仕事が何をやっているかわからない状態の原因と対策方法

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業務効率化
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仕事が何をやっているかわからない状態の原因と対策方法

目次

仕事で何をやっているかわからない状態は、社内のコミュニケーション不足があると起こりやすくなります。

同じ職場で働いていても相手の仕事内容の詳細や現状が把握できないまま、お互いのことを知る機会を失いがちになるのです。

仕事が何をやっているかわからないなどの相手の状況がわからない状態を避けるためには、職場でどのような対策を取り入れるとよいのでしょうか。

仕事で何をやっているかわからない原因や例と対策方法を解説します。

仕事で何をやっているかわからない状態とは?

同じ部署や職場で働きながらも、お互いの仕事内容を把握できていない状態があります。

どのような仕事に取り組んでいるのか概要がわからないと、上司や仕事仲間に声をかけるタイミングが掴みづらくなるでしょう。

また、お互いの間に距離感ができてしまい、信頼関係が結べないままコミュニケーション不足につながる可能性もあります。

部署内や職場でお互いの進捗状況や仕事の概要がわからないと、仕事の予定を組むときも連携が取りづらくなるのです。

仕事で何をやっているかわからない状態は、作業効率化の妨げにつながるため、改善策を取り入れる必要があります。

仕事で何をやっているかわからない状態になる原因

仕事の内容が全体に共有されていないと、取り組んでいる作業内容がわからずに不透明になってしまいます。

仕事で何をやっているかわからない状態になる原因を見ていきましょう。

教育体制の連携が取れていない

部署内で連携が取れていないときは、新しい社員が入社したときも、取り組んでいる作業の概要がわからない原因になります。

指導にあたる先輩社員から仕事仲間に報連相がとどこおり、どのような作業に取り組みどの程度の理解が進んでいるのか共有が進まなくなるのです。

仕事で何をやっているかわからない状態になる原因には、教育体制の土台が整っておらず、先輩社員たちの連携が取れていない状態があげられます。

コミュニケーション不足

職場内の意見交換や会話の機会が少ないと、お互いのことを知る機会が減り、仕事の情報共有ができません。

仕事の全体像は仲間との会話を通して理解する面が大きいため、コミュニケーションが図れないと、職場全体の作業効率化が進まなくなるでしょう。

仕事で何をやっているかわからない状態になるときは、社員同士のコミュニケーション不足が原因にあげられます。

属人化の状態

仕事の担当者が固定されると、ノウハウが共有されないまま独自の進め方で仕事に取りかかる原因になります。

担当者以外の社員には仕事の概要がわからないため、具体的にどのような作業に取り組んでいるのかが見えづらくなるでしょう。

仕事の担当者しか知らない作業を任されているときは、仕事で何をやっているかわからない状態になる原因につながります。

仕事で何をやっているかわからない例

相手が取り組んでいる仕事内容が把握できていないと、業務を進めるときの混乱につながります。

仕事で何をやっているかわからない例を見ていきましょう。

ミスにつながるポイントが把握できない

周りの社員に仕事内容が共有できていないと、ミスやトラブルが起きたときの対応が遅れてしまいます。

仕事の概要について把握していれば、どのような行程で失敗が起きやすいか注意や改善ができますが、わからないときは対策が不十分になりがちです。

仕事で何をやっているかわからない例には、相手の仕事内容がわからず、ミスやトラブルになるポイントが把握できないことがあげられます。

作業が多すぎて周りが見えない

担当の作業量が多く手順が複雑なときは、周りに目をやる余裕がなくなりがちになります。

周りとコミュニケーションを取る機会が減ってしまい、仲間がどのような仕事に取り組んでいるのかが把握しづらくなるでしょう。

仕事の作業が多すぎるときは、周りを見るゆとりがなくなってしまい、相手が仕事で何をやっているかわからない例につながります。

何を質問すべきなのかがわからない

上司や先輩社員がどのような仕事に取り組んでいるかがわからないと、適切な質問の仕方がわからずに混乱するときがあります。

部下が仕事の進め方で悩むときも、誰にどのように質問するのが正解か考えてしまい、疑問を解消できないまま放置してしまうのです。

仕事で何をやっているかわからない例には、相手がどのような仕事に取り組んでいるのかがわからず、そもそも相手に何を質問すべきか悩んでしまうときがあげられます。

仕事で何をやっているかわからない状態の対策

仕事に取り組むときは、お互いの状況や仕事内容をある程度把握しておく工夫が求められます。

仕事で何をやっているかわからない状態の対策を見ていきましょう。

マニュアルを作成しておく

担当者以外にも仕事内容が把握できるように、社内で共有できるマニュアルを作りましょう。

別の人が見たときに読みやすくするためにも、順番に手順を記載し、画像などを添付しながらまとめる方法がおすすめです。

仕事で何をやっているかわからない状態にならないためにも、属人化の対策を兼ねてマニュアル作成を進めておきましょう。

教育係をつけて社内共有する

新しく入社した社員の仕事内容を部署全体で把握するためにも、教育係が周りと連携して状況を共有しましょう。

次世代の社員が入社したときの教育体制の土台を整える機会にできるところも利点です。

教育係が軸になって周りとコミュニケーションが取れると、仕事で何をやっているかわからない状態にならない対策になります。

作業量を調整して仕事のゆとりをつくる

仕事に追われてしまうと周りを見渡す余裕がなくなるため、部署内の状況が見えづらくなります。

仕事量に偏りがあるときはコミュニケーション不足になり、お互いに相手の状態が見えづらくなる状態が起きやすくなるのです。

仕事で何をやっているかわからない状態にならない対策につなげるためにも、上司や仕事仲間に相談しながら作業の分担や調整してもらう機会を設けましょう。

コミュニケーションが取りやすい環境をつくる

職場でお互いの仕事内容を把握するには、日ごろから話し合う機会を増やすことが大切です。

気軽に雑談を取り入れたり、社内イベントを通して会話を設けたりするなど、お互いを知る時間をつくりましょう。

仕事で何をやっているかわからない状態にならない対策として、コミュニケーションを取って職場で話せる環境づくりを実践する方法があげられます。

報連相を意識する

仕事の詳細まではわからない場合でも、大まかな概要が把握できていれば、トラブルの対応が必要になったときもスムーズな対応につながります。

上司から部下に報連相を心がけてもらうように伝えておき、一緒に仕事を進める形でできる限り状況を把握できるように工夫しましょう。

報連相を意識することでお互いに最低限の情報交換ができて、仕事で何をやっているかわからない状態にならない対策につながります。

仕事で何やっているかわからない状態の対策にChatwork

お互いのコミュニケーション不足を始め、属人化の状態などがあると、相手がどのような仕事に取り組んでいるのかわからない原因になります。

また、ミスにつながるポイントが把握できないことや作業が多すぎて周りが見えないこと、何を質問すべきかわからないときは、仕事で何をやっているかわからない例に当てはまるでしょう。

対策としては、属人化解消のマニュアル作成や教育係をつけて社内共有する方法、報連相やコミュニケーションが取りやすい環境をつくることを軸にして取り入れてみましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、社内のコミュニケーション活性化に期待ができるツールです。

社員同士がどのような作業に取り組んでいるのか、進捗状況を把握するときも、タスク管理やグループチャットを使って便利に共有できます。

仕事で何をやっているのかわからない状態の対策には、情報共有に役立つChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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