会議はいらない?いらない会議の特徴と会議はいらないという状態への対策

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会議がいらないと考えられる状態には、開催自体が目的になってしまい、話し合いから課題解消につなげられないような無駄な会議になっている場合があります。

本来の会議の目的である意見交換や意思決定ができず、時間内に結論が出さないのであれば、時間の無駄と感じられ、会議はいらないと考えてしまうでしょう。

いらない会議の特徴と会議がいらない状態の対策を考えていきましょう。

会議はいらないのか?

会議は本来の目的を忘れずに有効活用ができれば、時間を無駄にせず有意義な取り組みにつながります。

また、適切な会議は職場のコミュニケーション活性化につながり、仕事の課題を解消できる場としても効果的です。

多くの企業にとって仕事の意見交換ができる会議は、仕事の進め方やアイデア出しを始め、社内の課題解消の話し合いなど、社員同士で情報共有ができる場として活用されています。

会議がいらないかどうかは、無駄な会議が多いかどうかで決まる面が大きいため、あらためて社内の状況を見直すことが大切です。

つまり、会議自体がいらないのではなく、いらない会議や無駄な会議をしてしまっていることが問題ということです。

不要な会議や無駄な会議しかないのであれば、会議はいらないということはいえるでしょう。

会議がいらないのではなく無駄な会議がいらない

会議は仕事の効率化やアイデアを出す機会につながります。

しかし、無駄な会議を続けてしまうと会議を開催する意味がなくなってしまうため注意が必要です。

無駄な会議がいらないと考えられる理由を見ていきましょう。

本業の作業時間が圧迫される

会議は本来、仕事の作業を効率化するために話し合いが実施されます。

しかし、会議の開催自体が目的になってしまうと、時間内に結論がまとまらず、終了時間がすぎてしまう可能性が高くなります。

また、話し合いの時間が押した分、本業の作業に取りかかる時間が圧迫されて負担がかかることになるので、会議がいらないと感じられてしまう原因になるでしょう。

残業が増える可能性が高まる

会議の回数が無駄に多く、事前準備や会議そのものによって作業を中断する機会が増えた結果、残業時間が増える恐れがあります。

無駄を感じる会議の時間が増えることで負担が増え、集中して仕事を終わらせることも難しくなり、悪循環を招く可能性があるでしょう。

無駄な会議があるというだけで、必然的に業務時間は削られるので残業が増えてしまうリスクが高まっていると考えることができます。

本来の目的である課題解消につながらない

会議の場で意見交換から結論が導き出せないと、仕事の課題解消が難しくなります。

たとえば、会議の参加者が選別できていないときは全員から意見が聞き取れず、発言者に偏りが出てしまう可能性が考えられるでしょう。

課題解消につながらないまま会議を開催する状態では、本来の目的が達成できないので、無駄な会議になりやすいでしょう。

また、会議をすることに目的がない、目的を達成できないのであれば、その会議はいらないといっても差し支えないかもしれません。

いらない会議と考えられる特徴や例

効率よく話し合いが進められないときは、会議の時間が無駄になる状態につながります。

いらない会議と考えられる特徴や例を見ていきましょう。

会議の時間が長すぎる

会議の話し合いに使う時間は、あくまで本業の仕事が差し支えない範囲で開催することが重要です。

開催時間が長すぎたり、延長する機会が多かったりすると、参加者が疲れてしまい効率化よく話し合いを進められません。

いらない会議だと考えられるときには、会議の時間が長すぎて時間内に話し合いが終わらない特徴があげられます。

テーマに関係のない参加者が多い

会議の人数は最低限にしないと、話し合うテーマに関係のない社員が参加する状態につながります。

会議の内容に関係のない社員が多いと、有意義な話し合いが進められず、仕事の時間を無駄にしてしまう可能性もあるでしょう。

話し合いの参加者が選別できていないと無駄な会議になりやすく、いらない会議と考えられてしまいやすいでしょう。

会議の話題がそれて結論が決まらない

無駄な会議の例には、本来の会議で話し合いたいテーマの内容が掘り下げられていない状況があげられます。

仲介や進行役がいないと起こりやすくなり、仕事の意見交換の場につながらず、結論が決まらないまま終了時間を迎える可能性が高まるのです。

いらない会議と考えられる例には、会議のテーマから話題がそれてしまい、時間内に結論が決まらないときがあげられます。

会議の準備不足

会議の当日までに資料作成や会議室の予約などの準備を進めておかないと、効率よく会議が開催できなくなります。

たとえば、資料作成が遅れてしまうと直前に慌てて準備する負担がかかるなど、話し合いの時間が押される原因につながるのです。

会議の準備不足で効果的な会議がおこなえないのであれば、いらない会議と感じられてしまうでしょう。

会議がいらない状態にならないための対策

当日の進行をスムーズするためにも、事前準備や工夫を取り入れて効率よく話し合う環境を整えることが重要です。

会議がいらない状態を避けるための対策を見ていきましょう。

冒頭でテーマと目的を参加者に共有する

話し合いがスムーズに進められるように、開始時に会議のテーマと目的をあらためて伝えましょう。

どのような話題で結論に導くべきなのか理解できれば、参加者が集中して話し合いができて、脱線せずに意見交換が進められます。

会議がいらない状態を避ける対策には、最初に会議のテーマと目的を共有しておき、結論を出すための意識を高めることがポイントです。

会議の進行・調整役を設けて時間を調整する

会議を時間内に終わらせるには、仲介になる進行や調整役をつくる方法がおすすめです。

会議の時間や場を調整してくれる存在がいることで、コミュニケーションが活性化できて全員の意見を引き出せるでしょう。

進行や調整役がいると、時間内に有意義な話し合いが進められて、会議がいらない状態にならないための対策につながります。

資料は簡潔にまとめて事前に準備する

会議の本番をスムーズに進行させるには、事前の準備を整えておくことが大切です。

たとえば、当日でなく事前に資料を配布しておけば、本題の理解が進んで質問が進めやすくなるメリットがあるでしょう。

参加者が資料を読み取る時間を減らすためにも、事前の配布と内容を簡潔にまとめておくと、会議がいらない状態にならないための対策につながります。

参加者を限定して開催する

会議の参加者が多く、話し合いがまとまらない状態を避けるためにも、参加者を限定して開催しましょう。

ほかの社員にはあとから結論を情報共有する形で伝えておくと、参加していない場合も流れを把握できます。

会議がいらない状態にならないための対策には、事前に参加者を選別して最小限の人数で開催する方法をご検討ください。

会議自体をなくす取り組みも検討してみる

会議の開催自体が目的になっている場合も多いため、思い切って会議をなくす方向性も検討してみましょう。

無駄な会議を洗い出して回数を減らしたり、簡易の会議スペースで話し合いを進めて時短したりするなど、負担が減らせるように工夫します。

会議がいらない状態にならないための対策には、無駄な会議を実施していないか検討して、会議自体をなくす方法を検討することも大切です。

いらない会議の削減にChatwork

いらない会議の例には、会議の時間が長すぎることやテーマに関係のない参加者が多いこと、会議の話題がそれて結論が決まらない特徴があげられます。

会議がいらない状態の対策には、冒頭でテーマと目的を参加者に共有しながら、会議の進行・調整役を設けて時間内に終わらせる工夫が重要です。

また、資料は簡潔にまとめて事前に準備を進めておき、参加者を限定して開催すると効率よく話し合いが進められるでしょう。

会議がいらない状態にしない対策には、ビジネスチャット「Chatwork」を活用する方法もあります。

会議で話し合った内容をスムーズ共有できるだけでなく、事前にデータで資料配布や開催日時を調整するときに役立つでしょう。

Chatworkで議論が活発におこなえるようになれば、会議を開催する回数も減らすことができます。

仕事全体の流れや会議に関わる情報共有を効率化させたいときは、Chatworkをご活用ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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