初めての営業電話のかけ方のポイントと事前準備とは?

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初めての営業電話のかけ方のポイントと事前準備とは?

目次

営業職として業務をおこなう際に、最初に任される仕事が電話での営業であるということも少なくありません。

営業電話は相手の情報が分かりにくいため、事前に準備しておくことが重要です。

初めての営業電話のかけ方にどのような注意点があり、どのような事前準備の必要があるのでしょうか。

営業電話のかけ方が初めての場合に覚えておきたいポイントや準備を解説します。

初めての営業電話のかけ方のコツとは

初めての営業電話のかけ方のコツは、事前準備にあります。

営業電話をかける前には、限られた時間内に必要な会話を完了させるために準備が必要です。

初めて営業電話のかけ方として、特に事前準備を意識しておきましょう。

また、初めての相手に営業電話をかける場合は、一緒に仕事をしたいと思わせることがポイントです。

電話だと相手の表情が見えないため、信頼関係を築くにはスキルが求められます。

声だけでコミュニケーションを取る電話には、相手に好印象を与えるための話し方を意識しましょう。

初めての営業電話のかけ方:事前準備すべきこと

初めて営業電話をかける前に、必要な準備が整っているか確認しましょう。

営業電話で上手く話をするためには、伝えたい情報を事前にまとめておくのがポイントです。

 

営業リストを作る

営業先の情報をしっかりとまとめ、電話をかける企業のリストを作成しましょう。

可能であれば相手先の担当者名を調べたり、名刺を準備できるとベストです。

  • 会社名
  • 会社規模
  • 事業内容
  • 組織形態

上記のような情報を準備しておくと、会話がスムーズにいきます。

また、営業の内容に応じて、必要な情報を深めておきましょう。

 

原稿を準備する

初めて営業電話のかけ方としてミスを減らしたいのであれば、内容を原稿として用意しておくことのも効果的です。

慣れていない段階でも、用意した原稿を読むだけで自社の紹介をスムーズにできます。

複数のパターンを作成しておくことで、相手や状況が変化しても落ち着いて原稿を読み分けられるようにするといいでしょう。

最低限の情報やマナーを守るという面では原稿を読み上げるのも悪くはないといえます。

 

質問への回答例や断り文句への対応を考える

原稿を用意すると同時に、想定される質問への回答例や、相手に断られた時の対応を考えておきましょう。

質問に素早く回答できる様子は、相手に好印象を与えます。

先輩や他の営業職員からよくある質問とその対応例を教えてもらうことで、実際に活用しやすい回答例を準備できるでしょう。

また、慣れない営業電話をかける際、少なからず断られるケースも存在します。

断られた場合でも慌てず対応できるように準備しておけば、ネガティブな反応が来てもその後のトークによって成約に持ち込める可能性もあります。

 

電話営業の目的を明確にする

会社が扱っている商材によって、営業電話の目的は異なります。

サービスの利用申込や商材の購入等、目的によってトークの進め方も違ってくるため、まずは目的をしっかりと定めることが重要です。

電話では不要な情報を話すと長くて面倒だと思われる危険性もあるので、目的に必要な情報をすっきり話せるよう、事前に確認しておきましょう。

 

相手に伝えたい内容を整理する

電話をかける前に、相手に話したい内容を整理しておきましょう。

原稿としての準備も重要ですが、今回の電話で必ず伝えたいポイントをピックアップしておくことで、抜け漏れがないかのチェックがしやすくなります。

また、話の脱線が起こっていないかどうかの確認材料にも使えます。

 

静かな場所に移動する

大事な電話をかける際に重要なのは、静かな場所を確保することです。

静かな場所で電話をすることは自分が相手の声を聞き取りやすくなることに加え、相手に雑音を届けないためのマナーでもあります。

これから営業を進めていきたいお客様を相手に、マナーが守れていないというネガティブな印象を与えないように気を付けましょう。

 

メモ帳や筆記用具を用意する

話の中で相手が言ったことや営業の進捗を記録するため、メモができるように準備が必要です。

メモ帳や筆記用具、PCなどメモができるツールを用意しましょう。

特によい返事をもらえる営業電話の内容は今後の業務に大きく影響するため、漏れなく記録することは重要です。

また、断られた場合でも、受けた質問内容や断られた理由をメモしておくと、それ以降の営業に役立てることができます。

初めての営業電話のかけ方:話し方のポイント

電話は、対面と同じように話しても伝わり方が異なる可能性があります。

そのため、特に電話で話すことに慣れていない人は注意が必要です。

営業電話における話し方のポイントを意識して、相手と上手にコミュニケーションを取れるようになりましょう。

 

電話をかけたらまず挨拶

電話をとってもらえたら、まずは社名と自分の名前を伝え挨拶をしましょう。

営業の内容に気を取られ挨拶が抜けてしまうこともあるため、慣れないうちは原稿として手元に置いておくことをおすすめします。

最初の挨拶ができないと、マナーがなっていない会社だと思われ話を聞いてもらえなくなる危険性があるので、丁寧な挨拶を意識しましょう。

 

明るく大きな声ではっきり話す

電話越しでは声が聞き取りづらくなり、口の形を読んだり資料を確認したりできないので、聞き間違いも増えます。

重要な部分は特に大きな声ではっきりと話すように心がけましょう。

しっかりと口を動かしながら発音するように意識すると、電話でも言っている内容を聞き取りやすくなるでしょう。

 

声のトーンを意識する

声のトーンを上げるだけでも、声を聞き取りやすくなります。

反対にトーンを上げすぎると、相手に不信感を与えてしまう危険性があります。

低すぎず適度に落ち着いたトーンで話せるように意識しましょう。

 

無駄を省き端的に話す

営業電話のかけ方として、無駄な説明や雑談を省いて要件を端的に話すことが重要です。

手元に資料がない電話では特に、話が脱線すると相手が不安になってしまいます。

また、手短に説明することで、話の途中で電話を切られてしまう危険も回避できるでしょう。

端的に説明するためにも、原稿の作成や説明の練習と言った事前準備が必要となります。

 

丁寧な言葉遣いを心がける

貴重な時間を割いて対応してくれる相手を尊重する姿勢を忘れず、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

感謝の気持ちを直接言葉にして伝えることも重要です。

正しい敬語を使い、相手への敬意が伝わる話し方をしましょう。

ただし堅苦しい言葉を並べてしまうと、文章を読んでいるかのような違和感を相手に与えてしまうので注意も必要です。

初めての営業電話のかけ方:成功に導くためのポイント

営業電話をかけるなら、1件でも多く良い結果を出したいと思うでしょう。断られることも多い営業電話ですが、成功に導くかけ方のポイントは存在します。ここで紹介するポイントを押さえることで、初めての営業電話でも成功の期待が高まります。

 

電話をかける時間帯に注意する

電話をかける時間帯によっては、相手が対応できなかったり、非常識な電話であると思われたりする可能性があります。

営業トークの前からネガティブな印象を与えないよう、時間帯を意識しましょう。特に気を付けたいのは、以下のような時間帯です。

  • 始業前、始業直後
  • 昼休憩の時間帯
  • 終業直前、終業後

それ以外にも、月曜日は週明けで忙しい・水曜日は営業先が休業である、といった曜日ごとの情報を把握しておくことも重要です。

 

上手な人がかける電話営業を参考にする

職場で電話営業が上手な人の話し方を聞くことは、スキルアップの参考になります。

成約を多く獲得している先輩が電話でどのような言葉遣いをしているのか、声のトーンやメモの取り方を観察してみるといいでしょう。

また、どのようなことに気を付けているのか直接尋ねて取り入れるなど、アドバイスをもらえるとより効果的です。

 

ボイスレコーダーで練習する

自分が電話営業する際の声をボイスレコーダーに録音し、空いた時間に聞き返してみましょう。

自分の声を客観的に聞くことで、話の聞き取りやすさ、電話の相手が抱く印象等を分析し改善につながります。

ひとりでも取り組みやすい方法なので、何度も録音と再生を繰り返し、より効果的な話し方を身につけられるように練習してみましょう。

 

断られた時こそ振り返りに力を入れる

断られてしまった時に何もしなければその電話は時間の無駄となりますが、そこでしっかり振り返ることで次の電話へのステップアップに繋がります。

自分の話し方や、相手のニーズと自社商材のミスマッチの有無といった点を考えてみましょう。

相手から質問を受けた場合には、それを書き出して今後の対策や改善につなげるようにしましょう。

 

電話営業へのモチベーションを保つ

営業電話で何度も断られてしまっては、電話をかけるモチベーションが下がってしまいます。

モチベーションが下がった時の自分なりの対策を作っておくと、断りの電話が続いても次なる営業電話に挑戦しやすくなるでしょう。

落ち込み続けることなく、高くモチベーションを保って明るく営業電話をかけられるよう工夫しましょう。

初めての営業電話のかけ方を意識しよう

営業電話のかけ方が初めての場合は、うまくできるか不安になるのも仕方がありません。

また、経験や慣れがものを言う部分もあるので、営業電話のかけ方が初めてであればミスや失敗、落ち込むこともあるでしょう。

より効率的に営業電話のかけ方をうまくするためには、事前準備や社内での情報共有が重要です。

顧客の情報や特徴、営業電話のかけ方に関する工夫やアドバイスなどを、ビジネスチャット「Chatwork」で共有するとより効果的に営業活動を進めることができるでしょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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