営業事務と一般事務の違いとは?業務内容や求められるスキルについて解説

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営業事務と一般事務の違いとは?業務内容や求められるスキルについて解説

目次

営業事務と一般事務の違いや仕事内容について、なんとなくわかっていても、明確に説明できるという人は少ないのではないでしょうか。

営業事務と一般事務の仕事内容は、明確な違いもあれば似ている点もあります。

営業事務と一般事務の違いや、それぞれの具体的な仕事内容、さらには必要なスキルについてみていきましょう。

営業事務と一般事務の違いとは?

営業事務と一般事務の違いについて、気になる人は多いのではないでしょうか。

営業事務と一般事務は混同されがちですが、異なるものです。

どのような違いがあるのか確認していきましょう。

部門に違いがある

営業事務と一般事務の大きな違いは、業務をおこなう部門の違いです。

営業事務は、営業部門において営業担当者のサポートなどの事務業務をおこないます。

一方で、一般事務は部門を問わず、幅広い事務業務をおこなう点が特徴です。

業務内容に違いがある

営業事務と一般事務では、業務内容が異なります。

営業事務は、営業部門の事務仕事を担当しているため、営業職のサポートが中心となります。

営業事務の業務内容は、見積書や注文書の作成、受発注業務、在庫管理など、営業活動に関わるものが中心です。

一般事務は、部門を問わない事務仕事をおこなうことになるため、幅広い部門の文書作成やデータ入力、窓口業務や電話応対など、社内で発生する事務作業全般を担当することが多いです。

営業事務の主な仕事内容

営業事務の仕事内容は、営業部門での事務が主になります。

取引先の窓口対応や、営業職のサポートなど、さまざまな仕事をマルチにこなすことが求められるでしょう。

営業事務の具体的な仕事内容を解説します。

取引先との窓口対応や電話応対

営業事務の主な仕事内容は、取引先との窓口対応や電話応対です。

取引先からの至急の注文や、納期調整など、対応の内容はさまざまでしょう。

また、営業担当者は、日中に外出をしていることが多いため、担当者が不在の場合は、営業事務が代わりに電話を取り、対応をすることになります。

取引先のニーズを汲み取り、正確な情報を営業担当者に共有をすることは、営業事務の大切な仕事のひとつです。

見積書や注文書の作成

営業事務は、見積書や注文書の作成もおこないます。

見積書や注文書の作成は、少しのミスが重大な損失になりかねないので、個数や金額に間違いがないよう、正確に処理することが大切です。

また、取引先から製品などの金額や個数に関して、見直しや変更があった場合は、都度営業職に報告する必要があります。

在庫管理

営業事務は、自社で在庫を抱えている場合に、在庫管理をおこなうのも重要な仕事です。

在庫を適正に管理し、今後製品を注文する必要があるのか、また、現在もっている在庫の数は適正なのかどうかなどを確かめます。

在庫管理は、管理するためのコストもかかるので、重要な仕事のひとつでしょう。

納期調整

営業事務は、納期調整をすることも仕事のひとつです。

例えば、取引先の希望する納期に間に合うよう、メーカーや工場、配送業者と連絡をとり納期を調整します。

納期に間に合わせることが難しい場合は、取引先に相談し再度調整するなど、丁寧なコミュニケーションをおこなう必要があります。

一般事務の主な仕事内容

一般事務の仕事内容は、部門にとらわれないさまざまな事務業務が中心です。

そのため、幅広い業務内容に柔軟に対応できる力が必要となります。

一般事務の主な仕事内容をみていきましょう。

部門を問わない事務業務

一般事務の主な仕事は部門を問わない事務業務です。

配属先によって、求められる事務業務が異なります。

例えば、総務部では勤怠管理の仕事や消耗品の発注、経理部では給与や出張費の管理、設計部では取引先への図面の確認の文書作成などがあげられるでしょう。

どの部門でも、縁の下の力持ちのような役割をおこない、会社を支えるような業務を担うこととなるでしょう。

幅広い窓口業務

一般事務では、幅広い窓口業務をおこなうことがあります。

例えば、総務部では社員の勤怠管理の窓口となることがあったり、経理部では営業部の出張費の疑問に答える窓口、設計部では、業務を外注している取引先との窓口になったりすることがあります。

部門により、接する人や問い合わせ内容は大きく異なるため、それぞれの窓口に合った対応をする必要があります。

データ処理や文書作成

一般事務では、データの処理や、必要に応じて文書の作成などをおこないます。

例えば、取引先から集められたデータを社内で処理することや、外部に提出する文書の作成をするなどがあげられます。

配属される部門によって、どのようなデータを処理するのか、何の文書作成をおこなうかは大きく異なるでしょう。

電話応対や問い合わせ業務

一般事務では、電話応対や問い合わせ業務全般を担うことも多いです。

お客様にとって、一番最初に接する機会になることが多いため、担当者の対応次第で、会社の印象を左右することもあるでしょう。

対応をする際は、会社の代表であることを意識して、相手に好印象を与えるようなコミュニケーションを心がけてください。

営業事務と一般事務で必要なスキルに違いはある?

営業事務と一般事務で、必要なスキルに大きな違いはありません。

どちらの事務業務でも、ExcelやWordを使って、文書作成や表計算をおこなうことが多いため、Excelで関数や表の作成ができること、Wordで文書を作成できるような、基本的なPCスキルは必須となるでしょう。

また、営業担当者やほかの部門の担当者とやりとりをしながら、業務を進めていくことになるため、要望を正確に把握できるようなコミュニケーションスキルも必要となるでしょう。

営業事務と一般事務に向いている人

営業事務と一般事務には、向いている人の特徴がいくつかあります。

どのような人が事務職に適正があるのかみていきましょう。

周りの人と協力しながら仕事を進められる人

事務職は、周りの人とひとつの仕事を分担することが多いです。

取引先や、ほかの社員の指示をもとにコミュニケーションをとりながら業務を進めていきます。

そのため、人とのチームワークが得意な人や、意見をすり合わせながら仕事ができる人に向いています。

問題解決能力がある人

事務職は、問題解決能力がある人に向いているでしょう。

事務職はサポート業務が中心になりますが、ミスが発生したりスムーズに進められなかったりした場合は、大きな損害につながってしまうような、重要な業務内容ばかりです。

そのため、問題が発生しないよう事前に防ぐことができる人や、問題に直面したときに冷静に対応できる人が向いています。

急な案件に臨機応変に対応できる人

事務職は、急きょやるべき仕事が増えたり、予定どおりに業務スケジュールが進まな飼ったりする場合が多くあります。

また、必要に応じて、ほかの部門との連携が求められることもあるでしょう。

ほかの部門の要望を正確に把握し、自部門の業務内容とすり合わせることができ、急な案件にも臨機応変に対応できる人が求められます。

マルチタスクが得意である人

営業事務や一般事務は、マルチタスクが得意な人に向いています。

どちらの事務業務も、何か決まったルーティン業務をおこなうよりも、さまざまな業務内容を必要に応じて担うことが多いです。

そのため、幅広く細々とした業務に対して、素早く頭を切り替え仕事をこなす能力が必要となります。

営業事務や一般事務業務の効率化にChatwork

営業事務や一般事務業務は、部門の人とのコミュニケーションはもちろん、お客様とのやりとりをおこなうことも多いです。

さまざまな人とのコミュニケーションを効率よくおこなうために、ビジネスチャット「Chtawork」を活用するといいでしょう。

「Chatwork」はメールや電話に比べて、チャット形式で気軽にやりとりができるうえ、グループ機能を使えば、特定の人とだけコミュニケーションをとることができます。

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