会議のための会議をなくす必要性は?会議のための会議が起きる原因と対策

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会議のための会議とは、本来の目的である会議を通した仕事の課題解消の意見交換がスムーズに出せず、無駄や非効率が多い状態を指します。

本業の仕事にかける時間を使って取り組む会議を有意義なものにするためにも、効率化できる工夫を取り入れて実施することが重要です。

どのような原因があると、会議のための会議が生まれてしまうのでしょうか。

職場の作業効率化や利益につなげるためにも、会議のための会議をなくす対策を解説します。

会議のための会議とは

会議のための会議では、本来の目的である話し合ではなく会議を開くこと事態が目的になっている状態や、ある会議に向けた予行演習を兼ねた不必要な会議が常態化していることを指すこともあります。

会議の本来の目的は、事業の活性化につながるアイデアや企画を出し合うこと、業務体制の見直しや改善など、社内の課題改善や利益アップにつながる対策を話し合う場です。

仕事の作業効率化や利益が生み出せる意見交換ができる会議につなげるためにも、本来の目的どおりに会議が開催できるように調整して、会議のための会議を改善する必要性があります。

会議のための会議をなくす必要性

職場全体の流れをスムーズに進めるためにも、会議の時間を有効活用して有益な話し合いの場にする必要があります。

会議のための会議をなくす必要性を見ていきましょう。

職場の作業効率化や生産性をあげるため

会議の場では、仕事に関する情報共有やスムーズな意思決定を進めるために作業効率化の意図で実施される側面があります。

会議のための会議が放置されてしまうと、本来の開催目的を忘れてしまいがちになるため、話し合いでテーマの結論が出せないまま、無駄に時間がすぎてしまい再度開催しなければいけない二度手間が発生する問題が出てくるのです。

会議のための会議をなくす必要性には、職場の作業が効率化できるように会議の時間内にしっかり話し合って本来の目的を達成しながら、業務の生産性をあげるための会議にすることが求められます。

残業時間の削減につなげるため

会議のための会議の問題点には、時間内に会議が終わらずに予定が押してしまい、ほかの仕事に影響が出て残業が増えてしまう懸念があげられます。

全員で集まって効率よくコミュニケーションを取りながら、意思決定を進める会議の場が非効率になってしまい、会議の開催自体が社員にとってストレスになるなど、心理的な負担につながる悪循環を招くでしょう。

本業の業務を圧迫する会議にせず、残業時間を減らすようにするためにも、会議のための会議をなくす必要性があります。

仕事の課題解消を会議の目的にするため

会議を開催する理由には、職場の業務体制を見直して作業工程を省いたり、仕事のミスやトラブルが起きる原因を模索したりするなど、仕事の課題について意見を出し合い改善に取り組む目的があげられます。

会議のための会議が常態化してしまうと、参加者全員が発言しないまま一部の意見のみが採用されるなど、社員が会議本来の目的を忘れてしまい、会議にただ参加しているだけの状態につながる弊害を抱えるのです。

会議のための会議をなくすことは、社員全員が問題意識をもって課題解消につなげられるように進めていき、会議の時間を使って真剣に意見交換に取り組む場にする意味でも必要になります。

会議のための会議が起きる原因

事前の準備や参加者の選別不足など、会議の進行を止めやすい要因があると全体の流れに影響が出やすくなります。

会議のための会議が起きる原因を見ていきましょう。

何かと会議を開く状態になっている

会議のための会議が起きやすい状態として、会議を開くまでもないことや誰かの一存で会議が開催されてしまう状態になっていることがあげられます。

何かと会議が多い、大した内容がない場合でも会議が開かれてしまうという状態は、会議が増えてしまうことだけでなく、意味のない会議のための会議が開かれやすいといえるでしょう。

この場合、会議のための会議の改善以前に会議そのものの在り方や進め方を見直す必要があるでしょう。

テーマや目的が明確でない

会議では事前にどのような内容を取り扱って話し合うのか、社員全員が認識しきれていないと、会議の時間を無駄にする原因につながります。

事前に資料を配布している場合でも、あらためて会議のテーマや実施の目的を進行役が説明しておくと、時間を有効活用して参加者全員が意見交換の場に参加しやすくなるでしょう。

会議のための会議が起きる原因には、会議で話し合う内容のテーマを始め、どのような目的で結論をまとめていきたいのかが明確でない可能性があげられます。

時間内に終わらず効率化できていない

会議はあくまで本業の仕事を効率化して結果を出すために実施するため、会議の終了時間を押して開催すると、仕事の時間が増えて本末転倒につながりかねません。

参加者全員と進行役が時間配分を意識しながら、最大限に意見を出し合う意識をもって取り組む必要があるのです。

仕事全体の進行を考えながら会議に取り組めないときは、開催時間から終了時間までの調整がうまくいかず非効率なってしまい、会議のための会議が起きる原因につながります。

参加者が選別できていない

会議の参加者は話し合いのテーマや目的に合わせて最小限の人数に絞らないと、時間の圧迫や有益な意見交換が出せない原因につながります。

会議の開催前に必要な参加者かどうかを再検討し、無駄だと感じられる場合は思い切って会議に含めない決断も重要です。

会議のための会議が起きる原因には、参加者を選びきれないまま必要のない人を含めてしまうことがあげられます。

事前の準備不足がある

会議の当日までに資料の配布や機材の準備、会議場所の予約などがスムーズに準備できていないと、開始時間の直前に慌てる原因につながります。

進行の段取りが崩れてしまい会議時間が押されたり、資料の準備不足で会議の時間内に本題の結論が出せなかったりするなど、本来の目的を果たせないまま終了時間になるのです。

会議がうまく進められるかは事前の準備にかかっているため、会議に必要な機材や資料などの準備が整っていないと、会議のための会議が起きる原因につながります。

会議のための会議をなくす取り組みと対策

会議をスムーズに進行させるには、事前の準備やコミュニケーションを活性化させて仲介役が時間配分を調整することが重要です。

会議のための会議をなくす取り組みと対策を見ていきましょう。

会議ではない手段を利用する

何かと会議が開催され、会議のための会議も生まれやすい状態であれば、会議以外に意見交換やコミュニケーションを取れるような工夫が必要でしょう。

わざわざ会議を開かなくとも、軽い会話や打ち合わせで済むこともありますし、テキストコミュニケーションで済む場合もあるでしょう。

会議のための会議を減らすためには会議そのものを減らす取り組みも効果的です。

時間内に終われるように進行役が調整する

会議の時間調整について鍵を握る進行役は、会議の場や状況を見極めながら参加者の意見をまとめて結論が出せるように声かけを実践していきます。

たとえば、意見の回数が少ない参加者に対して声をかけて発言をうながしたり、テーマから話がそれたときは話題を調整したりするなど、現場の雰囲気をつくる役目を担う場合もあるでしょう。

開始時間から終了時間を意識して時間内に話し合いが終わるように、進行役が時間調整を進めながら、会議のための会議をなくす役割を担う対策を取り入れてみてください。

テーマや目的を明確化して結論を出す

参加者全員が会議で話し合うテーマや目的を認識するためにも、会議の冒頭であらためて概要を共有しておくと有意義な結論が出しやすくなります。

漠然としたまま会議を進めずに済むため、ひとつのテーマから思いつく内容を掘り下げながら、参加者同士で仕事の作業効率化や新しい取り組みにつながるアイデアを出し合えるのです。

会議のための会議をなくす対策として、集中して時間内に意見交換が進むようにテーマと目的を参加者にしっかりと伝えてから意見をまとめていきましょう。

必要な参加者のみを選別する

会議を無駄な時間にしないためにも、参加する社員は最小限にして必要だと感じられる参加者のみを含めましょう。

大人数よりも少人数のほうが意見がまとまりやすいだけでなく、参加しない社員は本来の業務に時間が当てられて作業に集中しやすい環境が整います。

また、参加していない社員に対しては会議の決定事項をあとから共有しておくと、効率的な情報共有につながって無駄がなくなるでしょう。

会議のための会議をなくすためにも、会議に参加する社員を最小限に選別する取り組みが会議の時短や効率化につながります。

資料は事前準備して配布しておく

会議の話し合いにかかる時間を圧迫しないためにも、資料を早めに作成して配布すると当日までに目を通す時間のゆとりが生まれます。

会議の準備担当者にとっても、当日に慌てて印刷する手間が省きやすいメリットがあるでしょう。

資料は読み進めやすいように簡潔に作成して事前に配布しておき、当日の会議では資料の補足情報を口頭で共有すると、会議のための会議をなくす取り組みにできます。

会議のための会議の削減にChatwork

職場の作業効率化や生産性アップ、残業時間の削減や仕事の課題解消のためにも、会議の無駄や非効率な状態をなくす必要姓があるでしょう。

会議が効率的に進まない原因には、話し合うテーマや目的が明確でないことや時間内に終わらないこと、参加者の選別不足や事前の準備不足があげられます。

会議のための会議をなくす取り組みと対策では、進行役が時間を調整して話し合うテーマや目的を明確化しながら、参加者の選別や資料の配布など、事前の準備を欠かさない工夫が重要です。

会議の効率化には、ビジネスチャット「Chatwork」で資料の共有や会議の参加者に日時を共有する方法があげられます。

業務連絡全般の流れがスムーズに進められるチャットの機能を活用しながら、会議のための会議を削減する方法にChatworkの導入をご検討ください。

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「会議」は、組織で意思決定や情報共有するための手法として非常に重要です。しかし、会議自体に「ムダ」が多いと、会議に出席することに日々追われ、本来の業務時間を圧迫することになりかねません。

会議のムダは、会議の前、会議中、会議終了後のコミュニケーションを活性化することで削減できる可能性があります。

本資料では、会議を効率化するためのツールの使い方など、具体的なテクニックをお伝えします。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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