窓口業務に向いている人の特徴と窓口業務に役立つスキル

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業務効率化
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窓口業務に向いている人の特徴と窓口業務に役立つスキル

目次

窓口業務は企業の顔ともいえるので、お客様に接する社員の態度や言葉遣いがそのまま企業の印象を決めます。

お客様が求められていることを正確にキャッチして、適切な接客や応対が求められる難しい業務です。

窓口業務に向いている人はどのような人で、窓口業務をする上でどのようなスキルが必要になるのでしょうか。

窓口業務に向いている人の特徴とあ窓口業務に役立つスキルについて解説します。

窓口業務に向いている人:人と接するのが得意

年齢や性別を問わず、誰とでも仲良く接するのが得意な人は窓口業務に向いているでしょう。

人と接するのが得意だからといって窓口業務がうまく出来るとは限りませんか、人と接する機会が必然的に多くなる窓口業務において、「人と交流するのが好き」、「人が喜んでくれることにやりがいを感じる」という人は、窓口業務に向いていると考えられます。

業務とはいえ、前向きに人と接することができる、人と接するのに抵抗がない方は窓口業務に向いている素質があるといえるのではないでしょうか。

窓口業務に向いている人:礼儀正しい人

礼儀正しい人は、言動や身だしなみがきちんとしているため、お客様から好印象を持たれやすい人です。

とくに言葉遣いが丁寧な人は、相手に対しとてもいい印象を与えるため、電話口でも礼儀正しさが伝わるでしょう。

一方、表情や態度、言葉遣い、身だしなみの印象が悪いと企業全体のイメージを下げてしまいかねません。

企業の顔としてお客様に不快な印象を与えないよう気をつける必要があります。

また、周りに気遣いができるのも礼儀正しい人の特徴です。

「喜んでもらえる行動しよう」「気持ちよく過ごしてもらおう」など、相手の立場に立って考えられる人は窓口業務に向いています。

窓口業務に向いている人:臨機応変に対応できる人

どんな場面でも冷静に判断し、臨機応変に対応できる人は窓口業務に向いています。

日々さまざまなお客様と接していると、ときには予想もしていないトラブルに見舞われたり、クレームが発生してしまうケースもあるでしょう。

予想外の状況になったときは、慌てずにお客様が今どのような状況なのか冷静に見極めて、その場に適した対応力が求められます。

窓口業務は、けっしてマニュアルどおりの対応だけが求められるのでなく、どのようなお客様に対しても柔軟に対応する力が必要です。

窓口業務に向いている人:気配りができる人

お客様が求めていることを瞬時に察し、うまく物事が前に進められるよう気配りができる人です。

気配りとは、お客様のちょっとした表情やしぐさの変化から本音を読み取り、お客様が求めていることを先回りして対応することをいいます。

そのため「困っていることはないか」「つまずきやすいところはないか」と常に意識をしながら、相手の心の動きを機敏に感じ取れる人は窓口業務は向いています。

窓口業務に向いている人:忍耐力がある人

日々いろいろなお客様と接していると、ときにはお客様からのクレームにも辛抱強く対応しなければなりません。

また、クレーム対応の良し悪しはそのまま企業の評判に直結する重要な業務ですが、窓口業務の方が矢面に立つ機会が多い場合もあります。

自分が把握していないことや自分が原因でないことに対してもクレームを言われてしまう場合があるため、窓口業務には心身ともにタフで忍耐力のある人が求められます。

窓口業務に向いている人の特徴:笑顔をキープできる人

自然な笑顔をキープできる人です。

お客様を笑顔で迎えられる人は、第一印象で悪く思われることはありません。

笑顔はお客様に安心感を与えて、話しやすい雰囲気を作ることができます。また緊張しているお客様の心をほぐす効果もあります。

窓口業務では、笑顔は大きな武器になります。お客様との良好な関係を築く上でも笑顔は大切です。気持ちのいい笑顔をキープできる人は職場で重宝されること間違いありません。

窓口業務に向いている人の特徴:丁寧な言葉遣いができる人

丁寧で正しい言葉遣いができるのも重要です。

正しい敬語が使えれば、相手に対して丁寧な印象を与えられるだけでなく、話し手側の品位を保つことができます。

正しい言葉の使い方はそう簡単に身に付くものではありません。

日頃から正しい敬語を意識し丁寧な言葉を紡いでいくことが大切です。

一方で、どんなに正しい言葉遣いでも上辺だけの会話ではお客様の心に響きませんので、言葉遣いはもちろん親身に対応できるようにすることも求められます。

  

窓口業務に役立つスキル

窓口業務にはどのようなスキルがあれば活躍できるのでしょうか。

窓口業務に役立つスキルについて見ていきましょう。 

コミュニケーションスキル

他者と間でスムーズに意思疎通が図れるスキルです。

ただ一方的にお客様へ情報を伝えるのでなく、お客様からの情報をしっかり受け取れることが重要です。

お客様と信頼関係を築くためには、双方向のコミュニケーションスキルが必要不可欠だからです。

また、職場内のコミュニケーションが効果的におこなえていれば、スタッフ同士情報やスキルを共有することができ、窓口業務も円滑に進めることができます。

相手に寄り添って考えられるスキル

お客様の気持ちを理解し寄り添って考えられるスキルも重要です。

相手の気持ちに寄り添える人は、相手の立場に立って心の距離を近づけることができるため、相手のちょっとした変化にも気づくことができます。

相手の気持ちを理解できるようになると、お客様に合わせた適切な応対ができるようになります。

「私のことを理解してくれている」という安心感が信頼感となりよい印象を与えることやリピーターの獲得につながっていきます。

柔軟に対応できるスキル

柔軟性のある人は、変化への対応も早くなります。何か問題に直面したときも、これまでとは違う視点から物事が考えられるため、今までにないやり方で問題を解決することができます。

また、周りからの意見を取り入れて前向きに動けるのも柔軟性がある人の特徴です。

逆に柔軟性がない人は、これまでの習慣や規則にとらわれ物事を型にはめて考えてしまう傾向があるため、世の中の変化に対応していくことが難しくなります。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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