コラボレーションワークとは?組織で取り組むメリットと課題を解説

業務効率化
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目次

社内や社外のさまざまな立場の人たちと協同で作業に取り組むことを、コラボレーションワークと呼びます。

コラボレーションワークの導入には、社内のデジタル化やツールの導入などが必要です。

ただ、実際にどのように取り入れてよいのか方法がわからず、課題に直面することもあるのではないでしょうか。

組織の作業効率化や生産性の向上につなげるためにも、コラボレーションワークの取り組み方法を解説します。

コラボレーションワークとは?

社外や社内のさまざまな立場の人と協力して、仕事の価値を生み出す働き方は、コラボレーションワークと呼びます。

たとえば、A社とB社がコラボして商品開発したり、社内全体のメンバーでプロジェクトに関わったりするなど、ともに協力し合って目的や目標を達成する流れです。

コラボレーション(collaboration)には「共に働く」「協力する」「共同作業」といった意味があります。

立場の違いを認め合いながら、相手の意見を尊重するコミュニケーションがとれると、協同しながら仕事を円滑に進めやすくなるでしょう。

コラボレーションワークのメリット:生産性・作業効率の向上

組織の立場にかかわらず、協同作業で仕事に取り組めると、それぞれの能力を発揮して補い合いながら作業を進められます。

たとえば、新規プロジェクトで社内にいない人材をカバーするときは、仕事のサポートを外注先に依頼すると、社外の働き手と協力しながらプロジェクトを完成させることが可能です。

一から自力で取り組むよりも作業効率が上がり、限られた時間や費用のなかで、事業の成果が上がって生産性の向上が期待できます。

コラボレーションワークのメリット:売り上げの向上

過去の事業活動になかった価値を生み出すことで、新しい顧客の獲得につながる効果が期待できます。

たとえば、A社とB社がコラボして商品開発する場合、今までターゲットにしてこなかった顧客層を掴む機会が生まれるでしょう。

企業とのコラボ開発のプロジェクトが成功すれば、利益を獲得できて売り上げの向上につながります。

コラボレーションワークのメリット:アイデア力の向上

長期的に利益を生み出し続けるためにも、事業活動の継続には、仕組みづくりのアイデアが欠かせません。

たとえば、企画に関わる予定のなかった社員が会議に加わると、今までは思いつかなかった視点で意見を膨らませる機会が生まれるでしょう。

意見交換が活性化して視野が広がり、アイデアを生み出す能力を向上させやすくなります。

コラボレーションワークのメリット:新しい価値を生み出す

コラボレーションワークでは、従来の事業活動にとらわれず、新しい価値や商品をつくる機会にできます。

たとえば、企業が新しいブランドを立ち上げると、今までになかった商品開発ができて、顧客が飽きない工夫につながるでしょう。

また、SNSで話題になると、自社の広告につながる効果も期待できるでしょう。

企業が新しい市場に挑戦できるイノベーションにもつながり、現状の課題を改善する戦略につながります。

コラボレーションワークの課題:人材不足

新しい取り組みを始めるときに、社内で人材を確保できていなかったり、プロジェクトに見合う人材が見つけられなかったりする課題があげられます。

求人からの採用で社員を雇用するだけではなく、オンラインのサービスを使って業務委託で人材を確保するなど、さまざまな方面から人材獲得に向けた対応が必要です。

コラボレーションワークの課題:場所・時間の不足

社内で新しい部署やプロジェクトを立ち上げたときに、作業に取り組む場所を確保できないという課題につながるケースがあります。

また、新しい仕事と並行して従来の仕事に取り組む場合、作業の時間が確保できずに負担が大きくなる懸念もあるでしょう。

コラボレーションワークの調整が不十分だと、ひとりに仕事が集中してしまうケースもあるため、社内で場所や時間に配慮する工夫が求められます。

コラボレーションワークの課題:デジタル化が必要

コラボレーションワークで作業を進めるには、仕事やコミュニケーションを円滑にできるツールの導入が求められます。

たとえば、本社と支社で商品やサービスに対する顧客の意見を共有したり、仕事の進め方をマニュアル化したりするなど、情報を一元管理することも必要になるでしょう。

また、共通の目標を達成するためにも、社内のデジタル化を進めて時間や場所にとらわれない作業環境に配慮する工夫が必要です。

コラボレーションワークに取り組む方法

協同で仕事を進めていきたいときは、課題を解消できる工夫を取り入れることが重要です。

コラボレーションワークに取り組む方法を見ていきましょう。

プロジェクトの目標・目的を共有する

コラボレーションワークを成功させるには、プロジェクトのメンバー同士で方向性を共有しながら進むことが重要です。

同じ目標や目的に向かって行動できると、意見の摩擦や問題が発生したとしても、ゴールを目指して走りきることができます。

メンバー同士が自身の役割を認識し合えるため、お互いに能力を引き出せて仕事の作業効率や生産性をあげやすくなるでしょう。

ブレインストーミングを取り入れる

新しいメンバー同士でアイデアを出し合うときは、ブレインストーミングで意見交換を進める方法がおすすめです。

意見を批判しないというルールがあるため、思いつく限り意見を自由に述べられるメリットがあります。

アイデアの数を出したいときや前例にない発想を組み合わせたいときに使えるでしょう。

メンバー同士のコミュニケーション活性化に期待でき、コラボレーションワークを円滑に進める工夫につながるでしょう。

バックオフィスサービスを使う

コラボレーションワークの課題である人材不足を解消するには、事務作業の効率化につながるバックオフィスサービスを使う方法があげられます。

部署内の総務や経理、会計など、事務全般の仕事を外部の企業に委託すると、作業にかかる時間や負担を軽減できる効果が期待できるでしょう。

バックオフィス全般を任せてしまう方法から、一部の業務を委託する方法など、自社の規模やかけられる費用に合わせて内容を検討してください。

クラウドサービスを使う

社内のデジタル化を進めると、コラボレーションワークの課題を解消する工夫につながります。

クラウドサービスはオンライン上でツールが使える内容で、業務が外注できるクラウドソーシング、社内や社外の業務連絡に使えるビジネスチャットなど、サービスの内容はさまざまです。

企業では情報共有のツールとしてクラウドサービスを活用できると、さまざまな立場の人と仕事を進められます。

コラボレーションワークが活発な組織の特徴

社外や社内のさまざまな立場の人と円滑に仕事を進められる組織には、下記の要素があげられます。

  • 課題や問題に前向きに立ち向かえる強さがある
  • チーム内に信頼関係や安心感がある
  • チーム全体が責任感をもって作業に取り組んでいる
  • コミュニケーション能力が高く、場の状況を読んで意見を伝えられる
  • 無駄な会議や報告が少なく、作業効率が高い

コラボレーションワークに必要な価値観をメンバー同士が共有できると、最大限に能力を発揮して価値を生み出しやすくなります。

コラボレーションワークの推進にChatwork

コラボレーションワークに取り組めると、企業の事業活動で新しい価値を生み出す機会が生まれます。

社外や社内のさまざまな立場の人と協力関係を築けて、職場の作業効率や生産性を向上させる工夫につなげられるでしょう。

コラボレーションワークの課題を解消させるには、社内のデジタル化を推進できるツールの導入が欠かせません。

業務連絡を取り合うときには、遠方にいるときもスムーズにコミュニケーションが進められるビジネスチャット「Chatwork」がおすすめです。

Chatworkでは、オンラインでの通話やチャットに対応しているだけでなく、さまざまなデータの送受信が可能なため、複数のアプリやツールを使う必要性を減らせる効果も期待できます。

社内でコラボレーションワークの推進を図るときは、Chatworkのご活用をご検討ください。

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Chatwork(チャットワーク)は30万社以上の企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

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社外の相手をChatworkに招待する 〜社外連携のすごい効果〜

Chatworkを活用すると、社外の方とのコミュニケーションが簡単に実現します。

招待や登録のプロセスが不要なので、業務効率化にもつながるでしょう。

それでは一体、社外連携をした場合にどのような効果があるのでしょうか?Chatworkを導入している企業が、実際に社外連携をしてみて、どのような効果を実感しているのかについてご紹介します。

社外連携による効果を理解し、ビジネスチャットの更なる活用にお役立てください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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