Web会議の議事録の書き方とは?ポイントやテンプレートも紹介

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Web会議の議事録の書き方とは?ポイントやテンプレートも紹介

目次

新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、昨今働き方にも多様性が求められるようになりました。

会議方法も多様化が進み、Web上で会議がおこなわれる機会も増えつつあります。

Web会議でも通常の対面でおこなう会議でも、会議内容の振り返りや、次回の議題整理のために議事録を作成する必要があります。

Webでの会議が増加した今、議事録作成を効率的におこなえるツールも増えています。

Web会議で議事録を効率的に書く方法から、議事録をまとめる際のポイントまでご紹介します。

議事録を書くことの目的

議事録は、会議で出た重要な議題や会議の内容を書き残せるので、会議内容を振り返る際に役立ちます。

議事録には、会議に誰が参加し、誰がどのような発言をしたのかまで残すことで、次回の会議のアジェンダづくりにも活用することができます。

議事録には、会議の概要だけではなく、会議内で決定したことや次回までにすべきことについても記載するようにしましょう。

そうすることで、決定事項や優先度を決められるだけではなく、今後とりくむべきことを明確にすることもできます。

また、会議で決定した事項の責任所在があやふやになることも防げるでしょう。

Web会議の議事録を効率的に書く方法

過不足ない議事録を作成するには時間も手間もかかります。

ここでは、Web会議の議事録を効率的に書くためのポイントについて解説します。

 

共有ドキュメントツールを使う

複数名が議事録をとっている場合や、迅速に議事録を共有したい場合は、共有のドキュメントツールを使うことがおすすめです。

複数人が議事録をとっていることで、過不足なく正確性の高い議事録を作成することが可能です。

メンバー全員で共有できるドキュメントツールのフォーマットを作成しておき、いつでも共有ができるようにしておくと便利です。

 

自動議事録ツールを活用する

会議中の音声を読み取り、その内容を自動で議事録化するツールもあります。

AIを用いて音声認識をおこなうため、発言者の音声を聞き分けることができるなど、正確性の高いものも増えています。

議事録をとる手間を削減するために、自動議事録ツールを活用することもおすすめです。

しかし、専門性の高い用語が多い会議の場合、認識精度が低く、再度書き起こしの手間がかかる可能性があるので、会議によっては注意が必要です。

 

複数人で議事録をとるようにする

会議内容が多岐に渡る、参加人数が膨大などの理由で、議事録をとることの負担が大きい場合は、複数人で議事録をとると効率化につながります。

聞き逃しを減らすことだけでなく、複数人の視点をもとにした議事録が集まることで、多面的な目線で会議の議事録を作成することができます。

各々のパソコンで議事録を書くことができるやり方は、Web会議だからこそ実現できる方法でしょう。

 

Web会議システムの機能を活用する

Web会議システムの機能はさまざまあります。

画面録画の機能は、会議の様子を録画して残せるため、会議を見返すことができます。

また、会議を進めながら議事録を書く場合や、会議のメモを共有しながら話す場合には画面共有機能、ホワイトボード機能も便利です。

会議内に出た重要なキーワードや参考URLなどは、言葉だけでなくチャット機能でメンバーに共有することで、認識のずれなどを防ぐことができます。

 

Web会議で議事録を書くときのポイント

Web会議で議事録を書く際のポイントを解説します。

ポイントをおさえておくことで、より効率的でスムーズに議事録を作成することができます。

   

アジェンダを用意しておく

会議がはじまる前に、アジェンダを用意しておきましょう。

会議の主な議題や進め方を事前に準備しておくことで、アジェンダに沿って、スムーズに議事録を残すことができます。

また、事前に会議の参加者にアジェンダを共有することで、会議の本質からずれることなく、建設的な話し合いを進めることができるメリットもあります。

ひとつの場所に集まっていないWeb会議だからこそ、先に会議の議題が見えていた方が議事録の作成をスムーズにおこなうことができます。

   

5W1Hを意識して簡潔に書く

Web会議だからこそ、誰がどんな発言をしたのかを、きちんと議事録に残すことが重要です。

また議事録内は、5W1Hを意識することで、記入漏れを減らすこともできます。

会議における5W1Hとは以下の項目を指します。 

  • When:いつ(会議の日程や時間)
  • Where:どこで(会議が行われた場所)
  • Who:誰が(会議の参加者)
  • What:何を(議題)
  • Why:なぜ(会議の目的)
  • How:どのように(会議の開催方法)

誰が見返しても分かるように、5W1Hを用いて情報を整理し、詳細まできちんと書き残すように意識しましょう。

 

できるだけ早く議事録の内容をメンバーに共有する

Web会議はメンバーが対面で集合していないため、議事録はなるべく早く共有することが大切です。

会議内容をすぐに確認したい人や、上司に共有したいメンバーもいるかもしれません。

共有ドキュメントツールやビジネスチャットツールを活用することで、会議内容をタイムリーに共有することができます。

Web会議で使える議事録のテンプレート項目例

Web会議で議事録を残す際には、以下の様なテンプレートを利用すると効率的に議事録作成をおこなうことができます。

概要欄に記載すること ・会議の名称
・開催日時
・会議の目的
・参加者氏名(企業名や役職なども記載)
など...
議事録内に記載すること ・議題
・決定事項
・ToDo
・今後の予定(次回の会議予定なども記載)
・懸念事項、課題
・補足事項
・会議内で共有した資料など
など...

アイデアを出し合うブレストなどでは、最終的な考えにいたった経緯なども残しておくことで、後で見返すときにも役立ちます。

会議の目的に応じて、記載する項目を組みかえ、柔軟に展開できるように工夫をしましょう。

Web会議の議事録はChatworkで共有しよう

Web会議で記録した議事録は、ビジネスチャット「Chatwork」で共有することをおすすめします。

議事録の内容をタイムリーに共有することができるだけではなく、聞き逃しや齟齬があった際も、会議後に迅速にメンバーで共有することができます。

ひとつのチャット内で議事録を共有することで、過去の議事録をさかのぼり、チェックをすることもできます。

Web会議の議事録をメンバー全員に簡単に共有できるよう、ぜひ「Chatwork」の導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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