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社内SNSのデメリット・課題とは？メリットと対処法も紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
社内SNSは、企業内の情報共有や社員間の交流を促進するためのツールです。
働き方の多様化やリモートワークの普及にともない、多くの企業が導入を進める一方で、ビジネスチャットとの使い分けが難しかったり、社内に浸透しなかったりといった課題も見受けられます。
本記事では、社内SNSの定義やビジネスチャットとの違い、メリット・デメリットにくわえ、デメリットをなくすための対処法も解説します。
社内SNSとは？ビジネスチャットとの違いは？
まずは社内SNSとは何か、混同されがちなビジネスチャットとの違いとあわせて解説します。
社内SNSとは何か
社内SNSとは、企業や組織内のメンバー同士が情報を共有し、コミュニケーションを図るためのビジネス用SNSです。
一般的なSNSのような掲示板・タイムライン・プロフィール機能などを備えており、部署や役職を越えたつながりを促進できるのが特徴です。
メールや電話に代わる手段として活用されるだけでなく、社員同士の相互理解やエンゲージメントの向上にも役立ちます。
また、業務連絡に限らず、アイデアの共有やちょっとした相談にも使いやすく、組織全体の風通しをよくする効果も期待できます。
社内SNSの需要が高まる理由・背景
社内SNSの導入が進む背景には、働き方改革やリモートワークの普及、組織のフラット化といったビジネス環境の変化があります。
コロナ禍以降、従来のような対面中心のコミュニケーションが難しくなる一方、タイムリーでカジュアルな情報共有が求められるようになりました。
また、若年層を中心にSNSに慣れ親しんだ世代が増えたことで、社内SNSを業務上のコミュニケーションに活用する動きが促進されたことも要因です。
このように、社内SNSは「組織内の情報流通の質とスピードを上げたい」というニーズに応えるツールとして注目されています。
社内SNSとビジネスチャットの違い
社内SNSとビジネスチャットは、いずれも社内コミュニケーションを支援するツールですが、その目的と機能には明確な違いがあります。
ビジネスチャットは主に業務連絡やタスク管理に特化したツールであり、スピード重視の短文・即時対応が前提です。
一方、社内SNSは掲示板やタイムライン、リアクション機能などを備え、従業員同士の情報共有や関係構築に重きを置いたツールといえます。
それぞれの特徴を踏まえると、ビジネスチャットは「指示・確認・報告」に向いており、社内SNSは「アイデア／ナレッジ共有・コミュニケーション」に向いているといえます。
社内SNSがもたらす課題・デメリットとは
ここからは、社内SNSがもたらす主な課題やデメリットを5つ解説します。
業務連絡ツールとの使い分けが曖昧になりやすい
社内SNSを導入すると、既存のビジネスチャットやメールとの使い分けが曖昧になりがちである点がデメリットです。
緊急度や内容に応じて適切なツールを選ばないと、情報が分散し、確認漏れや返信の遅延につながる可能性があります。
とくに導入初期は「どこで何を投稿すべきか」が不明確になりやすく、業務の効率が低下してしまうこともあります。
情報の重要度や用途に応じたツールの使い分けルールを整備しておかないと、社内全体の混乱を招く可能性があるため注意が必要です。
導入したものの浸透しないケースも少なくない
社内SNSは、導入しただけで自然と全従業員に使われるものではありません。
目的や使い方が明確に示されていない場合、従業員が用途や活用方法に迷い、ほとんど使われないまま放置されてしまうこともあります。
また、業務の忙しさから「SNSを使う時間がない」と感じられたり、上層部や管理職が積極的に使わないことで社内文化として定着しづらくなることも少なくありません。
形だけの導入にとどまってしまうと、コストだけがかかって期待した効果が得られないという結果になりかねません。
ストレスを感じる従業員もいる
社内SNSは気軽なやりとりを促進する一方で、投稿内容やリアクショへの心理的な負担を生むこともあります。
「いいねが少ない」「発言が浮いているかもしれない」など、SNS特有の不安を感じる従業員も一定数出てくるでしょう。
また、常にチェックしなければいけないというプレッシャーや、非業務的な投稿との付き合い方に悩む声も少なくありません。
とくに内向的な性格の人や情報感度の高い人にとっては、社内SNSの存在自体がストレス要因となる可能性があるため、運用設計には個々の特性への配慮が求められます。
情報漏洩リスクがあるためセキュリティ対策が必須
社内SNS上では、業務上の機密情報や個人情報などがやりとりされることもあるため、セキュリティ面でのリスク管理が不可欠です。
アクセス権限や投稿範囲の設定を怠ると、意図しない情報の拡散や社外流出につながるおそれがあります。
また、従業員による誤操作や、退職者のアカウント管理の不備などもリスク要因となります。
社内SNSを安全に活用するためには、システム側のセキュリティ強化だけでなく、運用ルールや従業員教育を含めた総合的な対策を講じることが重要です。
導入時は設定すべきルール・ガイドラインが多い
社内SNSをスムーズに運用するためには、初期段階で明確なルールやガイドラインを整備する必要があります。
たとえば、投稿内容の範囲、業務との関係性、使用時間の制限、炎上対策など、多くの観点から方針を定めなければなりません。
これらを曖昧にしたまま運用を始めると、私的な利用や雑談が増えてしまい、トラブルの原因になりかねません。
社内SNSは自由な交流を促す反面、一定の統制と教育が求められるツールであることを理解しておく必要があります。
社内SNSにはメリットも多い
社内SNSはデメリットだけでなく、メリットも数多く存在します。
コミュニケーションの活性化につながる
社内SNSの大きなメリットのひとつが、部署や役職の垣根を越えたコミュニケーションの活性化です。
日常的なやりとりがしやすくなり、気軽な声かけや相談が増えることで人間関係の構築もスムーズになります。
また、業務に直接関係のない雑談や交流も生まれやすく、組織の一体感や心理的安全性の向上にも寄与します。
とくに、顔を合わせる機会が少ないリモート環境では、社内SNSを通じた非対面のコミュニケーションが貴重なつながりになるでしょう。
スムーズに情報共有できるようになる
社内SNSは、情報の「伝達」ではなく「共有」に特化した設計になっており、過去の投稿を検索したり、必要な人だけをメンションして情報を届けたりする機能が充実しています。
そのため、メーリングリストやチャットだと流れてしまいがちな情報も、社内SNSのタイムライン形式では見返しやすく、部署横断でのナレッジ展開も可能です。
特定の業務に関するトピックやフォーラムを設ければ、関心のあるメンバー同士で情報を補完し合えるため、属人的なやりとりの解消にもつながります。
属人化を防ぐ場としてナレッジ共有を促せる
業務における「ノウハウの属人化」は多くの企業が抱える課題ですが、社内SNSはそれを解消する有効な手段です。
業務の工夫やトラブル対応の知見などを投稿・共有する場として活用すれば、個人の経験が組織全体の資産となります。
また、コメント機能やリアクションにより、知見が一方通行にならず、対話を通じて精度が高まっていくのも特徴です。
日常的にナレッジが蓄積される文化が根付けば、情報格差や属人依存のリスクを大幅に減らせるでしょう。
リモートワークやフレックスタイム制推進につながる
時間や場所にとらわれず、組織内での情報共有やつながりを保てる社内SNSは、リモートワークやフレックスタイム制の定着にも役立ちます。
社内SNSでは、誰がどこで働いていても必要な情報をすぐに得られるため、物理的な距離や時間のズレが業務の妨げとなりにくいためです。
また、稼働状況や業務成果を可視化できる仕組みを取り入れれば、上司や同僚との信頼関係の維持にもつながります。
柔軟な働き方を導入している企業にとっては、場所に縛られないコミュニケーションを実現するインフラとして、社内SNSは重要な役割を担います。
社内SNSのデメリットをなくすための対処法
社内SNSのデメリットを踏まえて、それらをなくすための具体的な対処法を5つ解説します。
目的が曖昧なままで導入しない
社内SNSを導入する際は、「何のために使うのか」という目的を明確にすることが不可欠です。
目的が不明確なまま社内SNSを導入しても、従業員が活用のイメージをもつことができず、使われずに形骸化してしまうケースが多く見られるためです。
たとえば「ナレッジ共有の促進」「コミュニケーション活性化」など、導入意図を具体化し、あらかじめ社内に周知することが求められます。
また、目的に応じた活用ルールを整備するなど、運用の迷いや混乱を防ぐ工夫も重要です。
管理者や積極的に盛り上げるチームを設ける
社内SNSを定着させるには、チームをつくって利用を促進することも有効です。
運用を管理する担当者や、積極的に投稿・コメントする盛り上げ役などを決めておくことで活性化が進みます。
経営陣や管理職者、人事部門が率先して使い方を見せるのも効果的です。
イベントやキャンペーン的な仕掛けも有効で、投稿することのハードルを下げる仕組みや工夫が求められます。
まずは一部の部署で導入し試してみる
全社一斉導入はリスクが高く、社内SNSの定着に失敗する要因にもなりえます。
そこで有効なのが、まずは一部の部署や有志のチームで試験導入を行い、成果や課題を見極めたうえで全社展開する方法です。
実際に使ってみて社内の文化に合うか、想定された目的が達成できるかを検証することで、無駄な混乱を避けられます。
さらに、試験導入のなかで得られた成功事例を社内に共有することで、他部署の理解や期待も高まり、スムーズな展開につながります。
直感的で手軽に操作できるツールを導入する
社内SNSは操作のしやすさが非常に重要です。
複雑な設定や使いづらいUIのツールでは、社員が使いこなせず定着を妨げる可能性があります。
とくに、SNSに不慣れな世代も含めた全社員にとって、直感的な操作性やシンプルな設計は大きな安心材料になります。
投稿・コメント・検索といった基本動作がすぐに理解できるかどうかは、利用率に直結するため、トライアル期間を設けるなどして操作感を確認し、現場の声を取り入れることが定着促進のポイントです。
セキュリティ対策の整ったツールを選ぶ
社内SNSでは業務上の重要な情報が扱われるため、セキュリティ面の確認は不可欠です。
クラウド型ツールの場合、データ保管場所や暗号化の有無、アクセス制御の仕組みなど、ベンダー側の対策を事前にチェックしておく必要があります。
また、管理者権限の細かい設定や、退職者のアカウント削除、投稿ログの保存機能なども確認しておくと安心です。
利便性と安全性はトレードオフになりがちですが、ビジネスでの活用には最低限のセキュリティ要件を満たすツール選びが求められます。
Chatworkで社内のコミュニケーション活性化を図ろう
社内SNSは、情報共有の効率化やコミュニケーションの活性化に貢献する便利なツールです。
一方で、目的が曖昧なまま導入すると、かえって混乱や心理的負担を招くこともあるため、ルール設計や活用支援の体制を整えることも大切です。
そうしたなかで、Chatworkのようにビジネスチャットと社内SNSの機能を兼ね備えたツールは非常に有用です。
直感的な操作性やタスク管理機能、セキュリティ対策も充実しており、組織の情報流通を円滑にします。
社内コミュニケーションの基盤づくりとして、ぜひChatworkの活用を検討してみてください。
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