Web会議の名刺交換方法とは？名刺交換が必要な理由やメリットとデメリット

テレワークの普及や、新型コロナウイルス感染症の影響により、Web会議をする機会が増え、従来のように紙の名刺を交換する機会が減りました。

紙の名刺を交換できないことに戸惑いを感じた方も少なくないでしょうが、Web会議であっても、名刺交換は必要な行為といえます。

Web会議でも名刺交換が必要な理由や、Web会議で名刺交換をするメリット・デメリット、Web会議の名刺交換方法について解説します。

Web会議でも名刺交換が必要な理由

Web会議であれば、わざわざ名刺交換をする必要はないのではないかと思う方もいるかもしれません。

しかし、名刺交換は、ビジネスにおいて大切な行為であって、たとえWeb会議であっても、名刺交換はおこなうべきであると考える人もいるでしょう。

相手の情報を確認できる

名刺交換をすることによって、連絡先、部署名、役職といった相手の情報を確認することができます。

Web会議でも、初対面であれば自己紹介をしますが、会話だけのやりとりでは、名前の漢字までは分かりません。

場合によっては、聞き間違えることもあるでしょう。

名刺交換をすることができれば、相手の情報を正確に入手することができます。

名刺交換が会話のきっかけになる

Web会議の最初に名刺交換をおこなうことで、名刺交換が会話のきっかけになります。

初めて集まるメンバーが会議をおこなう際には、参加者は多少なりとも緊張するものです。

しかし、緊張した雰囲気のまま会議を進めてしまっては、円滑なコミュニケーションが難しくなります。

そこで、名刺交換をおこなうことで、名刺交換がアイスブレイクとなり、参加者の雰囲気を和ませることができるでしょう。

Web会議で名刺交換をするメリット

通常の会議における名刺交換とWeb会議における名刺交換を比較してみると、Web会議の名刺交換には多くのメリットがあります。

Web会議で名刺交換をするメリットを紹介します。

紙の名刺よりも情報量が多い

通常の会議で交換する名刺は、紙のサイズが決まっているために、情報量が限られてしまいます。

一方のWeb会議では、名刺はデータとしてやりとりされるため、サイズに制限がなく、必要であれば、いくらでも情報を追加することが可能です。

そのため、Web会議では、紙の名刺よりも情報量の多い名刺交換をすることができます。

印刷不要で名刺交換が可能

紙の名刺は印刷をしなければなりません。

そのため、発注するタイミングを誤ると、大切な会議の際に名刺を切らしてしまったというトラブルが起こりかねません。

Web会議での名刺交換は、データのやりとりであるため印刷は不要です。

PCに名刺データを用意しておけば、名刺切れというトラブルはなくいつでもすぐに取り出すことができます。

名刺のデータ管理が容易

受け取った紙の名刺を管理するのは、大変な作業です。

ファイルに入れて保管するだけでは、必要なときにすぐに取り出すことができず、顔を忘れてしまうこともあるでしょう。

Web会議の名刺交換は、いつやり取りした名刺なのかをすぐに確認することができます。

また、会議データと紐づけて保管すれば、相手の顔も思い出しやすくなるでしょう。

社内で名刺情報の共有が容易

紙の名刺を社内で共有するためには、手間がかかります。

コピーをして渡したり、スキャンをしてデータ化したものを共有したりするなど、ちょっとした作業が必要です。

Web会議で受け取った名刺であれば、データであるため、社内の人に名刺を共有するのも、そのままデータを送るだけなので容易です。

名刺情報の更新が可能

紙の名刺は、相手に渡した後に異動などで変更があっても、渡した名刺の情報を更新することができません。

オンラインの名刺であれば更新が可能であるため、常に最新の情報を相手に見てもらうことができます。

Web会議で名刺交換をするデメリット

メリットの多いWeb会議における名刺交換ですが、デメリットがないわけではありません。

Web会議で名刺交換をするデメリットについて、見ていきましょう。

コストがかかる

名刺管理システムを利用してWeb会議で名刺交換をするのであれば、システム利用料がかかります。

アカウント数に応じて月額料金が発生するシステムの場合、利用者が多くなるほどシステム利用料も多額になります。

Web会議の頻度や必要なアカウント数を考慮して、コストに見合った効果の出るシステム選びが求められます。

データ重複のリスクがある

Web会議の名刺交換で得た情報は、名刺管理システムや名刺管理用のデータベースで保管するのが一般的でしょう。

しかし、すでに顧客管理用のデータベースを持っているという場合、名刺管理用のデータベースと顧客管理用のデータベースに同じ人のデータが重複してしまいます。

データが重複していると、どちらが最新の情報か分からなくなるなどのリスクがあるため、注意が必要です。

Web会議で名刺を交換する方法

実際のWeb会議では、どのように名刺交換をするのでしょうか。

Web会議の名刺交換方法を紹介します。

メールやチャットで名刺の画像データを交換する

従来の名刺交換に近いやり方として、メールやチャットで名刺の画像データを送付する方法があります。

紙の名刺をスキャンするだけのため、特別なシステムが不要で、コストもかかりません。

メールアドレスやチャットのIDさえ分かれば、Web会議の前に名刺の画像データを送付しておくことが可能です。

相手がWeb会議に不慣れであっても、メールやチャットであれば、問題なくやりとりができるでしょう。

二次元コードで名刺を交換する

二次元コードで名刺を交換する場合、まずは名刺の画像データをウェブサイトなどにアップし、そのURLを二次元コードに変換します。

そして、相手に二次元コードをスキャンしてもらい、名刺の画像データを共有します。

名刺情報を掲載した背景を利用する

Web会議では、オリジナルの背景を利用することができます。

この背景に、名刺情報を記載したり、前項で紹介した二次元コードを掲載したりする方法があります。

しかし、Web会議の画面に映る背景はサイズが小さいため、文字を詰め込み過ぎると、何が書いているのかが分からなくなってしまうため注意しましょう。

名刺を掲載したURLを交換する

二次元コードや背景などを利用せずに、名刺情報を掲載したURLを相手に送る方法があります。

メールやチャットでURLを送れば、URLをクリックするだけで名刺情報を共有することができます。

また、Web会議システムにはチャット機能も備えていることが多いため、会議中に参加者全員にURLをチャットで送信すれば、その場で名刺を確認してもらえます。

オンライン名刺交換ツールを利用する

オンラインで名刺を交換するためのツールがあります。

これらのツールには、同じツールの利用者同士であれば、簡単に名刺交換ができたり、名刺の管理機能も備わっていたりします。

ツールの利用にはコストがかかるものの、効率的に名刺を管理することができるでしょう。

Web会議の名刺交換にChatworkを活用しよう

Web会議で名刺を交換する方法やメリットなどを紹介しました。

オンラインによる会議が増えたこともあり、どのように名刺交換をおこなえばいいのかわからないという方もいると思いますが、方法はさまざまあります。

組織にあった名刺交換の方法を導入するようにしましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」では、画像データを送信できるだけでなく、ビデオ通話機能も備わっています。

Web会議の名刺交換に、ぜひChatworkの活用もご検討ください。

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