての資源を効率よく活用できるように管理します。

それぞれのリソース管理の内容を見ていきましょう。

ヒト

リソース管理のなかで、もっとも重要になるのが人的リソースの管理です。

経営資源はすべて人が管理することになるので、人的リソースがきちんと管理されていないと、成果に影響が出てしまいます。

チームやメンバーのスキル、知識、経験、キャパシティーをきちんと把握して、スケジュールと余力を管理するようにしましょう。

モノ

社内の設備や備品、生産に必要な機械、運搬に使う車両、建物など、プロジェクトを実行するうえで必要になる物は、すべて物的リソースの対象になります。

物的リソースに余裕があれば、業務で必要なときに遅延なくすぐに使えるので、生産性や効率が上がります。

しかし、物的リソースには、初期費用やランニングコストがかかるため、費用対効果をきちんと見極めたうえで確保するようにしましょう。

カネ

経営をするには、適切な資金管理が必要です。

人材をそろえるためには人件費がかかり、製品を生産する場合は、設備投資や原材料の購入などに費用がかかります。

経営に必要な資金をどのように調達するのか、不足している場合は金融機関からの融資を検討するなど、状況や場面に応じて、適切にやりくりをする必要があります。

情報

企業は、経営するために多くの情報を所有しています。

たとえば、顧客情報や売上などの統計データ、サービスや製造のためのマニュアル、技術などさまざまあります。

これらの情報は、常に最新の状態に保つことや、誰でもアクセスしやすいよう工夫するなど、情報の質を高め維持する必要があります。

外部への情報漏洩を防ぐなどの、セキュリティ管理も徹底するようにしましょう。

時間

時間も資源のひとつです。

従業員の勤務時間は決まっているので、限られた時間を有効に活用し、効果を最大にする必要があります。

優先順位の高い仕事に注力し、優先順位の低い仕事はほかの人に振るなど、時間の使い方を適切に管理することが重要です。

知的財産

知的財産とは、知的活動から生み出された価値を指します。

企業が知的財産をもっている場合は、商標権や特許権のような法律によって、知的財産を保護できるよう管理する必要があります。

知的財産を活用することができれば、企業独自の製品を生み出すだけでなく、社内の開発力向上や営業力の強化など、さまざまな面で利益を生み出すことができます。

リソース管理をおこなうメリットと必要性

リソース管理には多くのメリットがあり、企業にとってリソース管理は必要性が高いものといえます。

リソース管理をおこなうメリットと必要性について見ていきましょう。

全体像の把握

リソース管理をおこなうと、全体像が把握しやすくなるというメリットがあります。

たとえば、プロジェクトに必要となるすべての資源を洗い出すことで、プロジェクトに必要な資源の量が把握できて、プロジェクトの規模が分かるようになります。

そうすることで、どこに何が足りていないのか、納期に間に合うかなど、すべてのリソースのバランスを整えやすくなります。

適切な仕事配分

リソース管理をおこなうと、適切な仕事配分ができるようになります。

チームやメンバーのキャパシティをきちんと把握できていないと、一部のひとに仕事が集中してしまったり、生産性が下がったりする可能性が出てきます。

リソース管理をおこなうことで、それぞれのキャパシティに見合った仕事配分ができるようになるため、誰かひとりに負荷が掛かってしまうような事態を、回避することができます。

限られた人材で効果を最大化できる

限られた人材で、効果を最大化するためには、リソース管理が必要不可欠です。

たとえば、進行が遅れているプロジェクトがあった場合、リソース管理をおこなっていれば、余力のある人材をプロジェクトに人員補充することが可能です。

リソース管理で全体像が見えているからこそ、必要なプロジェクトに必要な人数をあてるなどの、臨機応変な対応が可能になります。

トラブル回避

リソース管理をおこなうことによって、トラブルを回避することもできます。

たとえば、製品の製造過程で、人材が不足したり、必要な機械がほかの製品を製造しているために使えなくなったりすると、製造ラインが止まってしまいます。

リソース管理をしていれば、資源の供給と配分の最適化ができるので、何かが不足するなどのトラブルを防ぐことができます。

リソース管理のポイント

リソース管理をおこなうことは、プロジェクトの進行において必要不可欠なプロセスです。

リソース管理の方法や、リソース管理をおこなう際のポイントについて解説します。

リソースの把握

リソース管理を始めるにあたって、まずは、使えるリソースを正確に把握しましょう。

特に、各メンバーのスキルや抱えている仕事を明確に把握することが大切です。

プロジェクトを進行するうえで、メンバーのリソースが確認できていないと、仕事を任せることやスケジュールを決めることもできないので、最優先で把握するようにしましょう。

必要なリソースの特定

次に、プロジェクトで必要となるリソースを特定します。

リソースが特定できると、どのような人材を揃え、どのような設備が必要かなど、リソースの管理計画を検討できるようになります。

リソースの不足が発生しないよう、余裕を持っておくようにし、念のため不足が発生してしまった際の措置も、考えておくようにしましょう。

優先順位の設定

リソースは有限なため、効果的に利用するには、配分を検討する必要があります。

すべてのプロジェクトに平等に配分するよりも、優先順位を設定して、優先度の高いプロジェクトに資源を投入するほうが、効果は最大化されます。

どのプロジェクトを優先するかを決める際は、利益に与えるインパクトなのか、利益よりもブランドイメージなのか、企業で明確な決定軸を持っておくようにしましょう。

人材の特性を理解する

資源を管理するのは人であるため、リソース管理のなかで特に重要なのが、人的リソースです。

人はそれぞれ経験が異なり、それぞれに特性があるため、業務への向き不向きがあります。

人的リソースの効果を最大化するためには、人員を適材適所に配置し生産性を上げることが重要になるため、人材ひとり一人の特性を理解するようにしましょう。

コミュニケーションの重視

リソース管理では、コミュニケーションも重要視されます。

人材の特性やスキルを理解するためには、本人とのコミュニケーションが重要です。

また、プロジェクトをおこなうにあたって、資源の配分を検討する際にも、各プロジェクトの担当者とコミュニケーションを取りながら優先順位を設定する必要があります。

リソース管理では、さまざまな場面でやりとりが必要になるので、相手やシーンに応じて、適切なコミュニケーションをとるよう心がけましょう。

プロジェクトにおけるリソース管理の重要性を理解しよう

リソース管理は、経営資源の利用を最適化し利益を出すために、必要不可欠なプロセスです。

リソース管理をおこなうと、さまざまなシーンでコミュニケーションが発生します。

適切なコミュニケーションが取れるようになると、リソース管理も円滑に進めることができるでしょう。

リソース管理をするにあたって、社内コミュニケーションが必要になる際には、ビジネスチャット「Chatwork」を活用してみてはいかがでしょうか。

「Chatwork」は、チャット形式でやりとりができるので、メールに比べて気軽なコミュニケーションが実現でき、社内コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

また、「Chatwork」には、タスク管理機能もあるため、プロジェクトを進めるうえで必要な業務の抜け漏れも防ぐことができます。

リソース管理を効率よくおこなうためにも、ぜひ「Chatwork」の導入をご検討ください。

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