情報収集の目的と情報収集を効率化するコツ

業務効率化
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目次

仕事をおこなう上で情報収集は欠かせないものとなっています。

インターネットの普及により情報があふれるなかで、情報収集の目的を理解していないと、情報収集に時間をかけすぎたり間違った情報を収集してしまうこともあるかもしれません。

情報収集の目的を正しく理解し、効率的な情報収集を心がけましょう。

情報収集の目的とは?

情報収集の目的は大きくわけると、主に以下の3つになります。

  • 知識・アイデアを増やすこと
  • 業務効率を上げること
  • コミュニケーションの質を高めること

情報収集の目的について具体的に見ていきましょう。

 

知識・アイデアを増やすこと

 

情報収集の目的のひとつ目は、自分の知識やアイデアを増やすことです。

仕事をする上で、仕事に関する知識は欠かすことができませんし、企画などを考えるためにはアイデアも必要です。

情報収集をおこなうことで仕事に関する知識やアイデアを増やし、仕事に役立てることができます。

 

業務効率を上げること

情報収集の目的のふたつ目は、業務効率を上げることです。

仕事に必要な情報が手元にあれば、その分仕事の進みは早くなります。

現代にはたくさんの情報があふれているので、情報収集で必要な情報を上手く取捨選択できるかどうかが仕事の効率に大きく関わります。

つまり、情報収集を効率的におこなうことは業務効率を上げることにつながるのです。

 

コミュニケーションの質を高めること

 

情報収集の3つ目の目的は、コミュニケーションの質を高めることです。

コミュニケーションを活性化するためには、多くの話題をもっていることが必要な要素になります。

情報収集をおこなうことで、さまざまな話題を得ることができ、コミュニケーションの質を高める効果が期待できます。

情報収集は効率的におこなうことが重要

情報収集をいかに効率的におこなうかも重要です。

膨大な情報があふれている現代では、効率的な情報収集を意識しないと情報収集に時間がかかりすぎてしまうことがあります。

情報収集は、知識を蓄えたり、業務効率やコミュニケーションの質を高めたりするための手段に過ぎないので、情報収集自体に時間がかかるのは本末転倒です。

情報収集に時間をかけず、膨大な量の情報から必要なものを正しく選ぶには、効率的な情報収集の方法を知っておくことが大切です。

情報収集を効率化するコツ:目的から逆算する

情報収集を効率的におこなうコツの1つ目は、目的から逆算して情報収集をおこなうということです。

例えば、商談で必要な資料を作成するための情報収集では、商談のゴールから逆算すると、商談のゴールを達成するために必要な情報をある程度絞った上で情報収集をおこなうことができます。

目的が明確に定まれば必然的に情報収集すべき項目が分かるため、やみくもに情報収集をおこなうよりも効率的です。

情報収集を効率化するコツ:信頼できる情報源を選ぶ

情報収集を効率化するためには、信頼できる情報源を選ぶことも大切です。

仮に収集した情報が間違っていた場合、情報収集の時間や手間が無駄になるだけでなく、取引先や顧客からの信頼を失うことにもつながってしまいます。

信頼できる情報源かどうかを確認するには、情報の発信元・発信日・情報の正確性を担保する引用の有無などをチェックするといいでしょう。

特にインターネットの情報は玉石混交です。

誤った情報をもちいないように、情報の信頼性には細心の注意を払う必要があります。

情報収集を効率化するコツ:必要な情報に合わせてツールを使い分ける

情報収集を効率化するためには、必要な情報に合わせて情報収集のツールを使い分けることも必要です。

具体的な情報収集のツールとしては、インターネット・SNS・テレビ・本・新聞・ラジオ・他者とのコミュニケーションなどがありますが、発信する情報の性質はそれぞれ異なります。

例えば、インターネットは情報の量が圧倒的に多いです。

テレビは影響力が大きいですし、SNSや新聞は情報の鮮度が高いのが特徴です。

また、他者とのコミュニケーションでは、ほかのツールでは得られないような専門性の高い情報が得られるなど、質の高い情報を得られるでしょう。

必要な情報の性質を考えて情報収集のツールを使い分けることで、情報収集の目的に応じた情報を効率的に収集することができます。

情報収集を効率化するコツ:情報収集を自動化する

情報収集を自動化することで、情報収集を効率化することも可能です。

情報収集を自動化するツールとしては、ニュースアプリやRSSリーダーが挙げられます。

ニュースアプリでは、カスタマイズすることで自分が必要な情報や興味のある情報を届けてくれます。

登録したWebサイトの更新情報を知らせてくれるRSSリーダーを活用すれば、わざわざアクセスすることなく自分に必要な情報が集まってきます。

仕事の関係でいつもチェックするニュースやWebサイトがあるという方は、情報収集を自動化する仕組みを作ることをおすすめします。

情報収集を効率化するコツ:音声を使った情報収集を活用する

情報収集を効率化するためには、音声を使った情報収集を活用するのもひとつの手です。

ラジオや動画などを使った情報収集は、移動時間や日々のスキマ時間を情報収集の時間とできるのでおすすめです。

特に車での移動が多いという方は、音声を使った情報収集をおこなうことで移動時間を有効活用できます。

情報収集を効率化するコツ:情報収集とあわせてアウトプットもおこなう

情報収集を効率化するためには、情報収集とあわせてアウトプットをおこなうことも大切です。

情報収集はインプットの段階ですが、インプットだけでは収集した情報を自分のものにできているとはいえません。

コミュニケーションや資料作りなどで、インプットした情報を活用することで自分の知識として定着します。

逆を言えば、アウトプットをともなわない情報収集は、ただ情報を集めているだけで情報を活用できていることにはならないのです。

収集した情報をさまざまな場面で活かせるように、情報収集とあわせてアウトプットをおこない、自分の知識として定着させることが大切です。

情報収集を効率化して仕事の効率をアップさせよう

情報があふれる現代社会では、効率的な情報収集が仕事の効率化やコミュニケーションの質を高めることにつながります。

情報収集を効率化するために、以下のコツを覚えておきましょう。

  • 目的から逆算する
  • 信頼できる情報源を選ぶ
  • 必要な情報に合わせてツールを使い分ける
  • 情報収集を自動化する
  • 音声を使った情報収集を活用する
  • 情報収集とあわせてアウトプットもおこなう

情報収集を効率化するツールとしておすすめなのが、ビジネスチャットの「Chatwork」です。

Chatworkは、リアルな会話のようなコミュニケーションができるため、コミュニケーションによる質の高い情報を得ることに役立ちます。

また、収集した情報をアウトプットするためのコミュニケーションツールとしてもおすすめです。

情報収集の効率化を実現するツールとして、Chatworkの活用をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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