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会議効率化ツールの失敗しない選び方5選｜メリット・ツール・事例も解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「会議が多すぎて業務が進まない」「準備や議事録が面倒」といった悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。
会議を効率よく進めるためには、自社の状況に合った効率化ツールを活用することが効果的です。
本記事では、会議効率化ツールを使うと会議がどのように変わるか、導入後に得られるメリット、適切なツールの選び方のほか、失敗しないポイントや成功事例なども詳しく解説します。
会議効率化ツールでどう変わる？スリムな会議を実現する方法
会議が「長い・多い・決まらない」という課題を感じている場合、自社に合った効率化ツールの導入が有効です。
効率の良いミーティングを目指すなら必須のツール
効率の良い会議を実現したいのであれば、会議効率化ツールは今や欠かせない存在です。
会議の準備や情報共有にかかる手間を減らし、本来の議論に集中できる環境を整えられるためです。
なかでもビジネスチャットツール「Chatwork」は、チャット・ファイル共有・タスク管理が一体化したツールで、発言の見える化や口頭では抜けやすい情報の記録にも役立ちます。
メールよりもやりとりがスピーディで、初心者でも直感的に使える点も魅力です。
会議効率化ツールの種類を理解して自社に最適な選択を
会議効率化ツールにはさまざまな種類があるため、自社に合ったものを選ぶことが重要です。
たとえば、日常連絡には「Chatwork」、オンラインの会議やプレゼンには「Zoom」、議事録自動化に役立つ「Notta」など、ツールによってそれぞれ強みや使いどころが異なります。
高機能・汎用的なツールであっても、自社の課題に合っていなかったり、実際には使わない機能が多かったりすると、期待する効果が得られない可能性もあるため、注意が必要です。
会議効率化ツールのメリットとは？導入後に得られる5つの効果
会議効率化ツールを導入することで得られる代表的なメリットや具体的な効果は以下の5つです。
- メリット①｜アジェンダの事前共有で、会議の目的にブレがなくなる
- メリット②｜発言や決定事項が可視化され、チームの共通理解が深まる
- メリット③｜無駄な議論が減り、会議の時間がグッと短縮される
- メリット④｜議事録の自動作成で、面倒な記録作業が不要になる
- メリット⑤｜隅々まで情報が共有され、情報格差が生まれにくくなる
以下、詳しく説明します。
メリット①｜アジェンダの事前共有で、会議の目的にブレがなくなる
会議が長引く原因のひとつとして、開催目的の不明確さが挙げられます。
会議の目的が定まっていないと、話題が脱線したり、結論が出なかったりしやすくなり、結果として長い時間がかかってしまいます。
会議効率化ツールを使って、会議のアジェンダを事前共有すれば、参加者全員が「何のための会議か」を理解した状態で会議に臨めるため、議論が本題からズレにくくなり、会議の方向性やゴールが見えやすくなります。
メリット②｜発言や決定事項が可視化され、チームの共通理解が深まる
会議効率化ツールを活用して会議での発言や決定事項を可視化すると、チームの共通理解が深まります。
たとえば、仮想のホワイトボードや付箋のように使える可視化ツールを活用すれば、発言内容や決定事項をその場で全員に共有でき、会議の進行がスムーズになります。
会議における責任の所在や決定事項も明確になり、会議後の誤解や認識のずれを減らす効果もあるため、会議の効率化が実現できるでしょう。
メリット③｜無駄な議論が減り、会議の時間がグッと短縮される
会議効率化ツールの活用によって議題の優先順位や論点が明確になると、議論の重複や脱線が減るため、時間短縮につながる可能性があります。
また、情報共有を目的とする会議などはツールで必要な資料を共有すれば済むケースもあり、会議そのものを減らせる場合もあります。
メリット④｜議事録の自動作成で、面倒な記録作業が不要になる
AI議事録や録音文字起こし機能を備えたツールを使えば、会議中の発言を自動的にテキスト化してくれるため、面倒な記録作業を省略できます。
議事録作成が自動化されると、記録の抜け漏れが減り、内容の確認にかかる時間も大幅に短縮されます。
また、議事録作成者が不要になることで、参加者全員が会議に集中できるようになり、会議の質も向上するでしょう。
メリット⑤｜隅々まで情報が共有され、情報格差が生まれにくくなる
会議に関する情報（資料、アジェンダ、議論の内容など）をツール上で一元管理・共有すると、情報共有がスムーズになり、社内の情報格差が生まれにくくなる点もメリットです。
会議に参加できなかった従業員も含め、関係者全体が等しく情報を受け取ることができるため、部門間の情報格差や属人化の防止にもつながります。
会議効率化ツールの選び方｜失敗しない5つのチェックポイントを解説
会議効率化ツールの種類は多岐にわたります。
そのなかから自社に合ったツールを選定するために、以下5つのポイントをチェックしましょう。
- ポイント①｜目的からの逆算：会議の課題に合ったツールか？
- ポイント②｜自社に適した機能：必要な機能は揃っているか？
- ポイント③｜コストのバランス：ランニングコストは適正か？
- ポイント④｜直感的な操作性：誰でも使いやすいか？
- ポイント⑤｜最新のセキュリティ：情報漏えい対策は万全か？
ポイント①｜目的からの逆算：会議の課題に合ったツールか？
会議効率化ツールの選定でまず大切なことは、「何を解決したいのか」を明確にすることです。
課題を曖昧にしたままでは、どれだけ高機能なツールを導入しても期待する効果はなかなか得られないでしょう。
たとえば「話が脱線する」「誰が何をやるか曖昧」など、自社が直面している課題を洗い出し、その課題から逆算してツールを選ぶことが失敗しないツール選びのポイントです。
ポイント②｜自社に適した機能：必要な機能は揃っているか？
有名だから、多くの企業が導入しているからといって、そのツールが自社にとってベストとは限りません。
効率化を実現するには、先ほど述べたように、「自社にとって本当に必要な機能は何か」を明確にすることが重要です。
たとえば、議事録を効率化したい場合は文字起こし機能、進行管理が必要な場合はアジェンダ作成機能などが充実したツールを選ぶとよいでしょう。
ポイント③｜コストのバランス：ランニングコストは適正か？
会議効率化ツールを選ぶ際は、ランニングコストも重要なポイントです。
便利なツールほど月額費用が高くなる傾向がありますが、搭載されている機能の割に高すぎないか、逆に安すぎてサポートや安定性に不安がないかなどの点を見極めることで、価格に見合った価値のツールを選べるでしょう。
ツールは中長期的に利用する可能性が高いため、費用対効果を把握しておくことが大切です。
ポイント④｜直感的な操作性：誰でも使いやすいか？
実際にツールを利用する従業員の視点で、操作性が優れているかどうかもチェックする必要があります。
十分な機能・性能を備えていても、操作が複雑で使いづらければなかなか社内で定着しない可能性もあるためです。
多くのツールには無料体験やトライアルが用意されているため、導入前に使用感を確かめてみるとよいでしょう。
ツールを使い慣れていない従業員や、ITにあまり明るくない従業員でも迷わず使えるかどうかを判断基準にすることがおすすめです。
ポイント⑤｜最新のセキュリティ：情報漏えい対策は万全か？
会議効率化ツールを選定する際は、必ずツールのセキュリティ対策を確認しましょう。
会議では、機密情報や人事データなどといった重要な内容を扱う場合もあるため、SSL暗号化・アクセス制限・二段階認証など、搭載してあるセキュリティ機能を事前にチェックすることが重要です。
また、ツールの提供元が信頼できるかどうかも確認しておくと安心でしょう。
今すぐ使える会議効率化ツール・アプリ3選
今すぐ使えるおすすめの会議効率化ツール・アプリは以下の3つです。
1. Chatwork：円滑な情報共有で会議自体の削減に
2. Microsoft関連ツール：定番ツールで会議をより良いものに
3. オンライン会議ツール：ニューノーマル以降の必須ツールで快適に
1. Chatwork：円滑な情報共有で会議自体の削減に
Chatworkは、会議そのものを減らす仕組みづくりに役立つビジネスチャットツールです。
情報共有をチャットに集約すれば、会議の開催頻度を削減できる可能性があります。
Chatworkはタスク管理やファイル共有も可能なため、会議の事前準備や事後のフォローも効率化できるでしょう。
情報共有を目的にした会議が多い場合や、タスク管理や情報共有の負担が重い現場などでは、会議削減の即効性が期待できます。
2. Microsoft関連ツール：定番ツールで会議をより良いものに
Word・Excel・Teamsなど、Microsoftの各種ツールも便利です。
とくにTeamsは、通話・チャット・画面共有・議事録作成などの機能が一体化されており、会議の効率化に幅広く対応できます。
ほかのMicrosoft製品との連携もスムーズなため、資料の準備や進行、議事録の共有まで一貫して管理できる点も魅力です。
既存の業務環境でMicrosoft関連ツールを利用している場合は、会議の効率化に役立つ機能やほかのツールがないか探してみましょう。
3. オンライン会議ツール：ニューノーマル以降の必須ツールで快適に
ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなどのオンライン会議ツールも今や会議の効率化に欠かせないツールです。
移動にかかる時間やコストを削減できるため、リモートワークや拠点の多い企業において、会議開催のハードルが大幅に下がります。
また、これらのツールには音声や映像だけでなく、録画・チャット・画面共有など多彩な機能が搭載されており、会議に参加できなかった人への共有や、議事録作成の補助としても活用できます。
「Chatwork（チャットワーク）」を導入して会議効率化を実現した3つの事例
ビジネスチャットツール「Chatwork」を導入して会議の効率化を実現した例として、以下3社の事例をご紹介します。
1. ピクスタ株式会社：会議は3分の1に、効率は1.5倍に
2. 株式会社ダンドリワークス：無駄な会議をほぼゼロに
3. 全研本社株式会社：会議の回数が半分に
1. ピクスタ株式会社：会議は3分の1に、効率は1.5倍に
ピクスタ株式会社では、Chatworkの導入によって会議の回数が従来の3分の1に減少し、作業効率が1.5倍になったといいます。
同社は部署・プロジェクト単位で50〜60のグループチャットを運用し、業務連絡や進捗共有を実施する方式を導入したことで、会議の大幅な削減に成功しています。
非同期コミュニケーションによって席の距離や勤務時間の違いをカバーし、情報共有の円滑化も実現しました。
この事例は、「会議が多すぎる」「情報共有に時間がかかる」といった課題を抱える企業にとって、根本的な働き方改革のヒントになるでしょう。
2. 株式会社ダンドリワークス：無駄な会議をほぼゼロに
株式会社ダンドリワークスでは、Chatworkを使った非同期コミュニケーションによって、定例会議や進捗確認ミーティングの大幅な削減に成功しています。
メーリングリストの運用に限界を感じていたタイミングでChatworkを導入し、会議が「なくても回る」という状態を実現しました。
その結果、全体会議が不要になり、週1回6時間かかっていた会議は2時間に短縮されました。
報告・連絡・相談の手間も激減し、進捗確認もチャットで済むようになったとのことです。
チャットやタスク機能の活用によって情報の見える化や共有スピードを高められるという点、実際に会議そのものの削減を実現した点などにおいて、参考になる事例といえます。
3. 全研本社株式会社：会議の回数が半分に
全研本社株式会社では、Chatwork導入後、社内ミーティングの頻度がほぼ半減しました。
導入前は社内で複数のツールが乱立していたことに加え、個人のLINEを業務利用するケースも見られ、セキュリティ面の課題を抱えていました。
このような課題を解決するため、統一されたコミュニケーション基盤としてChatworkを正式に導入しました。
導入後は、部署間の情報共有や意思決定におけるスピードが向上し、会議以外の業務に割ける時間が増加したとのことです。
この事例では、会議の代替としてグループチャットを活用し、意思決定以外の話し合いはチャットで完結させるという発想が参考になります。
会議効率化ツールなら、「Chatwork（チャットワーク）」
会議の無駄を減らすには、課題の可視化と適切なツール選定が不可欠です。
アジェンダ共有・可視化・議事録・情報連携など、課題を解決できるツールをピンポイントで導入できれば、会議の効率だけでなく質も大きく向上します。
とくにChatworkは、情報共有・議事録・タスク管理まで一元化できる点が評価されており、実際の導入事例でも会議数が半減したり、業務効率が向上したりといった具体的な成果が出ています。
会議の効率化を実現したい場合は、ぜひChatworkの活用をご検討ください。
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