ファシリテーションとは?役割や進め方、求められるスキルを解説

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ファシリテーションとは?役割や進め方、求められるスキルを解説

目次

会議やミーティングを行っているなかで、時間切れや意見がまとまらなかったという経験を持つ方も多いのではないでしょうか。

また、会議の参加者をまとめる人物がいないと、最終的な目的を達成することができません。

会議をスムーズに進めるためには、ファシリテーションの実行が必要です。

ファシリテーターに求められているスキルや、会議の進行方向について解説します。

ファシリテーションの意味とは

ファシリテーション(Facillitation)とは、会議やミーティングなどをスムーズに進めるという意味があります。

参加者に対して発言を促すほか、会議全体をまとめる役割など、会議を仕切ります。

また、ファシリテーションを担当する人物のことを「ファシリテーター」と呼びます。

多様な意見を聞きつつ、最終的に議論における重要なポイントを収束させるために欠かせない存在です。

ファシリテーションの必要性

ファシリテーションが必要とされている背景には、参加者が主体的に発言できる機会を設けることが挙げられます。

一方的に、参加者に対して、指示をしたり、命令したりするだけでは、主体的な動きがなくなってしまいます。

会議やミーティングの理想的な目標は、参加者のモチベーションを高め、協力してアイデアを生み出すことです。

そこで、ファシリテーションが、参加者間でのコミュニケーションを促し、理想とする会議に近づける必要があります。

ファシリテーションの役割

ファシリテーションには、どのような役割があるのでしょうか。

会議やミーティングにおいて、ファシリテーションの役割を把握しましょう。

会議の目的地を定める

ファシリテーションは、会議の目的地を定める役割があります。

理想的な会議やミーティングを実現するためには、事前にどのように話し合うのかをイメージし、最終的なゴールを明確にすることが大切です。

仮に、目的地を定めないまま会議を進めると、結論が見えてこないだけでなく、時間だけが無駄に消費されていきます。

ファシリテーターが会議の目的地を定めることで、会議のクオリティ向上にもつながります。

場の雰囲気作り

参加者が主体的に発言できるようにするためにも、ファシリテーションによって、場の雰囲気を高める必要があります。

参加者が発言しにくい環境や、発言のミスが許されない状況だと、居心地の悪い雰囲気を生み出しかねません。

ファシリテーターは、参加者の心理的状況を読み取り、適切にコントロールしなければなりません。

会議に参加する全員が心地よく発言できるように、すべての意見に対して興味を示すような振る舞いが求められます。

参加者同士のコミュニケーションの促進

ファシリテーションは、参加者同士のコミュニケーションを促進することも重要な役割の1つです。

参加者がお互いに話し合い、理解し合うことで、新しいアイデアを生み出せるほか、会議の生産性向上につながります。

ファシリテーターには、相手の話を積極的に聴く姿勢や、発言する人が偏らないようにする、参加者に質問するなどの役割が必要とされます。

ファシリテーションに求められるスキル

ファシリテーションとして、会議の生産性を高めるためには、さまざまなスキルが求められます。

どのようなスキルを持った人物が、ファシリテーションに適しているのか確認しましょう。

理解力

ファシリテーションには、理解力のスキルが必要です。

参加者から、さまざまな角度から意見が出ることから、1つ1つ理解しなければなりません。

また、専門的なテーマを議論する場であれば、事前に知識を把握しておくことも大切です。

多様な意見を素早く理解し、会議をコントロールできるようなスキルが求められます。

整理力

多くの参加者が出席する会議やミーティングでは、それぞれの発言を整理するスキルも必要です。

意思決定までのプロセスに支障が出ないように、重要なポイントをまとめていかなければなりません。

ファシリテーターに、整理力のスキルがないと、論点がズレたまま会議が進んだり、誤った意思決定につながったりする可能性があります。

複雑な内容であっても、各々の参加者の論点をまとめ、正しい方向に会議を進めるようにします。

聴く力

ファシリテーションは、参加者の発言を聴く力も求められます。

積極的に話を聴くような態度を示すことで、発言しやすい雰囲気作りになるほか、有益な情報を生み出せます。

具体的には、発言者の方向に身体を向けたり、発言ごとにアクションを取ったりすることが大切です。

気持ちよく発言できるためにも、ファシリテーションの聴く力が重要な役割を持ちます。

ファシリテーションの進め方

有意義な会議にするためにも、ファシリテーションの進め方が重要です。

会議が始まりから終わりまでのプロセスにおいて、ファシリテーションが意識するべきポイントを紹介します。

会議の出発点と到達点を明確にする

話し合いを始める前に、会議の出発点と到達点を明確にするようにしましょう。

最終的には、参加者の意見をまとめることが目的であり、結論を出さなければなりません。

まずは、会議のテーマを全員で共有し、何について話し合うのかを参加者に伝える必要があります。

参加者がどのような結論に至るのかをイメージしやすくし、会議の目的を達成しましょう。

タイムキーピング

時間が限られているなかで、タイムキーピングの役割も重要です。

参加者の話しすぎによって、会議の時間が延長しないように時間管理を行います。

タイムキーピングでは、あらかじめ参加者1人あたりの発言時間や、議論の時間、最終的なまとめの時間など、プロセスごとに時間を設定します。

参加者にも事前に伝えておくことで、まとまりのある発言を期待できます。

結論付けと合意形成

会議の最後に、議論した内容をまとめる必要があります。

参加者からの意見や話し合いをもとに、結論付けを行うのがファシリテーターの役目です。

また、今後の行動に関して、どの人物が、いつ、何をするのかといった合意事項を明確にします。

議論で決まらなかったことについても、未決定事項を明らかにし、次回の会議における論点として記録しましょう。

ファシリテーションはコミュニケーションスキルが重要

ファシリテーションは、会議の生産性を高めたり、結論をまとめたりする役割があります。

参加者と適切にコミュニケーションを取りながら、会議を有意義なものとしましょう。

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参加者同士のコミュニケーションを活性化させるほか、ファシリテーターとの円滑な意思疎通を図れます。

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