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【ツール別】社内情報共有事例10選！成功させる方法や失敗要因も解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
業務の効率化や属人化の解消、部門間の連携強化などに代表される「社内情報共有」は企業の生産性向上に直結する重要な取り組みです。
近年では、ビジネスチャットや社内wiki、グループウェアなどのツールを導入する企業も増え、情報共有の仕組みづくりに注目が集まっています。
この記事では、情報共有を定着させ、組織の力に変えていくために必要な要素を解説するとともに、具体的なツール別の導入事例を10社分紹介します。
さらに、失敗しがちな原因や改善のポイントにも触れながら、社内情報共有を成功に導くための実践的なアプローチをお伝えします。
社内情報共有がなぜ重要なのか
社内情報共有は、業務の効率化と組織の成長に欠かせない取り組みです。
情報が社内で分断されていると、業務の属人化が進み、「担当者が不在だと業務が回らない」「過去の対応履歴が見つからない」といった事態につながるおそれがあります。
また、ある部署で発生したトラブルへの対応方法が他部署に共有されていない場合、同じトラブルが別部署で再発しても即時対応ができないケースもあります。
しかし、情報共有がきちんと実施されている企業では、業務はトラブルに対するノウハウが組織全体に蓄積され、誰もが必要なときに閲覧できるようになっています。
結果として、スムーズな業務遂行が実現するほか、判断の迅速化や教育コストの削減、全体のパフォーマンス向上にもつながっています。
社内情報共有のメリット
社内情報共有がうまく機能すると、組織全体の生産性が高まり、業務の質も向上します。
たとえば、ある部門で蓄積された成功事例や提案資料が社内に共有されていれば、他の従業員もそのナレッジを活用し、より効率的に商談を進められます。
また、社内における手続きやルールが特定の場所（社内SNS、チャットツール、データベースなど）へ集約されていれば、都度総務部へ問い合わせる必要がなくなり、時間の短縮にもつながるでしょう。
必要な情報が迅速に共有され、蓄積されていく環境があることによって、企業の運営そのものの円滑化が期待できます。
【ツール別】社内情報共有事例10選
社内の情報共有を円滑に進めるためのツールは多数提供されており、それぞれの企業が自社に合った種類・製品を取り入れながら成果を上げています。
ここでは、ツールを「ビジネスチャット」「社内wiki」「グループウェア」という3つのカテゴリに分け、情報共有の成功事例をご紹介します。
【ビジネスチャット】コミュニケーション・情報伝達効率化
ビジネスチャットは、メールよりもスピーディーかつ柔軟に情報をやりとりできるツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。
とくに、部門間の連携やリモートワーク下でのコミュニケーションを支える手段として有効です。
ここでは、ビジネスチャットを活用して情報共有と業務効率化に成功した企業の事例を4件ご紹介します。
コミュニケーション活性化＋業務効率化に成功｜株式会社マイナビBX
株式会社マイナビBXは、BPOやコールセンター、メディア運用を手がける企業で、2022年の4社統合を機に社内コミュニケーションの再構築を急務としていました。
従来のメール中心の運用では情報伝達に時間がかかり、誤送信などのリスクも増大していたため、Chatworkを新たな連絡手段として導入しました。
導入後は、グループチャットによる報告やAPI連携による通知集約を通じて、情報共有のスピードと精度が大きく向上しています。
とくにコールセンター業務では、チャットを介した指示・連携が定着し、対応の重複や時間のロスが減少しました。
チャット文化が根づいたことで、従業員同士の距離感も縮まり、気軽に意見を交わせる関係性が築かれています。
情報共有の効率化＋コミュニケーション速度向上｜株式会社エヌ・アイ・プランニング
奈良県の地域密着メディア事業を展開するエヌ・アイ・プランニングでは、メール中心の連絡手段に限界を感じていました。
作成や返信に時間がかかるうえ、私的なチャットアプリを使う社員も多く、情報漏洩リスクも課題となっていました。
そこで社内すべての連絡をChatworkに統一したところ、定型文や送信先の確認が不要となり、体感として10倍ものスピード感を実感しています。
また、Chatwork Liveでの打ち合わせも活用され、テレワーク下でも円滑なやりとりが可能となりました。
導入にあたっては、「勤務時間内のやりとりを基本とする」などの運用ルールも明文化し、使用ルールやガイドラインを整備することで、社内文化として定着させています。
情報漏洩を防ぎながら効率的な情報共有が可能に｜株式会社MARU
株式会社MARUは、東京都内で介護・医療・福祉など5つの分野を展開する企業です。
事業所の拡大にともない、離れて働くスタッフ間のやりとりが難しくなったことから、情報共有の効率化と業務の見える化を目的にChatworkを導入。
従来はプライベートチャットを業務利用していたケースもあり、情報漏えいやオンオフの切り替えの難しさといった課題も抱えていました。
Chatwork導入後は、社内専用チャットとして用途を明確にし、役職や事業所ごとにグループを設定しました。
各拠点で発生した情報をリアルタイムで共有し、業務の透明性とスピードが向上させることができました。
[電気設備工事業]ビジネスチャットツールで情報共有を効率化
都市部の大規模施設を中心に電気設備工事を担う株式会社第一建工では、現場の職人との情報共有が電話中心だったことから、伝達ミスや確認の手間が課題となっていました。
とくに、現場の報告を音声に頼っていたため、発注内容の誤解や伝達漏れが頻発していたといいます。
そこで導入されたのがビジネスチャットツールです。
材料の発注や現場の状況報告をチャットに置き換えたことで、画像を使ったやりとりが可能になり、誤発注の大幅削減と迅速な意思疎通を実現しました。
実際に、1現場あたり数十万円規模のコスト削減につながったケースもあるそうです。
【社内wiki】ノウハウやナレッジの蓄積・活用
社内wikiは、業務マニュアルや手順書、過去の事例など、組織内に散在するナレッジを一元的に蓄積・共有できるツールです。
文書やリンク、動画などさまざまな形式で情報を残せるため、属人化を防ぎ、社内教育や業務の標準化にも役立ちます。
とくに複数の拠点やチームが存在する企業では、社内wikiの活用によって情報のバラつきや重複登録といった課題を解消しやすくなります。
ここからは、社内wikiツールを活用してナレッジの蓄積と活用に成功した企業の事例を見ていきましょう。
[運送業]ノウハウ共有で安全意識が向上
全国に800名を超えるドライバーを抱える幸運ホールディングス株式会社では、これまでドライバーへの情報共有手段が限られており、重大なインシデント事例が現場に伝わっていないという課題を抱えていました。
加えて、全社的な通達や教育内容も、紙やメールを介して一部の社員にしか届かない状態だったといいます。
そこで同社は、社内wikiツールを導入し、交通情報やインシデントの共有体制を一新します。
動画を活用した教育コンテンツや注意喚起の情報をドライバーごとに適切に配信できるようになりました。
また、誰がどの情報を閲覧したか履歴が残るため、教育状況の把握も可能となり、安全意識の向上にもつながっています。
[医療現場]ナレッジ管理の効率化に成功
獣医師約30名を含むスタッフが在籍する奈良動物医療センターでは、これまでチャットで医療情報を共有していたものの、必要な情報がすぐに流れてしまうという課題がありました。
とくに診療現場では、最新の論文や学会発表内容をタイムリーに共有・参照できる体制が求められており、従来の手段では対応しきれなかったといいます。
そこで導入されたのが社内wikiツールです。
診療科ごとにフォルダを作成し、各ノートに論文の要約や資料をまとめたことで、誰でも必要な情報に即座にアクセスできる環境が整いました。
また、ノートごとに意見交換ができるコメント機能も活用され、テーマを限定した深い議論も実現しています。
[企画開発・運用]全社的な社内マニュアルの浸透が実現
将棋AI「将棋ウォーズ」などのサービスを手がけるHEROZ株式会社では、社内情報が部門ごとに散在し、必要なマニュアルや手順が見つけにくいという課題を抱えていました。
とくに、エンジニアリング部門では、開発ドキュメントや設計書、コード規約などの管理効率が求められていたといいます。
そこで同社は社内wikiツールを導入し、情報を部門単位で階層化しながら一元管理する体制を構築しました。
現在では、新入社員へのオリエンテーションや業務マニュアルの確認にも同ツールが活用されており、「困ったらまずここを見る」という文化が定着しつつあります。
また、アクセスログをもとに人気ページのランキングを表示する仕組みを整えることで、ナレッジ共有のモチベーションも高まっています。
結果として、社内全体の情報共有効率が大きく改善されたとのことです。
【グループウェア】情報一元化・業務効率化
グループウェアは、スケジュール管理や掲示板、ワークフロー、ファイル共有など、複数の機能を備えた社内基盤ツールです。
業務の属人化や情報の分散が起きやすい組織では、グループウェアを導入することで「誰が、いつ、どこで、何をしているのか」が見える化され、意思決定や作業のスピードが格段に向上します。
ここからは、グループウェアを活用して社内情報の見える化と業務効率化に成功した企業の事例をご紹介します。
[製造販売・飲食]情報共有・コミュニケーションの課題を解決
三協精器工業株式会社では、金属部品の製造に加え、飲食や農業など多角的に事業を展開するなかで、情報共有と社内コミュニケーションの分断が課題となっていました。
メールや電話を中心とした従来の運用では、各拠点の情報が届きにくく、社内文化の浸透やノウハウの蓄積にも限界を感じていたといいます。
そこで導入されたのがグループウェアです。
業務連絡に加えて、社長メッセージや社員の日常を発信するコンテンツが共有されるようになり、普段接点のない社員同士の交流が生まれました。
営業日報や各種申請もデジタル化され、紙ベースでの運用が大幅に改善しました。
今では社員発信の投稿にもコメントが付き、仕事以外のやり取りを通して、互いの人柄を知るきっかけにもなっているとのことです。
[非臨床試験]掲示板やスケジュール機能を活用し、社内情報の見える化を実現
医薬品などに対する非臨床試験を手がける株式会社薬物安全性試験センターでは、顧客情報や社員のスケジュール、設備予約などがそれぞれ異なるツールで管理されており、情報の一元化が課題となっていました。
Salesforceの導入によって一部は改善が図られたものの、連携のとれた情報共有基盤の整備が必要とされていたそうです。
そこで同社が導入したのがグループウェアでした。
社員間の連絡手段として活用されるだけでなく、カレンダーやToDo機能を活用してスケジュール調整や申請・承認のフローを効率化しました。
掲示板機能を通じて新入社員の紹介や社内イベントのお知らせも自然に共有され、全社的な情報の見える化が進みました。
導入後は、営業活動や経費精算の業務もデジタルで完結するようになり、業務全体のスピードと精度が高まっています。
[教育]キャンパスごとにバラバラだった情報共有手段を統一し情報共有がスムーズに
東京都を中心に5つのキャンパスを有する帝京大学では、部門や拠点ごとに異なるツールで情報を管理していたことから、重要な連絡事項が全学に行き渡らないという課題を抱えていました
コロナ禍や人事制度改革など、緊急性の高い情報を迅速かつ確実に届ける手段の必要性が高まり、グループウェアをクラウド型に統一することが決定されました。
導入後は、掲示板やポータル機能を活用し、重要な通達や職員配置図、申請書などをタイムリーに共有しました。
スケジュール調整やファイル管理などの業務も一元化されたことで、従来メールや電話でかかっていた調整工数も大幅に削減されています。
成功事例から学ぶ、社内情報共有を成功させる5つの方法（ルール）
ここまでご紹介した事例からも分かるように、社内情報共有を成功させている企業にはいくつかの共通点があります。
この章では、実際の成功企業の取り組みを参考にしながら、社内情報共有をスムーズに、そして持続的に運用していくための5つの方法を整理して解説します。
1. 目的・課題を明確にする
情報共有の取り組みを形だけで終わらせないためには、「なぜ共有するのか」という目的と、解決したい課題を明確にしておくことが大切です。
目的が曖昧なままでは、ツールを導入しても形骸化しやすく、「結局使われないまま終わる」といった結果になりかねません。
情報共有の目的は、業務効率化に限らず、属人化の解消や教育コストの削減、部門間の連携強化など多岐にわたります。
具体的な目標があれば、社内での理解と協力も得やすくなります。
実際に、目的を明文化し共有の"意味"を周知したことで、全社的にツール活用が定着し、組織運営が円滑になったケースも少なくありません。
2. 共有する情報と方法（ルール）を決める
社内情報共有を定着させるには、「何を、どう共有するのか」という具体的なルールを定めることが欠かせません。
たとえば、「日報は誰がいつまでにどこに投稿するか」「社内マニュアルはどの部署が管理するか」といった細かな取り決めがなければ、情報はあっても共有されないまま埋もれてしまいます。
また、情報の種類ごとに共有の方法を使い分けることも効果的です。
たとえば、業務連絡や進捗報告にはチャット、ナレッジやマニュアルには社内wikiやグループウェアを活用するなど、共有したい情報の種類・内容・目的に応じたツールの選定と使い分けがポイントになります。
さらに、共有ルールは一度決めたら終わりではなく、現場の意見やフィードバックをもとに見直しを重ねることも重要です。
3. 全従業員への周知と文化醸成
情報共有を社内に根づかせるには、ルールやツールを整備するだけでなく、「なぜ共有が必要なのか」という考え方を全従業員に浸透させることが欠かせません。
仕組みがあっても、「忙しくて見る時間がない」「共有しても誰も見ていない」といった状態では、情報は活かされずに終わってしまいます。
だからこそ、共有の価値を伝え、日常業務のなかで自然に情報共有が行われる文化を育てていくことが大切です。
そのためには、まず管理職やリーダー層が率先して情報を発信し、「共有されることが当たり前」という空気感をつくる必要があります。
また、「役に立った投稿へのリアクション」や「よくまとまったナレッジへのフィードバック」など、ポジティブな行動を可視化する仕組みも有効です。
こうした積み重ねが、「共有する・受け取る・活かす」サイクルの形成につながり、情報共有が組織の文化として根づいていきます。
4. 自社に合ったツールの選定と活用
情報共有をスムーズにおこなううえで、ツールの選定は非常に重要なポイントです。
どれだけ目的やルールが明確でも、現場で使いにくいツールでは浸透しづらく、結局「誰も使わない」状態に陥ってしまいます。
そのため、導入前には現場の業務フローや利用者のITリテラシーを踏まえ、自社に合った操作性や機能性を備えたツールを選ぶことが欠かせません。
たとえば、日々の連絡や報告にはビジネスチャット、マニュアルやノウハウの蓄積には社内wiki、社内全体のスケジュール管理にはグループウェアなど、用途に応じた最適な選択が求められます。
また、導入後の初期設定や権限管理、ガイドラインの整備も重要です。
目的に沿った運用設計がなされていなければ、ツールの効果を十分に引き出すことができません。
運用段階では、活用状況をモニタリングしながら機能の追加や設定の見直しを行い、現場の変化に合わせて柔軟に改善を重ねていくことが定着への近道となります。
5. スモールスタートと継続的な改善
情報共有の仕組みは、一度に全社へ広げようとするよりも、小さく始めて改善を重ねる方が成果につながりやすくなります。
なぜなら、大規模に導入してしまうと、現場との温度差や混乱が生じやすく、結果としてツールが使われなくなるリスクが高まるからです。
まずは一部の部署やプロジェクトから導入を始め、実際の活用事例や効果を社内に共有することで、自然と関心が高まり、導入への抵抗感も薄れていきます。
また、導入後は「使って終わり」ではなく、現場の声を拾いながら改善を重ねていく姿勢が重要です。
たとえば、「使いづらい」「情報が探しづらい」といった課題があれば、運用ルールの見直しやツールのカスタマイズを行うことで、定着率が高まりやすくなります。
このように、まずは小さな成功体験を積み重ねながら、少しずつ社内全体へ広げていくことが、情報共有の定着と効果の最大化につながります。
社内情報共有の失敗要因と対策
情報共有は組織運営に欠かせない取り組みですが、単にツールを導入しただけではうまく機能しないことも少なくありません。
実際には、「導入したものの現場に浸透しなかった」「情報が増えすぎて活用されていない」といった悩みを抱える企業も多く見られます。
そこで本章では、社内情報共有がうまくいかない主な要因を整理したうえで、それぞれに対する実践的な対策を解説します。
6つの失敗要因
社内情報共有がうまく機能しない企業には、いくつかの共通した課題があります。
どれも見落としがちなものばかりですが、放置すると情報が組織に根づかず、業務の属人化や非効率につながる原因になります。
よくある失敗要因は、以下のとおりです。
- 知識や情報の属人化
- 情報共有の方法やタイミングがバラバラ
- 情報を記録する手間が大きい
- 共有された情報が探しにくい
- 情報共有の重要性が浸透していない
- ツールが統一されていない
これらの課題はいずれも、情報共有の「仕組み」と「意識」の両面が整っていないことが根本にあります。
たとえば、いくら情報を共有する文化があっても、共有方法が属人的であれば活用されません。
逆に、ツールを導入しても活用の意義が理解されていなければ、現場は定着せず、使われなくなってしまいます。
自社の状況を正しく把握し、こうした失敗パターンに陥っていないかを見直すことが、情報共有を改善する第一歩です。
アナログよりもデジタルツールで解決！
情報共有がうまくいかない多くの職場では、紙ベースの連絡や口頭での引き継ぎ、個人のメモなど、アナログな方法が今なお使われています。
あるいは、せっかくチャットツールやファイル共有サービスを導入していても、ルールが整備されていなかったり、使い方が属人的だったりすることで、かえって情報が分散してしまうケースも少なくありません。
こうした問題を解決するには、「使いやすいデジタルツールの選定」と「明確な運用ルールの策定・徹底」が不可欠です。
たとえば、チャットツールであれば「報告用」「雑談用」など目的ごとにグループを分け、ファイル名や投稿ルールを決めておくことで、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。
また、ナレッジ共有には検索性の高い社内wikiやファイル管理ツールを活用することで、誰でも必要な情報にすぐアクセスできる環境が整います。
重要なのは、ツールを導入するだけで満足するのではなく、業務の流れや社内文化に合った運用ルールを設け、それを継続的に見直しながら活用していく姿勢です。
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社内情報共有は、単なる「連絡のやりとり」ではありません。
組織の知見を蓄積し、業務のスピードと質を底上げする「経営資源の強化」として位置づけるべき取り組みです。
本記事でご紹介したように、情報共有がうまくいっている企業は、目的の明確化やルールの整備、ツールの活用方法において明確な工夫と改善を重ねています。
そしてその多くが、Chatworkをはじめとした信頼できるツールをパートナーとして選んでいます。
国内34万社以上の企業に導入されているChatworkは、単なるチャットにとどまらず、ファイル共有・タスク管理・API連携など、業務効率化に直結する機能を多数搭載しており、企業ごとの利用目的にあわせた柔軟な運用ができる点が支持されています。
また、導入から定着までを支援するカスタマーサクセス体制も充実しており、「どう運用すれば社内に根づくか」「どんなルールを設ければ効果が出るか」といった疑問にも丁寧に寄り添ってくれます。
「情報が届かない」「伝えたつもりが伝わっていない」といった課題にお悩みの方は、ぜひ一度Chatworkをご検討ください。
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