KPIマネジメントとは?KPIの指標を明確にする設定方法も解説

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KPIマネジメントとは?KPIの指標を明確にする設定方法も解説

目次

KPI(重要業績評価指標)とは、ビジネスで目標を達成するために必要となる重要なプロセスを数値化した指標で、目標達成において重要な役割を担います。

KPIを用いたKPIマネジメントをおこなうことで、目標や必要となるプロセスが明確になり、数値化で可視化された指標は、認知しやすく生産性の向上などが期待できるでしょう。

KPIがどのような指標なのかや、KPIマネジメントの設定方法、メリットなどについて詳しく解説します。

KPI(重要業績評価指標)とは

KPI(Key Performance Indicator )とは、日本語で重要業績評価指標といい、目標を達成するために必要なプロセスを、具体的に数値で表した指標のことを指します。

KPIの例として、以下のようなケースがあげられます。

  • 目標:売上1億円達成
  • 必要なプロセス:契約数を増やす
  • KPI:5,000(契約数の具体的な数値)

なお上記のように、KPIは必ず数値で指標にします。

KPIマネジメントとは

KPIマネジメントとは、KPIをもちいて目標達成までを管理するマネジメント方法のことをいいます。

KPIマネジメントでは、KGI、KFS(CSF)、KPIを設定することで、目標達成を目指します。

KPIマネジメントに必要なKGI、CSFについて詳しく解説します。

KPIマネジメントに必要なKGI(重要目標達成指標)

KGI(Key Goal Indicator)とは、日本語で重要目標達成指標といい、ビジネスで達成すべき目標(ゴール)を数値化した指標です。

KGIは、KPIを設定する際にも必要になる数値であることから、具体的な数値を設定することが欠かせません。

なお、先ほどKPIの説明であげた例では、「目標:売上1億円達成」がKGIにあたります。

KPIマネジメントに必要なCSF(重要成功要因)

KFS(Key Factor for Success)またはCSF(Critical Success Factor)とは、日本語で重要成功要因といい、KGI(目標)達成の鍵をにぎる最も重要な項目を指します。

つまり、目標を達成するには「何が必要か?」というのを明確にしたものがKFS(CSF)です。

なお、KFS(CSF)を数値化した指標がKPIです。

先ほどの説明であげた例では、「必要なプロセス:契約数を増やす」がKFS(CSF)にあたります。

KPIを設定するメリット

KPIを設定するメリットを見ていきましょう。

目標達成に必要な指標が明確になる

目標を達成するために必要なプロセス(KFS・CSF)が判明していても、具体的な数値がはっきりと認識できないままでは、目標達成にどのような行動が必要になるかなどのイメージが湧きにくいかもしれません。

KPIを設定することで、目標達成の鍵となる重要なプロセスが具体的な数字となるため、指標が明確になります。

数値の見える化で指標が認知しやすい

KPIで指標を数値化すると、指標は見える化されます。

たとえば、指標が「契約数を増やす」だった場合と、「契約数を5,000件増やす」だった場合とでは、どちらの方が指標を認識しやすいでしょうか。

多くの場合、数字で見える化した後者のほうが具体的でイメージがしやすいでしょう。

このように、KPIを設定することで誰が見ても指標を明確に認識でき、把握しやすくなります。

従業員が指標を認知しやすいことは、目標達成に大きく関わるでしょう。

目標達成率・生産性の向上につながる

KPIを設定して従業員が現状や指標を把握しやすくなると、目指すべき数字や方向性がわかるようになるため、モチベーションアップを維持しながら業務に取り組むことが期待できます。

これにより、生産性の向上や目標達成の確率向上につながるでしょう。

マネジメントにおけるKPIの設定方法

KPIマネジメントでは、KGI、KFS(CSF)、KPIを明確に設定します。

KPIマネジメントの設定手順について、詳しく見ていきましょう。

設定方法(1):KGIを確認・決定する

KPIマネジメントでは、まず最終目標であるKGIを設定します。

KGIの設定では、「なにを」「どうするのか」と目標を細かく決めることが重要です。

たとえば、目標が「売上をアップさせる」だった場合、さらに「売上を」「1億円アップさせる」と具体的に設定するようにしましょう。

すでに目標を設定している場合は、具体的に設定できているかを再確認しましょう。

設定方法(2):KGIと現状のギャップを把握する

つぎに目標と現在の状況の間には、どれくらいのギャップがあるのかを把握します。

現状と目標との差を埋めるためには、プロセスを明確にする必要があります。

あまりに差が開いていて埋められる可能性が低い場合、KGIを見直す必要があるでしょう。

設定方法(3):KFS・CSFを明確にする

目標を設定して現状との差の把握をおこなったら、つぎは「目標との差を埋めるものは何か?」を考えます。

現状から目標を達成するための戦略を練るプロセスです。

鍵となる可能性のあるものをすべて洗い出し、最も重要になるKFS(CSF)を明確にしましょう。

設定方法(4):KPIを設定する

ここまで目標を設定し、現状との差を把握し、目標達成の鍵となる項目を設定しました。

つぎは、明確になったKFS(SCF)を数値化したKPIを設定します。

仮にKFS(SCF)が複数ある場合は、それに応じてKPIも設定しましょう。

KPIの設定方法のコツ「SMART」

KPIの設定方法では、「SMART」を意識することがコツになります。

KPIの設定方法でコツとなる「SMART」について詳しく見ていきましょう。

S(Specific):明確である

S(Specific)は明確性を意味します。

KPIの設定では、不透明になることなく、KPIを設定する業務に関係する従業員の誰が見ても、認識・共有できる明確な指標であることが欠かせません。

M(Measurable):測定が可能である

M(Measurable)は計量性を意味します。

KPIは、必ず数値で指標を測定します。

そのためKPIの設定では、測定する項目が数値で表せるかが重要です。

たとえば、売上額、購買者数、件数、利益率など、必ず数字で測定できる項目を選ぶといいでしょう。

A(Achievable):達成が可能である

A(Achievable)は達成の可能性を表します。

KPIの目的は目標の達成にあるため、中間目標であるKPIも現実的に達成が可能な数値であるかを意識する必要があります。

R(Relevant):関連性がある

R(Relevant)は関連性を表します。

目標達成を目指す際、目標に関係のないプロセスに力を入れても、成果は得られません。

そのためKGIに対し、KFS(SCF)やKPIは直接関連のある指標を設定する必要があります。

たとえば、売上に関連のある指標は、契約数、販売数などが適切でしょう。

必ずKGI、KFS(SCF)、KPIは関連性のある指標であることが必要です。

T(Time-bound):期限が定められている

T(Time-bound)は、達成までの期間を意味します。

目標達成までの期間が設定されていないと、先延ばしにしてしまったり、スケジュール組みが難しくなったりします。

達成までの期間を設定することで、「期限までに何をすればよいのか?」を意識して、スムーズに取り組めるようになるでしょう。

その結果、プロセスが具体的になり、目標達成への集中力も高まるでしょう。

KPIを適切に設定し目標達成に役立てよう

KPIは、目標達成に必要なプロセスを数字で見える化した指標であり、達成できる中間目標として設定する必要があります。

KPIを設定することで、業務に関わる人が指標を認識しやすくなってモチベーションアップが期待できるほか、生産性の向上や達成確率の向上につながるメリットがあります。

設定の際は、具体的なKGIと、関連性のある数値化できるKFS(SCF)を選び、適切に設定するようにしましょう。

なお、目標を達成するために、情報の共有やコミュニケーションを適切におこなうことも必要になるでしょう。

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