仕事の優先順位を決める方法とは?優先順位を明確にして効率的に仕事を進めよう

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仕事を効率的に進めるには、仕事の優先順位を明確にすることが大切です。

しかし、忙しい毎日の中で「目の前にある仕事からこなしている」「優先順位の付け方が分からない」と悩む人も多いでしょう。

優先順位を決める方法や、優先順位を決める際の注意点について解説していきます。

仕事を効率化するために優先順位付けが必要な理由

まずは優先順位付けがなぜ必要なのか、優先順位付けの必要性や重要性について見ていきましょう。

仕事を効率的に進めるため

優先順位付けの必要性・重要性として最も大きなものは、仕事を効率的に進めることです。

ただ目の前の仕事をやみくもにこなすだけでは、計画性がなく非効率になります。

優先順位を付けずに仕事を進めていると、優先度の高い仕事を後回しにしてしまい、周囲に迷惑をかけてしまうといったことも考えられます。

  

ストレスなく仕事を進めるため

 

ストレスなく仕事を進めるためには、優先順位を決めて仕事に取りかかることが大切です。

たとえば、優先順位を決めずに仕事をしていると、定時や締め切り間際になっても優先度が高い仕事が残っていることも考えられます。締め切りが迫った状態で急いでおこなう仕事は質が低くなりやすく、心理的にも負担が大きいでしょう。

優先順位を決めて優先度の高い仕事から終わらせるほうが、気持ちに余裕が生まれストレスなく仕事を進められるのです。

仕事を効率化する優先順位の付け方

では、実際に仕事の優先順位はどのように付けたらよいのでしょうか。

仕事を効率化する優先順位の付け方を3つご紹介します。

マトリクスを使って考える

仕事の優先順位の付け方1つ目は、マトリクスを使って優先順位を考えるというものです。

「緊急性」と「重要度」の2つの指標を使った2×2のマトリクスを使用します。

このマトリクスを使って仕事の優先順位を考えると、仕事を以下の4つに分類できます。

  1. 緊急性も重要度も高い仕事(翌日に控えた大事な商談の資料作成など)
  2. 緊急性は低いが重要度の高い仕事(人材育成、研修、商品の品質改善など)
  3. 重要度は低いが緊急性の高い仕事(電話への対応、突然の来客など)
  4. 緊急性も重要度も低い仕事(ルーティン業務、移動時間など)

仕事を上記の4つに分類した場合、「①緊急性も重要度も高い仕事」に該当する仕事は当然最優先で取り組むべきでしょう。

気をつけたいのは「②緊急性は低いが重要度の高い仕事」と「③重要度は低いが緊急性の高い仕事」に該当する仕事への時間の使い方です。

忙しい日々を送っていると、どうしても③に該当する仕事ばかりになってしまい、②に取り組む時間を確保することができなくなってしまいます。

優先順位を付けられないと悩む人の中には、③に充てる時間が多くなり、仕事の優先順位付けができない、計画的に仕事を進められないという人も多いのではないでしょうか。

月や週の初めに、あらかじめ②の仕事をする時間を確保しておくなど、緊急性だけでなく長期的に見た重要度にも目を向けるように意識してみましょう。

なお、「④緊急性も重要度も低い仕事」に該当する仕事は、業務の必要性を見直したり、デジタルツールの活用によって削減できるものもあります。

④の業務量が多く、優先度の高い仕事が終わらないという人は、一度業務の必要性ややり方を見直してみましょう。

TODOリストを作成する

「出社してから仕事のスケジュールを考えている」「目の前に来た仕事をこなすのに精一杯になっている」という人には、TODOリストの作成をおすすめします。

優先順位を付けるためには、仕事を可視化することがとても大切です。

1日の最後に翌日のTODOリストを作成し、優先順位の高い仕事からこなすといったシンプルな工程を踏むだけで、仕事の効率は格段に上がります。

先ほどご紹介した「緊急性と重要度のマトリクス」と組み合わせて、優先順位を決めるというのもいいでしょう。

TODOリストを作る際に大切なのは、なるべく業務を細分化してリストアップするということです。

たとえば、打ち合わせのための資料の作成という業務をおこなうとします。この場合、大まかにわけると以下のような工程が必要です。

  1. 情報収集
  2. 資料の作成
  3. 最終確認

TODOリストを作る際は「資料作成」のような大枠で捉えずに、「今日は情報収集だけでも終わらせる」などと決めて細分化したタスクをリストアップしましょう。

細分化することで、1つ1つのタスクにかかる時間や手間を考慮した優先順位を付けやすくなります。

  

「やらないこと」を決める

「どの仕事も優先順位が高くて優先順位が決められない」という人には、仕事の中で「やらないこと」を決める方法をおすすめします。

つまり、仕事の取捨選択をするということです。

仕事をやらないためには、以下のような方法があります。

  • ほかの人にに頼める仕事は任せる
  • 外注する
  • 手間がかかる業務はやり方や必要性を見直す
  • 翌日に回して「今日はやらない」と決める
 

優先順位が高い仕事が多くて困っているという人の中には、どの仕事も終わらせようと次々に仕事に取りかかり、「どれも中途半端にしか終わらなかった」「仕事の質が低くなってしまった」という人も少なくないでしょう。

少し勇気がいることですが、やらない仕事を決めることで、やるべき仕事が明確になり優先順位が付けやすくなります。

仕事の優先順位付けをするポイント

仕事の優先順位を付ける上で気をつけるべきポイントを3つご紹介します。

仕事の優先順位付けは、あくまで仕事を効率化するための手段であるということを頭に入れておきましょう。

優先順位の検討に時間をかけすぎない

仕事の優先順位付けをするポイント1つ目は、優先順位の検討に時間をかけすぎないということです。

仕事の優先順位を決めるのに悩みすぎたり、丁寧にTODOリストを作成したりすると、その分仕事の時間が減ってしまい本末転倒です。

タスク管理ツールや表計算ソフトなどを活用し、効率的に優先順位付けをおこなう工夫をしましょう。

会社やチームの優先順位を確認する

仕事の優先順位付けをするポイント2つ目は、会社やチームの優先順位を確認するということです。

組織で働いている以上、会社やチームの優先順位を意識することも大切です。

自分にとっては重要ではない仕事も、会社の理念やチームにとっては重要なこともあります。

上司や先輩の優先順位の付け方を参考にしたり、会社の理念や仕事の目的に立ち返ることも意識してみましょう。

  

いつでも優先順位が確認できるようにしておく

仕事の優先順位付けをするポイント3つ目は、いつでも優先順位が確認できるようにしておくということです。

急ぎの依頼が飛び込んできたり電話や来客があったりすると、せっかく決めた優先順位を忘れてしまうといったことも少なくありません。

TODOリストやタスク管理ツールを活用し、優先順位を忘れない工夫をしましょう。

仕事を効率化するための優先順位付けにChatwork

仕事を効率的に進めるためには、優先順位付けが非常に大切です。また、優先順位付け自体も時間をかけすぎず効率的におこなうように心がけましょう。

優先順位付けに便利なツールとして、ビジネスチャットのChatworkの活用をおすすめします。

Chatworkにはタスク管理機能があり、効率的に優先順位を管理することが可能です。

期限ごとにタスクを並び替えることもできるので、緊急性も把握しやすい作りとなっています。また、ほかの人にタスクを振ることもできるので、優先順位の高い仕事が多くて困っているという人にも効果的です。

Chatworkは無料でアカウント登録し、すぐに使っていただけます。スマートフォンでも利用できますので、仕事を効率化する優先順位付けに、ぜひChatworkをご活用ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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