仕事を早く終わらせるには?仕事を早く終わらせる方法と必要性

公開日: 更新日:
業務効率化
  • facebookシェアボタン
  • Xシェアボタン
  • はてなブックマークボタン
  • pocketボタン
仕事を早く終わらせるには?仕事を早く終わらせる方法と必要性

目次

仕事を早く終わらせることは、本人だけでなく職場の作業効率化を図るためにも重要です。

優先順位やメリハリをつけながら取り組むことで、処理を早めながら仕事を早く終わらせることができるでしょう。

仕事が終わらない場合は、原因がありリスクもあると考えることができます。

仕事を早く終わらせる方法と必要性を見ていきましょう。

仕事を早く終わらせる意味

職場では、日々さまざまな仕事を並行して進めているため、できる限りスムーズに作業や仕事を終わらせる必要があります。

対応が遅れてしまうと、ほかの作業に影響が出てしまうため、負担が大きくなってしまうからです。

たとえば、残業時間が増えて過労につながってしまうことで自分だけでなく職場全体に負担が増しているといえるでしょう。

また、締切ギリギリの納品につながると、対応に追われてしまい最悪の場合は、納品が間に合わないなどのトラブルやリスクも高まります。

仕事を早く終わらせることは、先の予定を考えながら作業全体に支障を出さない意味でも重要です。

仕事を早く終わらせるために必要なこと

仕事に優先順位やメリハリをつけることで、予定どおりに作業が進めやすくなります。

仕事を早く終わらせるために必要なことを見ていきましょう。

優先順位をつける

仕事は緊急度や重要度の高いものから低いものにわけられるため、締切が近づいているものから優先的に対応することが重要です。

予定どおりに作業が進みやすくなり、ひとつずつ仕事を終わらせられるでしょう。

仕事を早く終わらせるためには、作業の優先順位を見極めて取りかかる必要があります。

報連相やコミュニケーションを意識する

作業のミスを減らしてスムーズに進めるためには、コミュニケーションを取りながら確認して作業を進めましょう。

何か仕事を進める上で気になる項目や疑問を見つけたときは、相手に質問すると勘違いを回避できてとどこおりなく作業が継続できます。

作業を早く終わらせるためにも、段階ごとに仕事の内容を確認するコミュニケーションや報連相が必要です。

メリハリをつける

仕事の処理能力は集中力で決まる面が大きいため、自分がどのくらいの時間、集中して作業に取り組めるのか知る必要があります。

注意力が散漫になってきたときは、立ち上がってお手洗いに足を運ぶなど、違う動作を取り入れると意識が切り替えやすいでしょう。

仕事の処理が早くなるには、仕事の集中時間とリラックスして休憩する時間のメリハリをつけることが必要です。

前倒しで仕事を進める

仕事の予定は横やりが入る可能性を想定し、ゆとりをもって先の予定まで取り組むことが重要です。

締切ギリギリにならないように予定日よりも早い納品を心がけると、何かミスやトラブルがあったときも対応しやすくなるでしょう。

仕事を早く終わらせるためには、前倒しで先の仕事を進める姿勢が必要です。

仕事を早く終わらせることができない原因とリスク

仕事の調整がうまくいかないと、本人や作業全体に支障が出てしまいます。

仕事を早く終わらせることができない原因とリスクを見ていきましょう。

完璧主義で作業が進まない

作業の細かいところまで時間をかけてしまうと、同時並行で進めているほかの作業にあてる時間がなくなるリスクを抱えます。

ひとつずつ慎重かつ丁寧に作業を進める心がけは大切ですが、完全を求めすぎると仕事に支障をきたす原因になるので注意が必要です。

失敗をなくすために完璧主義になりすぎることが原因で、仕事の作業が進まないリスクを抱える懸念があります。

先輩社員とのコミュニケーション不足

仕事でわからない場面に直面したときに、先輩社員に質問できない状況は、問題解決がでないリスクにつながります。

ただ、職場の状況によっては、忙しすぎて声をかけづらかったり、質問が許されない雰囲気があったりする場合もあるでしょう。

日ごろから先輩社員とコミュニケーションを取る機会が不足している職場は、仕事の問題解決が遅れて仕事を早く終わらせることができない原因とリスクを抱えます。

仕事を引き受けすぎる

仲間から頼まれた仕事を引き受けすぎてしまうと、容量を超えてしまい、担当の仕事が終わらない原因になります。

仕事をサポートする心がけは素晴らしいものではありますが、手元の仕事が多いときには断る勇気が出ないと、心や体の負荷になるリスクを抱えるでしょう。

仕事を早く終わらせることができない原因とリスクには、担当外の仕事を引き受けすぎてしまい、負担が大きくなる状況があげられます。

残業時間が増えて過労につながる

仕事が終わらない毎日が続くと、処理に追われてしまい、労働時間が長引いてしまう原因につながります。

体と心のバランスが取りづらくなり、場合によっては休職や退職につながるリスクを抱えるでしょう。

仕事を早く終わらせることができないと、残業時間が増える原因や過労のリスクにつながるため改善が求められます。

仕事を早く終わらせるための方法

周りとコミュニケーションを取りながら、優先順位や工夫を取り入れて作業を進めることが効率化のコツです。

仕事を早く終わらせるための方法を見ていきましょう。

メモに予定を書き出す

頭のなかを整理するためにも、今日や明日の予定をメモに書き出す方法がおすすめです。

書き出した予定に優先順位の番号をふって、作業にかかる予想時間とともにまとめましょう。

メモに予定を書き出すと作業全体を見える化できるため、仕事を早く終わらせるための方法につながります。

緊急・重要度の高い作業から取りかかる

作業の進め方で混乱しないためにも、締切が近いものや重要度の高い作業から順番に終わらせましょう。

相手から連絡が届く前に作業が終わらせられて、連絡にかかる時間や二度手間を減らす工夫になります。

仕事を早く終わらせるためには、当日中に完了させたい緊急度や重要度の高い作業を中心に取りかかりましょう。

仕事量を調整して分担する

仕事の負担が大きいと感じられるときは、周りの仕事仲間に声をかけて協力をあおぎましょう。

声をかけづらいときは、職場の上司に仕事を調整してもらえないか相談をもちかけます。

仕事を早く終わらせる方法として、職場全体の効率化を図るためにも、仕事量の調整や分担ができないか話し合う機会を設けてみてください。

先輩社員に仕事の進め方を相談する

どのように仕事を効率化すればよいかわからないときは、先輩社員にアドバイスをもらいながら改善策を取り入れましょう。

ひとりで抱え込むよりも、経験や知識の豊富な社員を頼るほうが解決までの道のりが早く進むかもしれません。

先輩社員に知恵を借りながら仕事の進め方を相談すると、仕事を早く終わらせる方法につながります。

ビジネスチャットを使う

仕事のコミュニケーションコスト削減につなげるためにも、ビジネスチャットを使うと業務連絡がはかどります。

メールよりも形式的な文章を減らしながら、絵文字機能などを使って返信回数を減らす工夫にもつながるでしょう。

仕事に必要なデータのやりとりやオンラインでの会話ができるなど、仕事の効率化に役立つ機能が便利です。

ビジネスチャットを使うと業務連絡が効率化できて、仕事を早く終わらせる方法につながります。

仕事を早く終わらせる方法にChatwork

仕事の処理をスムーズに進めるには、優先順位つけて報連相やコミュニケーションを意識しましょう。

また、集中と休憩の時間でメリハリをつけて取り組み、できる限り前倒しする姿勢が必要です。

仕事を早く終わらせるには、メモに予定を書き出して緊急度や重要度の高い作業から取りかかりましょう。

ほかにも、ビジネスチャット「Chatwork」を使えば、仕事の業務連絡が効率化できます。

上司に仕事量を調整するときや先輩社員に仕事の進め方を相談するときも、ビジネスチャットを使えば相談しやすくなるでしょう。

仕事を早く終わらせる方法を取り入れるときは、Chatworkの導入をご検討ください。

  今すぐChatworkを始める(無料)

Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

Chatwork新規登録

上手にタスク管理するために必要なプロセスがわかる!
すぐに使える!タスク管理を極める5つのプロセス
ダウンロード
Chatwork

Chatwork

Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

  • facebookシェアボタン
  • Xシェアボタン
  • はてなブックマークボタン
  • pocketボタン

関連記事