マニュアルの作り方とは?作成のコツやテンプレート活用のメリット

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業務効率化
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マニュアルの作り方とは?作成のコツやテンプレート活用のメリット

目次

業務に関する情報を幅広く記載するマニュアルは、業務の質の均一化に役立つほか、さまざまなメリットがあることから、多くの企業が作成しています。

マニュアルを活用するためには、読み手が理解しやすいマニュアルである必要があります。

読み手が理解しやすいマニュアルを作るには、作り方のコツを押さえなければいけません。

マニュアルの作り方、作成のコツ、テンプレートを活用するメリットを解説します。

マニュアルとは?

マニュアルとは、業務に関する情報が網羅的に記載された文書のことをいいます。

手順書と混同されがちですが、マニュアルと手順書には明確な違いがあります。

マニュアルと手順書の違いについて、詳しく見ていきましょう。

手順書との違い

マニュアルは一般的に、業務をおこなう手順、規則、経営方針・理念などが網羅的に記載されています。

一方で手順書は、ひとつの業務の手順を工程ごとに細かく記載した文書です。

つまり手順書は、マニュアルのなかから業務の手順だけを抜粋し、より詳しく記載した文書といえます。

マニュアルの役割と目的

マニュアルの目的は、業務の質の均一化です。

業務をおこなう社員に知識やスキルの差がある場合、業務の質にバラつきが生じてしまいます。

とくに新入社員とベテラン社員では知識やスキルの差が大きく、業務の質にも大きく差が生じるでしょう。

そこで業務に関する情報を網羅したマニュアルを活用することで、マニュアルが知識やスキルの差を埋めるサポートの役割を果たします。

マニュアルを作成するメリット

マニュアルを作成するメリットについて、詳しく見ていきましょう。

業務の効率化ができる

マニュアルを読むことで、必要な情報やノウハウを得られるため、担当者に業務内容の確認をしたり教えてもらったりする必要がなくなります。

結果的に作業や業務の手間、工数を省くことになるため、効率化につながるでしょう。

指導時間を短縮できる

マニュアルは、誰でも必要なときに必要な情報を確認できる点がメリットです。

新入社員を指導するときや、異動してきた社員に引継ぎが必要なときなど、時間と手間が必要になる場合もあるでしょう。

マニュアルにすべての内容が記載されている場合、分からない内容を確認したり、必要な情報を確認したりできるため、指導の時間や情報共有の手間が省けます。

そのため、指導などにかかる時間を短縮できるでしょう。

業務の全体像が把握できる

マニュアルには業務に関する内容が網羅的に記載されているため、業務の全体像が見える化されます。

見える化がされると、読み手は業務の流れを把握できるので、業務に必要な工程をしっかり理解できるでしょう。

スムーズにマニュアルを作成する手順

スムーズにマニュアルを作成するためには、以下の(1)~(9)の手順を意識することが大切です。

なお、テンプレートを使用する場合でも、(1)~(3)、(7)~(9)の手順は共通です。

マニュアルの作り方を詳しく見ていきましょう。

マニュアルの作り方(1):期限を決める

まずは、マニュアルが「いつまでに必要なのか」を明確にしましょう。

期日が明確になったら、作成期限を決定します。

期限を決めることで、途中で頓挫したり、後回しにしたりするのを防止できます。

なお、期限は必要になる期日から余裕を持って設定しましょう。

マニュアルの作り方(2):スケジュールを決める

つぎに期限から逆算して、作成の計画を立てます。

日程や作業内容が明確になると、作成に必要な人員の数や工数の把握もでき、スムーズにマニュアルの作成ができるようになります。

なお期限と同様にスケジュールにも余裕をもつことで、万が一トラブルが起こっても、期限内に作成ができるでしょう。

マニュアルの作り方(3):記載する内容と手順を整理する

つぎにマニュアルに記載する内容(情報)を整理します。

まずは、必要な情報が揃っているかを確認しましょう。

情報を整理することで、無駄な情報を省き、必要な情報だけを簡潔にまとめられるようになります。

マニュアルの作り方(4):構成を考える

構成を作成するときは、整理された情報をもとに、伝える順序を組み立てましょう。

このとき「最初に伝えるべき情報は何か」「最後はどのように終わるのか」など、伝える流れを意識することが大切です。

また、論理的な構成を意識することで、分かりやすく伝わりやすいマニュアルが作成できます。

マニュアルの作り方(5):見出しを作成する

見出しはタイトルのような役割を担うため、ひと目で伝えたい内容がつかめるよう、要点をおさえて15文字程度に収めるのが理想です。

また、大見出し、中見出し、小見出しの順に作成し、中見出しや小見出しが複数必要な場合は、(1)(2)など順に数字をふるとわかりやすいです。

マニュアルの作り方(6):目次を作る

目次があれば流れや全体像をひと目見るだけで掴むことができ、検索をしやすくなるメリットもあります。

大見出しを抜粋するなど、見出しを参考にしながら目次を作成しましょう。

マニュアルの作り方(7):本文を作成する

本文は、見出しに沿って伝えたい内容を肉付けするような形で作成しましょう。

ひとつの見出しに対して200文字前後で収められるようにすると、わかりやすいでしょう。

装飾の機能を活用すると見やすくなりますが、多すぎると逆に見にくくなってしまうので、多用しすぎないようにしましょう。

マニュアルの作り方(8):図・写真・画像・イラストを付け加える

文字数が多いマニュアルは、圧迫感が生じて読む意欲をそぐ可能性があるため、工夫として挿絵のように画像などを使ってもよいでしょう。

本文の装飾と同様、多用すると分かりにくくなるため、適切な量にとどめましょう。

マニュアルの作り方(9):最終確認をする

全体の作成が完了したら、「必要な内容が記載されているか」「誤字脱字はないか」「論理的な文章になっているか」など、最終確認をします。

作成者本人では気づきにくい点もあることから、ほかの社員にも確認してもらうといいでしょう。

わかりやすいマニュアルを作成するコツ

わかりやすいマニュアルを作成するコツを、詳しく見ていきましょう。

マニュアル作成のコツ:読み手と目的を明確にする

わかりやすいマニュアルにするためには、読み手と目的を明確にすることが重要です。

「誰のために書くのか?」「何のためにマニュアルを作るのか?」を明確にしましょう。

とくに、説明したいことや伝えたい内容が明確になることで、マニュアルに一貫性が出て、読み手がわかりやすいと感じるマニュアルになります。

マニュアル作成のコツ:フォーマットを統一する

見やすいマニュアルは、書式、文字の大きさ、デザインなど、フォーマットが統一されています。

 

社内に複数のマニュアルがある場合、フォーマットがバラバラだと読み手に混乱を与えてしまうかもしれません。

社内で複数のマニュアルを作成する場合は、同じフォーマットを使って統一するようにしましょう。

マニュアル作成のコツ:階層的に説明する

理解しやすいマニュアルは、内容が階層的に作成されています。

一連の流れを階層的に細かく明文化することで、業務の流れをつかみやすくなり、全体像の把握もしやすくなります。

マニュアル作成のコツ:適したツールを使う

わかりやすいマニュアルは、作成に適したツールを選ぶことも重要です。

マニュアルの作成で主に使用されるWord、Excel、PowerPointには、それぞれ以下のような特徴と向いているマニュアルの種類があります。

ツール名 特徴 向いているマニュアル
Word テキストの活用性が高い 文字・文章中心のマニュアル
Excel 画像などの活用性が高い 表やリストを多く使うマニュアル
PowerPoint デザイン性が高い アニメーションや音声を活用したいマニュアル

ツールによって特徴と向き不向きがあるため、目的に適したものを選びましょう。

マニュアル作成のコツ:修正と更新をくり返す

わかりやすいマニュアルは、アップデートをくり返すことでより活用しやすくなります。

一度作って終わりにするのではなく、フィードバックをもらって修正したり、手順などを最新の方法に更新したり、アップデートを続けるようにしましょう。

マニュアル作成のコツ:社外の意見を取り入れる

社内でマニュアルを作成してうまくいかない場合は、社外の意見を取り入れてみましょう。

そうすることで、気づかなかった点や、違った視点で作成できる可能性があります。

アウトソーシングなどを利用して、社外の視点を取り入れるのもひとつの手段でしょう。

マニュアル作成のコツ:テンプレートを活用する

テンプレートは見出しなどの作成が済んでいるため、一からマニュアルを作成するよりも少ない時間と手間で作成できます。

また、プロによって作られたテンプレートは、デザイン性や活用のしやすさが追及されているため、見やすく活用しやすいマニュアルが作成できるでしょう。

有料のものや無料のテンプレートもあるため、予算に合わせて活用してみましょう。

テンプレートを使って作成するメリット

テンプレートを活用した場合のメリットを、詳しく見ていきましょう。

効率的に作成できる

テンプレートはあらかじめ項目や順番が決まっているため、構成を考えたり、見出しを作成したり、一から細かく作成する必要がありません。

そのため、かかる手間が少なく済み、より効率的にマニュアルを作成できます。

見落としの防止ができる

テンプレートを使った場合は、必要な項目などがあらかじめ記載されているため、必要な内容が抜け漏れしたり見落としたりすることを防げます。

見落としや抜け漏れに不安がある場合は、情報を埋めるだけで完成するテンプレートを活用してみましょう。

デザインを考える必要がない

テンプレートを使わずに作成する場合、わかりやすく見やすいデザインを考えてから作成する必要があるため、時間などのコストがかかるでしょう。

とくに、マニュアルの作り方の知識がない社員が作成する場合は、時間や労力などのコストがかさむかもしれません。

テンプレートを使用すれば、デザインを考える必要がないので、効率よくマニュアルの作成ができます。

コツを押さえてわかりやすいマニュアルを作成しよう

マニュアルは、社員のスキルや知識にバラつきがあっても、業務の質を均一化できるよう手助けする役割があります。

マニュアルをスムーズに作成するためには、スケジュールの設定などをおこない、手順を守るようにしましょう。

作成期日までの期間が短い場合や、効率的に作成したい場合は、テンプレートの活用もおすすめです。

自社で作成する場合、コツを押さえてわかりやすいマニュアルを作成しましょう。

マニュアルを作成する時には、本記事で紹介した作り方のとおり、記載すべき情報を集めて整理する工程が重要です。

マニュアルが存在しない状態から情報を集めていくのは骨の折れる作業ですが、普段から情報をひとつのツールに集約しておくようにすると、マニュアル作成にも活かすことができます。

情報集約の方法のひとつとして、ビジネスチャットの活用がおすすめです。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でのやりとりが残り、チームやプロジェクトに途中から参加する場合でも、自分が参加する以前の履歴も閲覧できるため、業務の成り立ちや経緯を遡ることが容易にできます。

また、タスク管理機能も備わっているため、情報共有の抜け漏れが防げます。

完了したタスクを確認しながら、マニュアル作成のための情報収集に活かすこともできるでしょう。

>Chatworkのタスク管理機能についてはこちら

なお、フリープランをご利用の場合、一部のメッセージに閲覧制限がかかっている可能性があるため、定期的に見直したいメッセージや情報がある場合は、ご注意ください。

ビジネスチャット「Chatwork」は無料で簡単に使いはじめることができます。

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普段からのコミュニケーションやタスク管理を円滑化しておき、マニュアル作成を効率的に実行するために、ぜひビジネスチャット「Chatwork」を活用してみてください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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