ICTとは?ICTの必要性やメリットを簡単に説明

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目次

ICTの注目が高まっている一方で、ビジネスシーンではどのように活用されているのでしょうか。

具体的な目的を明確にしないままICT化を進めても、想定した通りの効果を発揮できない恐れがあります。

ICTの概要やメリットを把握した上で、自社での活用方法を工夫してみましょう。

ICTとは?

ICTとは、「Information and Communication Technology」を略した言葉で、日本語では「情報通信技術」という意味があります。

具体的には、スマートフォンやタブレットなどのデジタルデバイスを活用して、会社の同僚にメッセージを送信したり、書類・画像などを共有したりすることです。

インターネットの普及に伴い、日常生活だけでなく、ビジネスシーンにおいてもICTの活用が広がっています。

とくに、少子高齢化による人材資源が枯渇しているなかで、中小規模の企業にとって、ICTの利用が期待されています。

ICT・IT・IoTの違い

ICTと似た意味を持つキーワードとして、「IT」や「IoT」といった言葉が挙げられます。

まず、ITは、「Information and Communication Technology」の頭文字を取った言葉で、仕事の効率性や利便性を高める取り組みです。

たとえば、従来、紙に手入力で記録していたことを、パソコンを使って電子的に記録することで、人的なミスを防げるほか、業務の効率化につながります。

また、IoTとは、「Internet of Things」の略で、モノのインターネットという意味です。

モノとモノをインターネットで接続することで、工場での生産管理や、農作物の状態を管理するなど、人の手を最小限に抑えられます。

ICTの必要性が高まっている理由

ビジネスのやり方が変わっているなかで、ICTの必要性が高まっています。

それでは、どのような理由からICTが必要とされているのでしょうか。

業務のデジタル化

ICTがビジネスシーンで必要とされているのは、業務のデジタル化が進んでいることです。

パソコンはもちろんこと、スマートフォンやタブレットの使用頻度も増加し、これまで以上にデジタル機器が身近となりました。

さらに、業務における電子化が進んでおり、ICTの活用が必要不可欠です。

組織内での情報共有や、取引先とのコミュニケーションを円滑に行うためにも、ICTを活用する場がさらに増えることが予想されます。

テレワークの導入

新型コロナウイルスの感染防止や働き方改革に伴うテレワークにおいても、ICTの活用が必要とされています。

オフィスでの業務から自宅での業務に移行するなかで、リモート環境でのコミュニケーション方法を整えなければなりません。

そこで、ICTを活用することで、チーム内でのやり取りをスムーズに行えます。

チャットツールや、WEB会議ツールといったソフトウェアは、従業員同士のコミュニケーションの活性化につながります。

生産性・効率性の向上

生産性や業務の効率性を向上するためにも、ICTの導入を進める必要があります。

たとえば、これまで手入力で行ってきた単純な作業を継続すると、時間的な余裕が生まれにくく、新しいことにチャレンジすることができません。

結果として、従業員一人ひとりの生産性が低下し、組織全体で成果を得ることもできません。

また、アナログ的なやり方のままだと、ヒューマンエラーが多発し、効率性の低下も招く可能性があります。

このように、生産性や効率性を低下させないように、ICTを活用するようにしましょう。

ICTを活用するメリット

ビジネスシーンにおけるICTの活用が広がっているなかで、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。

ICTを活用することで、組織にもたらすメリットを紹介します。

社内コミュニケーションの活発化

ICTの活用は、社内コミュニケーションの活発化につながります。

とくに、テレワークを取り入れている企業では、対面する機会がなくなり、従業員同士のコミュニケーションにも悪影響を及ぼします。

一方で、チャットツールやWeb会議ツールなどを使うことで、リモート環境でもコミュニケーションを行えます。

意思決定をスムーズに進められる

企業間の競争力が高まるなかで、スピーディな意思決定が求められるようになりました。

しかし、担当者や決裁権を持つ人物が社外に出ていたり、会議に同席できなかったりすると、意思決定が遅れる可能性があります。

ICTを活用すると、外出先からでもミーティングに参加できるようなり、意思決定を行うことできます。

マーケティング戦略に活用できる

消費者の購買動向が多様化するなかで、ICTはマーケティング戦略にも活用できます。

たとえば、ECサイトを運営している事業者は、顧客行動に関するさまざまなデータを取得することで、マーケティング施策の改善に活かせます。

また、マーケティングツールを取り入れると、顧客情報を自動的に管理できるようになり、営業活動の最適化も可能です。

日常的な業務だけでなく、マーケティングにもICTを導入し、売上アップや集客力向上を狙えます。

ICTを社内で効果的に活用する方法

ICTの効果を最大限に活かすためには、運用方法を決めておくことが大切です。

ビジネスシーンや社内で、ICTを効果的に活用する方法を紹介します。

業務ごとにICTツールを使い分ける

ICTを活用する際に、業務の用途ごとにツールを分けるようにしましょう。

たとえば、テレワークにおける従業員の出勤状況を確認するためには、クラウド型勤怠管理ツールや、バーチャルオフィスといったツールが適しています。

ほかにも、契約書の作成には、電子署名ツールやチャットツールなどを用いることで、業務の効率化につながります。

ICTツールを導入する前に目的や課題を明確にした上で、最適なツールを活用してみてください。

従業員のITリテラシーを強化する

ICTツールを使いこなすためには、使用者である従業員のITリテラシーを高めることも必要です。

とくに、ICTツールへの利用機会が少ない高齢者や、IT自体に苦手意識がある従業員向けの教育が重要です。

また、ICTツールを導入する際には、ICTツールの危険性についても理解し、リテラシーを養いましょう。

ハードとソフトを両面で活用する

ICTは、ハードウェアとソフトウェアの両面を駆使しながら、活用する必要があります。

具体的には、チャットツールやWeb会議ツールなどをタブレットにインストールすることで、テレワークでの業務効率を高められます。

なお、ハードウェアを選ぶ際には、ソフトウェアを正常に動かせるようなスペックを搭載しなければなりません。

どのソフトウェアを導入するかを決めた上で、機能を発揮できるハードウェアを選ぶようにしましょう。

ICT環境の構築にはChatworkがおすすめ

ICT環境を構築するためには、初心者でも始めやすいものから取り入れてみましょう。

ビジネス向けコミュニケーションツールであるビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でのやり取りが可能です。

テレワークのようなリモート環境でも、従業員同士のコミュニケーションを活性化し、情報共有にも活用できます。

無料で利用できますので、この機会にぜひ導入を検討してみてください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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