営業事務のあるあるとは?仕事内容や効率化についても解説

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業務効率化
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営業事務のあるあるとは?仕事内容や効率化についても解説

目次

営業事務の仕事は、営業部署や営業担当において欠かせない仕事です。

営業事務の具体的な業務内容や、一般事務との違いを知らない人もいるのではないでしょうか。
営業事務の主な業務内容から、営業事務のあるあるな出来事を具体的に解説します。

また、営業事務の仕事を効率よくこなす方法も紹介します。

営業事務とは

営業事務の業務は、営業部署や営業担当者のサポートが中心です。

業界やあつかうサービス・商品により、必要なスキルや仕事の内容が変わってくる点が、営業事務の特徴といえます。

営業担当者や秘書へのステップアップを目的に、営業事務を希望する人も多くなってきています。

営業事務の主な仕事内容

多様なスキルが求められる営業事務の仕事内容は、どのようなものでしょうか。

 

書類の作成と書類処理

営業が業務で利用する書類の作成も、営業事務の重要な業務です。

営業事務があつかう書類は、見積書や契約書、発注書、納品書、請求書や伝票など多種にわたります。

細かい金額や、契約の際に交わした条件などは、正確に記載する必要があります。

期日までに正確に書類を作成することに加え、取引先から返送された書類を受理し、社内で処理をすることも営業事務の重要な業務です。

 

顧客の管理

営業活動で利用する住所や電話番号、契約内容や受発注の履歴などの顧客情報を一括で管理することも営業事務の仕事です。

顧客管理は、新規顧客の発掘や、休眠顧客へのアプローチ、継続案件で案内を展開する際などにも欠かせない業務です。

日々更新される顧客情報を、細かく管理することも営業事務の重要な仕事です。

 

電話・メールの対応

外回りや商談で不在の営業担当に代わり、代理でメールや電話の対応をおこなうことも業務のひとつです。

担当者へ取り次ぐだけではなく、代理で回答をすることも営業事務に求められます。

会社で取りあつかっている商品やサービスに関する知識は、研修の段階できちんと頭に入れておく必要があります。

 

来客対応

営業担当の不在時に来客があった場合には、営業担当に代わりヒアリングをおこなうことや、取り次ぎをおこなうことも営業事務の役割です。

大事なクライアントの来社時や、今後の商談に関わるような来客であれば、ミスなくマナーのある対応が求められます。

ビジネスマナーや来客時の対応の方法についても、事前に頭に入れておくようにしましょう。

営業事務あるある:担当業務の領域が広い

営業事務の業務は、営業と事務の業務を兼任しているような業務内容です。

営業としての業務を担いながら、事務の業務を担う必要があるため、多くの仕事をかかえやすいです。

担当業務の領域が広いことは、業務量の観点では負担になりやすいですが、働きながら多様なスキルを身につけられるという点はメリットともいえるでしょう。

営業事務あるある:クレーム対応が多い

営業担当に代わって、電話対応や来客対応をおこなう必要もあるため、時にはクレーム対応を求められることがあります。

クレーム対応をする際には、相手の話をよく聞き、誠意をもって、失礼のない対応をする必要があります。

節度のある対応を心がけることはもちろん、事前に状況把握できるように情報共有を頻繁におこなうなど、適切にクレーム対応をおこなえるようにしましょう。

営業事務あるある:達成感がある

個人業務が多い営業事務は、頑張った分だけ成果につながりやすい職種です。

そのため、大変なことや辛いことを乗り越えて、成果につなげることができれば、自信や達成感を得ることができます。

営業事務の業務を通して得られる「やりがい」の積み重ねで、自らのスキルアップにつなげることもできます。

営業事務あるある:幅広いスキルが身に付く

営業事務の仕事内容は、書類の作成や顧客管理、電話やメールの対応の他に、営業の外回りの同行など多岐にわたります。

他の職種では経験できない、幅広い業務に携わることができるので、多くのスキルを身につけることができるでしょう。

営業事務あるある:営業担当者との相性が大きい

営業事務の仕事は、社内外問わず人と関わる機会が多くあります。

なかでも、営業担当者とは二人三脚で業務を進める必要があるため、密にコミュニケーションをとることが大切です。

営業担当者と相性が合わないことや、仕事に対する考え方にずれが生じると、円滑に業務を進めることが難しくなります。

対人のストレスを感じにくく、コミュニケーションをとることが好きな人は、営業事務の仕事を進めやすいでしょう。

営業事務あるある:板挟み状態になりやすい

営業担当とクライアントの間に立つ営業事務ですが、双方の板挟みになってしまう場面もあります。

営業担当から指示がないことで、クライアントへの対応が滞ってしまうなどのトラブルが起こることもあります。

営業担当の業務と、営業事務の業務の線引きについて、営業担当と話し合うようにしましょう。

営業事務の仕事を効率よくこなす方法

営業事務の業務は多岐にわたるため、業務負荷がかかることも多くあります。

営業事務の仕事を効率よくおこなう方法を解説します。 

 

業務をマニュアル化する

業務内容が多く、処理する書類の量も多いため、業務の内容をマニュアル化しておくことが効率化につながります。

困った際に参照できるマニュアルがあることで、自分が不在の際も、他の営業事務に業務を引き継ぐことができます。

また、業務に関する情報を一元化させておくことで、よりスムーズに業務を進めることが可能となります。

 

営業支援システムを導入する

近年は、営業担当の持つさまざまな業務を支援する営業支援システムが数多く存在します。

営業支援システムを導入することで、営業事務の業務内容の負担を軽減させることができます。

顧客とのコミュニケーションは密におこなう必要があるため、資料作成や顧客管理などの事務的な内容を、営業支援システムの導入で効率化しましょう。

 

ビジネスチャットを活用する

営業担当と営業事務の連携、またクライアントのコミュニケーションにはビジネスチャットを活用することがおすすめです。

タイムリーにやりとりをおこないたい場合や、急ぎの確認事項が発生した際などに、ビジネスチャットを活用することで、スピーディーに連絡を取ることが可能になります。

トラブルやクレームの発生時など、急ぎの対応が必要な際にも役立ちます。

営業事務の業務効率化にChatworkを活用しよう

ビジネスチャット「Chatwork」は、関係者全員でグループチャットを作ることができるので、案件に関わる全メンバーに同時に共通の情報を発信することができます。

営業事務もグループに入ることで、案件の動きや状況をいち早く把握することができるでしょう。

営業担当が不在のときも、代理でフロントに立ちやすくなるというメリットもあります。

営業事務の業務を効率化させるためにも、ぜひ「Chatwork」を活用してください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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