タスク整理の方法とは？仕事の効率化につながるタスク整理方法

タスク整理とは、単純に今あるタスクを並べ替え、優先順位を決めて管理するのではありません。

タスクの作業の中身を細分化して取捨選択したり、明確で具体的なルールの中で優先順位を考えたりして、タスクの全体像を理解し適切に管理をしていくことが、タスク整理の目標です。

タスク整理をおこなわないままで仕事に着手すると、いま本当にすべき業務が明確になづらい可能性が高くなりがちです。

「目の前の仕事は終わったけど本当にやるべき仕事が終わっていない」「タスクの期限が過ぎてしまった」など、業務に支障をきたす可能性も十分に考えられるでしょう。

生産性があがり効率的に仕事ができるようになる、タスク整理の方法を考えていきましょう。

タスク整理をするだけで仕事が効率化する？

タスクを整理せずに管理していると、自分でやらなくてもよいはずの業務に圧迫されたり、正しい優先順位がつけられずに仕事を効率的に進められなくなる可能性があります。

タスク整理をすることにより、実は不必要な業務を可視化することができ、仕事の効率化へ直結します。

さらに、業務の取捨選択をしたうえで明確な優先順位をつけることができるので、本当に必要な業務に集中しやすくなります。

結果として、タスク整理をするだけで仕事の効率化につながりやすいと言えるでしょう。

上手にタスク整理をするための考え方

仕事の効率化につながる上手なタスク整理をするためには、タスクを整理するということ自体についての理解を深めることが大切です。

上手なタスク整理の方法につなげるための考え方のポイントを、考えていきましょう。

　

タスク整理する目的を明確にする

タスク整理をすることは、仕事の効率化につながる可能性が高まります。

さらに一歩進んで、仕事を効率化することによって自分がどうなりたいのかという目的が明確にしていくことが大切です。

タスク整理をした結果どう変わったかという事実を実感しやすく、仕事のモチベーションへとつながりやすくなります。

など、タスク整理で仕事を効率化する先にある目的を明確にし、タスク整理することを有意義に仕事へとつなげられるようにしていきましょう。

　

整理とは厳選と優先順位をつけること

タスクを整理することの大きな意味は、今あるタスクをそのまま並べ替えるのではなく、業務を細分化して厳選したうえで優先順位をつけることです。

タスクの中身も細分化して厳選することは、自分にとって不必要な業務に時間を割かないような工夫ができるようになる可能性が高まります。

明確に優先順位を決めることで、「思い出した仕事をする」「頼まれた仕事からする」というような、行き当たりばったりで非効率的な仕事の仕方から抜け出しやすくなります。

細分化してタスクの中身を可視化し、必要な業務を厳選し優先順位をつけることで、タスク整理が仕事の効率化に有効的な働きかけになると言えるでしょう。

　

タスク整理する時間をしっかり設ける

タスク整理することに時間をかけるくらいなら、その分の時間で業務を進めたいと感じるかもしれません。

タスク整理は、いま本当にすべきタスクを見える化させることに最大限のパワーを発揮します。

タスク整理する時間がもったいないと思いタスク整理に時間をかけないと、いまやるべきことに迷いが出てしまい、不必要に業務に時間がかかる結果になる可能性が高いです。

タスク整理をすることでタスクの全体像を把握し、正しい優先順位をつけられることは、仕事の効率化につながりやすいと言えるでしょう。

仕事の効率化に効果的なタスク整理の方法

仕事の効率化に効果を発揮する、タスク整理の具体的な方法について、考えていきましょう。

　

タスク整理は段階を踏んでおこなう

タスク整理は、段階を踏んでおこなうべき項目をこなすことで着実に進めていくことができます。

全体像把握	いまあるタスクを全部書き出す
細分化	ひとつひとつのタスクの作業の中身を全部書き出す
可視化	必要なもの、やらなくてもいいものにわける
厳選	やらなくていいものを捨てる、やるべきことだけを残す
優先順位	いまやるべきタスクが見えてくる

【厳選】の段階のやらなくていいものの中には、「自分でやらずに人にお願いできるもの」も含むため、他者にお願いする作業も【優先順位】の段階で必要になってきます。

仕事の効率化に有効的で適切なタスク整理をするためにも、順を追ってタスク整理をおこなうようにしていきましょう。

　

優先順位を決める方法

優先順位を決めるというと、早く遂行しなければいけないことと、後で着手してもいいものの二択でわけるのかと思いがちではないでしょうか。

タスクを整理する方法として有効的なのは、優先順位の定義をより厳密に定めるということです。

優先順位の定義を決めるときには、以下の4つの項目で振り分けます。〔※1〕

振り分けのなかに重要と緊急という言葉が出てきましたが、重要や緊急の内容については各個人や事業の業務内容によって異なってきます。

緊急については、何日・何時間以内に終わらせなければならないものを「緊急とする」という、細かい数字まで決めます。

重要ということの定義は、自分でなければダメなのか・誰かに影響や迷惑がかかるものか・目標に直結するものか・評判に関わるものかというようにすると、位置付けがしやすいです。

タスクを整理する方法として有効な重要と緊急について再定義して、優先順位をより厳密につけられるようにしてみましょう。

　

日数単位・時間単位でタスクを整理

タスク整理をするときには、優先順位までつけ終わったタスクを、月間、週間、日数単位・時間単位で整理します。

月→週→日（いちにち）というように大きくタスクを設定し、その後は日（いちにち）の中でおこなうタスクの順番を時間ごとに細かく予定を立てます。

この整理の方法を取り入れることで、やるべき内容が明確になり、今おこなうべきタスクに迷うことなく効率的に仕事を進められる可能性が高まるでしょう。

　

マルチタスクをしない

マルチタスクがすべて悪いわけではありませんが、タスク整理が必要だと感じる状況の場合には、マルチタスクをしないほうが効率的に仕事を進められる可能性が高まるといえます。

マルチタスクをすることで結果すべてが中途半端になったり、注意力が分散し業務がやりきれなかったりする原因になりやすいと考えられるためです。

時間に対してひとつの業務を、確実に集中してこなすことを意識して、タスクを整理するようにしていきましょう。

　

いちにちの中で空白の時間を設ける

タスク整理をしたうえで業務を進めていても、予定どおりに進まずに時間が押してしまうこともあるかと思います。

いちにちの中でタスクをなにも設定していない「空白の時間」を設けることで、業務が予定どおりに進まなかったときにも慌てる必要がなくなります。

タスク整理の方法を試したうえで、この空白の時間を毎回のように使う状況になる場合には、ひとつのタスクに対する時間配分の見直しを考えてもよいかもしれません。

業務を落ち着いて進めるためにも、現状のタスク整理をした結果把握をするためにも、空白の時間を作ることは有効的だと言えるでしょう。

チームでも個人でも効率的にタスク整理をする方法

タスクを整理するということは、今あるタスクを並べ替えるだけでなく、タスクの細分化で本当に必要な業務を可視化し、明確な優先順位をつけていくことが大切だとお伝えいたしました。

タスクの整理をし、今やるべきことが具体的に把握できたら、タスクの進行状況の管理が必要になるでしょう。

個人でタスクの管理をすることはもちろんですが、チームとして誰がどのような業務を進行していて完遂したのかという現状把握をすることは、効率的に仕事をしていくうえで大切であると言えるのではないでしょうか。

ビジネスチャットの「Chatwork」はタスク機能があり、担当者や細かい日時を決めてタスクを振り分けたり、完了したタスクもひと目でわかるようになっています。

自分だけのタスク管理専用のマイチャットグループをつくることもでき、月間などのタスクといちにちの時間ごとのタスクをChatworkひとつでわけて管理できるため、個人としての仕事の効率化にも力を発揮します。

また、Chatworkはチャット形式のスピーディーなやりとりが可能なため、タスク整理をする段階でほかの人とのやりとりが発生する場合にも、効率的で円滑なやりとりがしやすいと言えるでしょう。

タスク整理や、整理したタスクを効率的に管理していくときには、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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[※1]出典：スティーブン・R・コヴィー「7つの習慣」
※本記事は、2021年12月時点の情報をもとに作成しています。