チームスケジュール管理の重要性とチームスケジュール管理に便利なツール

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チーム全体のスケジュールを把握することは、社内の業務を効率化するためにも重要です。

チームスケジュール管理ができていれば、お互いの状況把握がしやすくなるので、予定調整が進めやすくなり、トラブルが起きる前に対応しやすくなるでしょう。

実際に職場でチームのスケジュール管理ができていないと、どのようなリスクを抱えてしまうのでしょうか。

チームスケジュール管理の重要性とチームスケジュール管理に便利なツールを解説します。

チームスケジュール管理の重要性

社内でお互いのスケジュールが共有できると、仕事の流れを止めずにスムーズに進めやすくなります。

チームスケジュール管理の重要性を見ていきましょう。

お互いの進捗が把握できて連携が取りやすくなる

職場内では、お互いのスケジュールが共有されていると、どのくらい仕事が進行しているのかが把握しやすくなります。

周りの仕事の進み具合を見ながら作業が調整できるため、手が空いたタイミングで仲間のフォローを進めやすくなるでしょう。

チームスケジュール管理の重要性には、職場全体の進捗を管理しやすくなってサポート体制が整う点があげられます。

仕事の予定調整が進めやすくなる

お互いのスケジュールが把握できると、納品日までにどのくらいの作業が残っているのかが可視化されて、仕事の段取りが調整しやすくなります。

職場全体の仕事量が多いときは事前に予想ができて、仕事を前倒しして残業に取り組んで調整したり、締め切りを調整してもらう連絡を入れたりするなど、対策が打ちやすくなるでしょう。

職場の予定調整が進められて、作業全体の流れを見極められる点がチームスケジュール管理の重要性にあげられます。

報連相とコミュニケーション活性化につながる

職場内のスケジュールが共有できると、直接伝える報連相に加えてコミュニケーションをサポートする手段につながります。

社員同士が忙しいときは予定表でお互いに進捗が確認できるため、声をかけづらいときでも内容の確認が進めやすくなるでしょう。

職場のコミュニケーション不足の解消につなげられて、報連相やコミュニケーションを補う手段にできることがチームスケジュール管理の重要性にあげられます。

業務の作業効率化につながる

職場全体の業務の流れが可視化できると、スケジュールを上手に組みながら効率的に仕事が進められます。

たとえば、ほかの社員の様子を見ながら仕事の締切工程の日時を考慮するなど、予定を微調整しながら作業が進められるでしょう。

チームスケジュール管理の重要性として、職場全体の作業効率化ができる点があげられます。

チームスケジュール管理をしないリスク

仕事の予定管理は、作業の流れや人間関係を円滑に進めるためにも重要です。

チームスケジュール管理をしないリスクを見ていきましょう。

締切や納品に間に合わない

職場ではチームで連携し合って作業を進めていることが多いため、スケジュール管理ができてないと作業がストップしてしまいます。

予定どおりに作業が進まないと、取引先や顧客に迷惑がかかってしまい、会社の信用を失う可能性があるかもしれません。

チームスケジュール管理をしないリスクには、仕事の締切や納品の日時が圧迫してしまい、間に合わなくなる可能性が考えられます。

予定調整ができずに作業がとどこおる

事前にお互いの進捗を共有できていれば、仕事を分担して協力し合えるものの、共有不足だとトラブルが表面化したときに対応に追われてしまいます。

心理的な負荷がかかってしまうだけでなく、周りの社員の予定が同時に押されてしまう可能性もあり、作業全体の流れが止まりやすくなるのです。

チームスケジュール管理をしないと、直前まで仕事の予定調整ができずに作業が進められないリスクを抱えます。

人間関係で揉めごとが起きやすくなる

スケジュールが把握できていないと社内全体の流れを止めてしまい、職場の社員に心理的なストレスをかけてしまい、お互いの関係性が不安定になります。

心の余裕がなくなってコミュニケーション不足につながり、言葉足らずや厳しい言動から余計なトラブルに発展する可能性があるでしょう。

人間関係で揉めごとが起きやすくなる点は、チームスケジュール管理をしないリスクにあげられます。

チームスケジュール管理に便利なツール

社内の進捗を共有できるツールには、アナログやデジタルを含めてさまざまな内容があります。

チームスケジュール管理に便利なツールを見ていきましょう。

ホワイトボードでタスク管理する

部署全体の人数が少ないときは、アナログのホワイトボードにふせんを貼ってタスクや進捗を共有する方法が便利です。

各担当者の名前でスペースをわけながら、取りかかっている作業から未着手の作業など、それぞれの仕事についてふせんに記載して分別します。

朝礼のタイミングで簡単に口頭で作業の進捗を報告しながら、タスク管理を進めると報連相の流れがさらにスムーズになるでしょう。

チームスケジュール管理に便利なツールとしてホワイトボードでタスク管理する方法をご検討ください。

共有できるカレンダーを使う

インターネットのオンライン上で使えるカレンダーには、社員同士の予定を共有できるサービス内容があります。

情報をデジタルで共有できれば、本日の作業予定や今後の予定をお互いが確認しやすくなるため、事前に予定調整が進めやすい工夫につながるでしょう。

チームスケジュール管理に便利なツールとして、社内で共有できる便利なデジタルのカレンダーを採用してみてください。

社内の共有フォルダにデータを作成して管理する

簡単に進捗状況をデジタルで共有したいときは、PCの共有フォルダ内に進捗データを作って部署内で共有する方法があります。

作業の進捗や各工程、担当者の名前や終了の予定日時などを記載して、わかりやすい形で報告を記載する流れです。

チームスケジュール管理に便利なツールとして、共有フォルダにデータを作って社員同士で管理する方法をご検討ください。

ビジネスチャットを使う

業務連絡や報連相の活性化に使えるツールには、ビジネスチャットの導入がおすすめです。

タスク管理の機能を使えば、社員同士の進捗状況を便利に共有できるため、締切日時までの予定調整を進めやすくなります。

チームスケジュール管理だけでなく、職場全体のコミュニケーションの流れを活性化できるツールとして、ビジネスチャットの導入をご検討ください。

チームのスケジュール管理にChatworkを活用

職場内の進捗をお互いに把握することは、作業をとどこおりなく進めるためにもチームスケジュール管理は重要な取り組みです。

ホワイトボードでふせんを貼ってタスク管理する方法、デジタルで共有できるカレンダーを使う方法、社内の共有フォルダにデータを作成して管理する方法など、チームのスケジュール管理に便利なツールには、さまざまな内容があげられます。

社内のチームワークやコミュニケーション活性化に使えるツールには、ビジネスチャット「Chatwork」を使う方法も効果的です。

スケジュールをタスク管理で調整できたり、報連相や業務連絡を効率化できるなど、社内の情報共有をスムーズにしてくれます。

チームのスケジュール管理には、Chatworkの導入をご検討ください。

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チームコミュニケーションの活性化

チームでの仕事には、コミュニケーションが必須です。

活発なコミュニケーションによって、チームメンバーが「意思疎通」できるようになるだけではなく、メンバー同士が「良好な関係性」を築き、チームとしての成果を最大化することにつながります。

一方、チームコミュニケーションを活性化するために、何から手をつければよいのか分からない方も多いのではないでしょうか。

本資料では、まずは簡単なチェックリストによって自分のチームの現状を把握した上で、「生産性」と「エンゲージメント」の2つの側面からチームコミュニケーションを活性化する手段をお伝えします。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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