会議のレジュメの書き方は?会議のレジュメの書き方で伝えるべき項目とポイント

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会議のレジュメの書き方は?会議のレジュメの書き方で伝えるべき項目とポイント

目次

会議のレジュメは、当日の進行をスムーズにするためにも重要な役割を果たします。

レジュメは会議の概要がまとめられた内容になるため、あらためて会議のテーマや目的を理解したいときに役立つでしょう。

ほかにも、進行役と参加者の両方にとって会議のレジュメの作成には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

時間内に効率よく話し合いを進めるためにも、会議のレジュメの書き方や伝えるべき項目とポイントを見ていきましょう。

会議のレジュメとは

会議で話し合う内容やスケジュールをまとめたものは、レジュメと呼ばれています。

会議の要約をレジュメにまとめておけば、当日の会議で流れを把握しやすくなり、会議の無駄を省けるメリットがあるでしょう。

レジュメに記載する内容は、基本的には下記のとおりです。

  • タイトル
  • 開催日時や場所
  • 会議の目的やテーマ
  • 会議内容の要約
  • 配布する資料

進行役や参加者が会議の内容をあらためて理解するためにも、レジュメがあると会議本番で役に立ちます。

会議にレジュメが必要な理由

会議を時間内に終わらせるためにも、参加者や進行役にレジュメを配布する方法がおすすめです。

どのような理由で会議にレジュメが必要なのかを見ていきましょう。

話し合いの方向性や目的を意識するため

会議の場では、事前に話し合うテーマを決めて結論を出す必要があります。

しかし、参加者が会議の内容や実施の目的を理解できていないと、アイデアや意見がまとまらずに有意義なやりとりができなくなるのです。

レジュメが必要な理由には、会議で参加者全員が話し合いの方向性を意識し、時間内に内容をまとめる意図があります。

進行役が話すときに役立つため

会議の要約をまとめたレジュメは、進行役が当日に全体の流れを確認するときに便利です。

レジュメがあると、開始から終了までどのくらいの時間があるのか、各項目でどのような内容を共有するのかなど、各スケジュールをイメージしやすくなるでしょう。

レジュメが会議に求められる理由には、進行役が役目を全うしやすくなり、段取りを組みやすくする意味でも重要です。

会議の無駄を省いて効率化させるため

会議の時間は仕事の貴重な時間を割いて実施されるため、本題から結論が出せるようにできる限りスムーズに進行させる必要があります。

たとえば、会議でいくつかの項目ごとにわけて共有するときは、各持ち時間をレジュメに記載しておきましょう。

予定時間を意識すると集中力が高まり、脳内で理論を組み立てながら話に耳を傾けられるメリットがあります。

会議にレジュメを活かす理由として、会議の無駄をなくして全体の効率化を図る意図があるでしょう。

会議を時間内に終わらせるため

だらだらと会議を続けてしまわないためにも、基本的には終了時間までに終わらせるように意識します。

長時間の会議は仕事の作業時間を圧迫する要因につながり、残業時間が増える懸念があるからです。

レジュメが求められる理由には、参加者の目的意識を高めながら、時間内に会議を終える意図があげられます。

会議のレジュメの書き方で伝える項目

レジュメを書くときに押さえておきたい基本的な項目をまとめています。

参加者にわかりやすく内容を伝えるためにも、項目を簡潔に記載してみてください。

タイトル・開催日時や場所

どの会議なのか一目でわかるように、話し合いのタイトルや開催日程と時間、場所を冒頭にまとめておきましょう。

レジュメの最初に「〇〇の企画について」のようなイメージでタイトルを記載します。

次に、西暦と日程、開催時間を記載し、社内の会議室がある階と部屋の場所をまとめましょう。

当日の会議内容や日時、会議の場所をあらためて確認するときに、レジュメの項目に書いておくと役立ちます。

実施する目的やテーマ

会議で重要になる話し合いのテーマを始め、実施の目的をまとめておくと親切です。

読む人がわかりやすいように簡単な書き方で構わないので、箇条書きなどで記載します。

会議のレジュメの書き方でうまく伝えるには、実施の目的や話し合うテーマが書かれた項目があると、参加者が会議についての目的意識を高める工夫につながります。

会議内容の要約

会議内容の要約を大まかな内容にわけて番号を振っておくと、参加者が概要を掴みやすくなります。

また、各項目があるときは、横に進行予定の時間を記載しておくと、進行役と参加者が終了時間を意識しながら会議に集中しやすくなるでしょう。

会議で話し合う内容や情報共有したい内容の要約は、レジュメの書くときに伝える項目として必要です。

当日に配布する資料

当日の会議をスムーズに進めるためにも、参加者に配布する資料をレジュメに記載しましょう。

準備期間があるときは、当日までに資料を印刷して参加者に配布しておく方法がおすすめです。

また、話す内容に説得力を持たせる意味でも、参考にした資料などを会議で配布する方法もあります。

会議のレジュメを書くときは、どのような資料があるのかをまとめた項目を記載すると親切です。

会議のレジュメを効果的に伝える書き方のポイント

基本的に読み手の負担を減らす工夫をレジュメの作成に取り入れることが大切です。

会議のレジュメを効果的に伝える書き方のポイントを見ていきましょう。

簡潔かつ具体的に内容をまとめる

レジュメは基本的に一枚の紙に収まる形で、シンプルに書くほうが読みやすくなります。

参加者に押さえておいてほしい内容をピックアップし、無駄のない形式でまとめましょう。

会議のレジュメで読み手に圧迫感を与えないためにも、簡潔かつ要点を絞った書き方が効果的に伝えるポイントになります。

箇条書きや数字でわかりやすく書く

レジュメに目を通したときに、項目ごとに箇条書きや数字が使われていると、内容が頭に入りやすくなります。

同じ分類になる項目は箇条書きでまとめながら、大まかな流れや項目がいくつかあるときは番号を振ってわかりやすく伝えましょう。

また、売り上げなどを伝えるときは数字でまとめると、参加者が内容をイメージするときの助けにつながります。

会議に使うレジュメの書き方のポイントとして、読み手に内容を届けやすくするためにも、箇条書きや数字を使って効果的に伝えましょう。

誤字脱字がないように確認する

会議の参加者が混乱しないためにも、レジュメの作成後は再度内容に誤りがないか二度見しましょう。

とくに数字や固有名詞などに誤字脱字や間違いがあると、内容によっては意図が伝わりづらくなったり、進行の妨げにつながったりするからです。

心配なときは別の社員に内容を確認してもらうと、見落としの心配がなくなります。

会議で使うレジュメの誤字脱字の確認は、正しい情報を伝えるためのポイントとして押さえておきましょう。

会議のレジュメを効果的に伝えるならChatwork

会議の要約をまとめたレジュメは、開催時間を無駄にせず、効率的に会議を進めるために必要です。

話し合いや情報共有の目的をあらためて意識するときに役立ちます。

レジュメにまとめる内容には、タイトル・開催日時や場所、実施する目的やテーマ、会議内容の要約と配布する資料の項目を取りあげました。

会議のレジュメの書き方として、簡潔かつ具体的に内容を記載し、箇条書きや数字でわかりやすくまとめながら、最後に誤字脱字や間違いがないかの確認がポイントです。

ビジネスチャット「Chatwork」では、業務で使うデータや資料をオンラインで便利に送受信できます。

会議のレジュメを共有するときにも便利なので、効果的かつ効率的に情報を伝えたいときには、Chatworkをご活用ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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