営業事務とは?営業事務の仕事内容と向いている人の特徴

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営業事務とは?営業事務の仕事内容と向いている人の特徴

目次

営業事務の仕事は、営業担当者をサポートする重要な役割を担います。

仕事内容としては、取引先や顧客の要望に対して、臨機応変にコミュニケーションを取ったり、細かな作業をコツコツと取り組んだりします。

営業事務の具体的な役割や、向いている人の特徴について解説します。

営業事務とは

営業事務の主な仕事内容は、営業担当者がスムーズに営業活動を進められるようにサポートすることです。

デスクワークの業務を中心に、書類作成や受注対応などに取り組むため、PCの基本操作のスキルが求められます。

営業担当者の代わりに、電話やメール、ビジネスチャットを使って顧客や取引先とコミュニケーションを取る機会もあるため、ビジネスマナーを備え、臨機応変に対応できるスキルも必要です。

一般事務との違い

一般事務の仕事内容は、社内全般の幅広い事務作業に取り組むことがあげられます。

企業によっては、一般事務と営業事務の仕事を併せている場合もあります。

営業事務は、営業活動をサポートすることが仕事内容になるため、一般事務に比べて、顧客や取引先とコミュニケーションを取る機会が多い特徴があります。

営業事務の仕事内容とは

営業事務は、営業活動に関わるデスクワークの仕事を中心に取り組みます。

営業事務の仕事にどのような内容があるのか、具体的に見ていきましょう。

受注・出荷の対応

営業事務では、注文を受けた顧客に商品を届けるために、商品を保管する倉庫と連絡を取って出荷の指示を出したり、配送の準備をしたりします。

また、商品の在庫管理や記録に取り組むことも営業事務の仕事です。

顧客・取引先の対応

営業事務は、営業担当者の代わりに、電話やメール、ビジネスチャットを活用して、顧客や取引先との対応を進める場面もあります。

顧客や取引先からの質問を受ける機会もあるため、スムーズに答えられるように、自社の商品について知識を深めることが必要です。

書類作業・ファイリング

商品の契約や購入するときに必要な書類全般は、営業事務が作成する流れが一般的です。

たとえば、契約書や見積書、発注書や納品書、請求書などがあげられるでしょう。

作成した書類は、社内で日時や種類ごとにファリングし保管しておきます。

来客対応

顧客や取引先が自社に訪れるときは、営業事務が対応する場合もあります。

会議室の準備やお茶を入れるなど、顧客や取引先に失礼のない対応が必要です。

ビジネスマナーをきちんと身につけておくようにしましょう。

データ管理

商品を購入した顧客の個人情報、取引履歴のデータ管理なども仕事のひとつです。

そのほか、営業部門の作業効率化につながる工夫を考えることや、売上につながるデータの活用や集計に取り組むこともあります。

営業事務に求められるスキル

営業事務の仕事を円滑に進めるためにも、現場で役立つスキルは身につけておいた方がいいでしょう。

営業事務に求められるスキルを解説します。

PCスキル

PCを使って受注や発注などの処理を進めるため、PCの基本操作がおこなえるスキルが求められます。

営業活動に関わるデータの集計をはじめ、営業の企画会議に使う資料作成など、OAソフトの操作スキルも必要になるでしょう。

ビジネスマナー

営業事務の仕事は、顧客や取引先と電話やメール、ビジネスチャットなどで対応する機会があるため、失礼にならない振る舞い方を身につける必要があります。

正しい言葉づかいで対応できると、顧客や取引先からの印象がよくなり、今後も商品購入や取引の継続につながるメリットが期待できるでしょう。

コミュニケーションスキル

営業事務の仕事は、顧客や取引先と電話やメール、ビジネスチャットなどで接する機会が多いため、相手の要望や意見を汲み取れるコミュニケーションスキルが求められます。

仕事で確認したいことがあるときは、自ら連絡を取ったり、社内の営業担当者と報連相を意識して仕事を進めたりするなど、積極的に関わる姿勢が必要です。

営業事務に向いている人の特徴

営業事務に向いている人には、どのような特徴があるのかを見ていきましょう。

仕事のサポートが好きな人

営業担当者をサポートする役割を担っているので、表に出るよりも裏から支えるようなポジションが好きだと感じる方に向いています。

たとえば、社内の業務効率化を考えてわかりやすくファイルを整理するなど、気配りができる人はサポートする能力が高い人といえるでしょう。

真面目で細かい作業が得意な人

書類作成の機会が多い営業事務は、正確かつスピード感をもって仕事に取り組む能力が求められます。

細かい部分に気づける人や確認しながら作業が進められる人など、真面目に仕事をこなせる方に向いているでしょう。

デスクワークの仕事が好きな人

営業事務は、一般的な営業として外回りの仕事に取り組むよりも、社内のデスクでコツコツと働きたい方に向いているといえるでしょう。

デスクワークの作業は、体力や年齢にかかわらず働ける仕事内容が多いので、自身のペースで仕事を進めやすいメリットがあります。

スケジュール管理ができる人

受注や発注の業務には納品の締切があるため、予定を立てて計画どおりに作業を進められる能力が必要です。

スケジュール管理ができると、取引先や顧客、営業担当者と信頼関係を築きながら仕事を進められます。

臨機応変な対応ができる人

作業の途中で変更点が発生した場合は、取引先や顧客と連絡を取って臨機応変に対応できるスキルが求められます。

営業事務の対応がスムーズだと、企業の信頼度があがり長期的な売上の安定化にもつながるでしょう。

営業事務の仕事は、受け身で指示を待つだけでなく、自ら積極的にコミュニケーションをとって仕事を進める姿勢が必要です。

営業事務に活かせる資格

営業事務の仕事をスムーズにおこなうには、さまざまなスキルが必要になります。

営業事務に活かせる資格を紹介します。

MOS

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)は、マイクロソフトオフィスのWordやExcel、PowerPoint、Access、Outlookの操作スキルを学べる資格です。

とくに営業事務では、Excelを使ったデータ集計や表計算、PowerPointを使った資料作成の際に扱う機会があります。

MOSの難易度はそれぞれ、一般レベルと上級レベルにわけられており、受験資格はありません。

仕事のスキルアップに活用できる資格です。

秘書検定

秘書検定は、社会人が身につけておきたいビジネスマナーを勉強できる資格です。

秘書検定の難易度は1~3級にわけられており、受験資格はありません。

正しい言葉づかいや来客対応など、ビジネスの現場で役立つ振る舞いを身につけられます。

営業事務では、顧客や取引先とコミュニケーションを取るときに役立つでしょう。

日商PC検定

日商PC検定は、マイクロソフトのWordやExcel、PowerPointの操作スキルを証明できる資格です。

営業事務の仕事では、売上データを管理するときにExcelの表計算を使ったり、企画会議の資料づくりにPowerPointを使ったりする機会があるため、スキルアップに役立ちます。

難易度は1~3級とベーシックにわけられており、受験資格がないので好きなタイミングで受験できるのが特徴です。

日商簿記検定

日商簿記検定は、経営に関する簿記や会計の知識を身につけたいときに役立つ資格です。

経営側の視点を身につけるときに役立ちます。

難易度は1~3級、簿記初級と原価計算初級にわけられており、受験資格はないのでスキルアップの資格取得におすすめです。

営業事務の仕事の効率化にChatworkを活用

営業事務の仕事には、受注や出荷の対応、取引先や顧客との電話やメール対応など、営業担当者をサポートする細やかな作業が多いです。

営業事務は、コツコツとした作業が得意な人や、臨機応変なコミュニケーションが得意な人に向いているといえるでしょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、営業事務の社外や社内の連絡を効率化させる機能が充実しています。

たとえば、取引先とのやりとりにChatworkを活用したビデオ通話や、グループチャットを利用すれば、業務連絡にかかるコミュニケーションコストが削減できるでしょう。

営業事務の仕事の効率化に、ぜひChatworkをご活用ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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