プロセスマネジメントとは？プロセスマネジメントのメリットと注意点

マネジメントの手法のひとつに、プロセスマネジメントというものがあります。

プロセスマネジメントは、業務の成果や目標達成を、最大化するために有効な方法としてあげられています。

プロセスマネジメントがなぜ有効なのか、プロセスマネジメントにはどのようなメリットや注意点があるのかを見ていきましょう。

プロセスマネジメントとは？

プロセスマネジメントとは、結果にいたるまでの業務プロセスを分析し管理することで、成果を最大化しようとするマネジメント手法です。

たとえば、営業担当の従業員をマネジメントする際、契約が決まった案件数の成果にだけ注目してしまうと、平均と比べて契約数が多かった、もしくは少なかったという情報しか得られません。

結果だけで判断してしまうと、どのようなプロセスを経て、その結果に至ったのかがわからないままなので、適切な改善策を見つけることができません。

このようなときに、プロセスマネジメントの手法を導入することで、営業の業務内容を、商談、見積り、契約というタスクに細かく分解できるので、業務プロセスが明確になります。

業務プロセスが明らかになることで、成果を最大化するために改善すべき点が分かるようになります。

プロセスマネジメントが適用できる業務

プロセスマネジメントはすべての業務に適用できるものではなく、業務内容によって向き不向きがあります。

プロセスマネジメントが向いているのは、定型業務です。

プロセスを改善しながら成果を最大化しようとする手法なので、毎回同じプロセスを繰り返す営業や人事採用などの定型業務に適しています。

一方で、単発でおこなわれるプロジェクトなど、毎回業務プロセスが異なるものに関しては、プロセスマネジメントを適用することは難しいといえるでしょう。

プロセスマネジメントの必要性

　

プロセスマネジメントは、人のスキルや能力に依存せず、業務プロセスを改善することで成果の向上が見込める手法のため、業務効率や生産性向上に必要不可欠です。

プロセスマネジメントがなければ、結果にだけ注目することになってしまうため、たとえば、営業部署の生産性を向上するために、営業成績の悪い従業員を営業スキルの高い従業員と交代するというような、根本的な解決には至らないような対策しかあげられません。

一方で、プロセスマネジメントがあれば、商談、見積り、契約という業務プロセスに注目して進めることになるので、プロセスに合った業務改善を提案することが可能です。

たとえば、商談数の少ない従業員には商談数を増やす対策を考え、商談数はあるけれど、見積り提出数が少ない従業員には、見積りの提出数を増やすための対策を考えるなど、営業部署全体の生産性が改善されるでしょう。

プロセスマネジメントのメリット

プロセスマネジメントには、業務プロセスの改善だけではなく、さまざまなメリットがあります。

プロセスマネジメントのメリットを見ていきましょう。

プロセスが可視化される

プロセスマネジメントをおこなうためには、業務がどのような流れで進められているのかを調べて、それを作業手順書やフローチャートなどにしてまとめます。

そのため、それまでは担当者しか把握していなかったプロセスが、誰にでも分かるかたちで可視化されます。

プロセスが可視化されることで、誰がどのプロセスの業務を担当しているのかがわかるので、連携などもとりやすくなるでしょう。

属人化から標準化へ

業務内容を担当者しか理解していない状態を属人化といいます。

業務が属人化してしまうと、ほかの従業員が業務を代わることができなくなり、たとえばこれまで担当していた従業員が休職や退職をしてしまった際には、業務がまわらなくなってしまいます。

プロセスマネジメントを導入することで、作業手順書やフローチャートの作成によって、属人化が解消され、業務が標準化されます。

進捗管理が容易になる

プロセスマネジメントでは、業務を複数のプロセスに分けて管理します。

そのため、今までは業務が完了するまで状況を確認しづらかったものが、プロセスごとの進行を確認することができるようになるため、進捗管理が容易になります。

進捗管理が把握しやすくなると、進捗に遅れがあった場合にも、すみやかにフォローに入ることができるので、生産性の向上にもつながるでしょう。

リスクが軽減できる

業務のプロセスが不明確であったり、属人化された状態のままでいるのであれば、不正などが起きた場合に、気づきにくくなってしまうリスクがあります。

担当者に悪意がなかったとしても、気づかないうちにコンプライアンス上の問題が起きていたり、セキュリティが脆弱になっていたりすることがあります。

業務をプロセスを明らかにし、全体に共有できた状態にすることで、適切なリスク評価が可能になります。

プロセスマネジメントの始め方

プロセスマネジメントの導入にあたって、おさえるべきポイントがあります。

プロセスマネジメントの始め方のポイントを解説します。

業務プロセスの洗い出し

プロセスマネジメントを始める際には、業務プロセスの確認が必須です。

現場を観察したり、担当者へ聞き取りをするなどしたりして、業務プロセスを細かく洗い出すようにしましょう。

とくに、属人化された業務の場合はプロセスがわかりにくいため、担当者とのコミュニケーションを通じて、プロセスを明らかにすることが重要です。

作業手順書やフローチャートの作成

業務プロセスの確認ができたら、明らかになったプロセスの内容を作業手順書やフローチャートにしましょう。

作業手順書やフローチャートを作成することで、今まで属人化されていた業務を標準化することができます。

作成する際は、誰が見ても把握できるように、わかりやすくまとめることを意識してください。

プロセスごとの目標値を設定

作業手順書やフローチャートを作成したら、プロセスごとに数値目標を設定します。

数値目標を設定することで、従業員のモチベーションの向上につながり、業務を分析する側にとっては、生産性を確認しやすくなります。

実現不可能な数値を設定するのではなく、従業員に負荷のかかり過ぎない、無理のない範囲で目標を設定するよう心がけましょう。

プロセスの実行

作業手順書やフローチャートができ、プロセスごとの目標設定ができたら、実際にプロセスの実行をします。

業務内容や手順が明らかになっているので、経験の浅い従業員であっても、業務をスムーズに進められるでしょう。

まずは、プロセスごとの目標値を達成できるように、業務を進めるようにしてください。

プロセスの改善

プロセスマネジメントを始めたら、定期的にプロセスの分析し改善をおこなうようにしましょう。

各プロセスでの目標達成度や、全体の生産性を確認しながら、問題点を洗い出し、プロセス全体の最適化をはかります。

プロセスの課題の洗い出しと改善を繰り返しながら、適切なプロセスマネジメントをおこないましょう。

プロセスマネジメントの注意点

　

プロセスマネジメントで成果をあげるためには、気をつけるべき点があります。

プロセスマネジメントをおこなううえでの注意点をまとめます。

プロセスマネジメントの目的を明確にする

プロセスマネジメントの目的は、全体の生産性を向上させることにあります。

業務内容を分解し、プロセスを明確することで満足してしまいがちですが、それで終わってしまうと、プロセスマネジメントの効果を十分に得ることができません。

プロセスを明確化し、目標達成や生産性の向上に向けて、課題の洗い出しと改善を繰り返し、最適化をはかることを心がけましょう。

現場の負担に配慮する

現場では、プロセスマネジメントの導入にあたって、標準化を強いられることになるため、一時的な負担がともないます。

やる気やモチベーションを失う従業員もいるかもしれないので、現場の負担を配慮しながら、導入を進めることが大切です。

一気に導入をするのではなく、従業員ひとりひとりの理解を得ながら、少しずつ進めていくといいでしょう。

コミュニケーションを活性化させる

プロセスマネジメントでは、数値ばかりを追っていても生産性は向上しません。

目標を達成し、生産性を向上させていくためには、実際に業務に取り組む従業員ひとりひとりの成長が欠かせません。

そのためには、部下とのコミュニケーションを頻繁におこない、困っていることはないか、なにか要望はないかなど、ひとりひとりの部下と向き合うようにしましょう。

プロセスマネジメントにはコミュニケーションも大切

プロセスマネジメントを効果的におこなうためには、従業員とのコミュニケーションも大切です。

上司と部下だけでなく、チームメンバー同士においても、信頼関係が構築されなければ、モチベーションの向上や生産性アップにつなげることは難しいでしょう。

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また、ビデオや音声通話機能でコミュニケーションをとることもできるので、状況に応じたコミュニケーションの選択が可能です。

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