情報漏洩のお詫びの対応と情報漏洩のお詫びが必要な事例

企業で情報漏洩が起きたときは、被害を受けた顧客や取引先に向けて、お詫びの言葉を伝える必要があります。

なぜ情報漏洩が起きたのか、経緯や原因を伝えながら、同じことが二度と起きないように再発防止の対策を説明することが大切です。

情報漏洩のお詫びが必要な事例と必要な対応を解説します。

情報漏洩のお詫びが必要な事例

企業で情報漏洩を起こさないためにも、事前に起きやすい事例を知ることが大切です。

情報漏洩のお詫びが必要な事例を見ていきましょう。

個人情報の流出

個人を特定できる情報には、氏名や住所、電話番号やクレジットカードの情報などがあります。

情報の取り扱いに関するルールが明確でないときや、ルールを守れていないときは、管理ミスなどで個人情報の流出が起きやすくなるでしょう。

たとえば、個人情報が記載された書類を断裁せずにそのまま廃棄すると、気づかないうちに情報漏洩につながる危険性があります。

また、PCのセキュリティ対策不足でウイルス感染が起こり、外部に情報が漏れてしまうケースもあるでしょう。

個人情報が外部に漏れてしまうと、顧客や取引先が二次被害にあう可能性が高まるため注意が必要です。

文章・データの誤送信

仕事の操作ミスや確認不足が原因で、メールやデータを誤って別の人物に送信してしまうケースがあります。

担当者が誤送信に気づく場合もあれば、顧客や取引先などから指摘されて気づくケースもあるでしょう。

メールやFAXの送信前にダブルチェックを取り入れるなどして、誤送信がおきない工夫が求められます。

PC・USBなどの紛失

PCやUSBなどに関して、正しい管理ができていないと、データを紛失する可能性が高まります。

たとえば、自宅や外出先で仕事にとりくむとき、PCやUSBを放置したまま席を離れてしまうと、置き忘れをしたり紛失したりしてしまうでしょう。

社内で情報機器などの取り扱いについて、ルールを明確にして共有しながら教育体制を整える対策が求められます。

SNSなどの情報発信の問題

社内の情報をSNSやインターネット上に書き込んでしまい、会社の信用問題につながるケースがあります。

たとえば、商品発売前に情報を外部に漏らしたり、顧客に関わる情報を発信したりする事例があげられるでしょう。

社内で情報発信に関する意識を高めるためにも、教育体制を整える必要があります。

情報漏洩のお詫びをするときの対応

情報漏洩のお詫びをするときの対応を見ていきましょう。

情報漏洩の状況を報告する

担当者が情報漏洩に気づくケースもあれば、外部から情報漏洩を指摘されるケースもあります。

どちらの場合も、すぐに上司や社内の人に情報漏洩の内容や被害状況を報告することが大切です。

初動の対応がきちんと進められると、被害を最小限におさえられるでしょう。

情報漏洩の原因を調べる

なぜ情報漏洩が起きたのか、被害の範囲はどのくらいなのか、その内容や原因を調べます。

管理体制が不十分だったり、操作ミスや確認ミスがあったりするなど、社内体制や業務フローに問題があると情報漏洩が起きやすくなります。

今後の対策につなげるためにも、原因を調査して被害の拡大を防ぐ必要があります。

顧客・取引先に伝えて謝罪する

情報漏洩の内容や原因を確認できたら、すぐに被害を受けた顧客や取引先へ謝罪を伝えるようにします。

たとえば、誤送信でメールの文章やデータを送ってしまった場合は、相手に謝罪の言葉を伝えて削除してもらうように依頼しましょう。

誠意を持って、きちんと謝罪の意を伝えることが大切です。

内容によって行政機関に報告する

情報漏洩の内容によっては、警察への届出や監督官庁に詳細を伝える必要があります。

監督官庁に報告する内容には、事業者名や情報漏洩が発覚した日時、原因や内容などがあげられます。

どのような被害内容があったのか、今後の対策はどのように進めるのかなど、詳細の情報まで記載するようにしましょう。

ホームページでお知らせ・謝罪する

被害を受けた方にお詫びを伝えるためにも、あらためてホームページでお知らせと謝罪を伝えることが大切です。

情報漏洩の経緯や原因、今後の対応や防止策、問い合わせ先を載せるなど、企業として責任をとるために真摯に向き合う姿勢が必要です。

二次被害・再発予防の対応をする

情報漏洩の二次被害を想定し、対応する必要があります。

たとえば、被害者のメールや電話番号が流出すると、嫌がらせの連絡が届くなど、被害が拡大する恐れがあります。

企業の対応が早いと二次被害の予防につながり、被害の拡大予防につながるでしょう。

企業は再発予防のためにも、情報漏洩の原因調査や社内体制の見直し、セキュリティ対策の強化などの対応が求められます。

情報漏洩のお詫びは素早い対応が必要

情報漏洩のお詫びが必要な事例には、個人情報流出や誤送信、情報機器やデータの紛失などがあげられます。

発覚次第すぐに社内で共有することが大切で、初動の対応が早いと被害拡大や二次被害を防ぐことにつながります。

管理ミスや誤操作を起こさない社内体制を整えながら、社内のセキュリティ対策を見直すようにしましょう。

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