PDCAとは?実施方法と効果的におこなうポイントを解説

業務効率化
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目次

PDCAとは、業務改善や目標達成を目指した4つの流れのことです。

Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の頭文字を並べたものであり、PDCAを継続することで、業務改善など多くのメリットを生みだせます。

一方で、PDCAを適切におこなわないと失敗することもあります。

PDCAの効果的な実施方法やポイントなどについて解説します。

PDCAサイクルとは

PDCAとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の頭文字をとった略称で、業務管理における改善方法を指します。

PDCAを適切に回すことで、業務の改善や目標達成などを目指すことができます。

PDCAは、繰り返しサイクルを回していくことで、より精度の高い効果を生みだせます。

 

OODAとの違い

 

PDCAと似た言葉にOODAがあります。

OODAはObserve(観察)、Orient(状況判断、方向付け)、Decide(意思決定)、Act(行動)の頭文字をとった略称で、意思決定をする際に活用するフレームワークです。

PDCAは計画を立ててから実行するのに対し、OODAは計画を立てるのではなく状況を観察して方向付けをおこないます。

PDCAは繰り返し回して中長期的に課題解決していきますが、OODAは迅速な行動が必要なときに求められるフレームワークです。

PDCAの効果的な回し方

PDCAはPlan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の4つから成り立っており、PDCAを効果的に回すためには、ひとつひとつの項目を適切におこなう必要があります。

PDCAの4項目の実施方法について、わかりやすく解説します。

 

Plan(計画)

まずは目標達成のための計画を立てます。

計画を立てる際には、達成したい目標は何かを明確にしましょう。

計画が曖昧であったり、達成したい目標がブレていたりすると、成功プロセスが分からないため、PDCAを回してもあまり効果を感じることができないでしょう。

計画を立てる際には、誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように、と具体的に示していきます。

社員間で足並みを揃えるためにも、具体的かつ分かりやすい計画を立てましょう。

 

Do(実行)

計画を立てたあとは、実行に移します。

ただ実行すればいいというわけではなく、そもそも実行できる計画だったのか、実行できた場合どのくらいの時間がかかったか、代替案はあるのかなどを分析しましょう。

最初に立てた計画がすべてではなく、誤りや改善点があれば見直していく必要があるため、計画どおりに実行していくこと以外にも、実際に生じたデメリットや効果を記録することが大切です。

 

Check(評価)

計画、実行したことへの評価をおこないます。

評価というのは、計画どおりの進捗だったか、目標を達成できたかに対して、成功した場合と失敗した場合の両方の分析をおこないます。

失敗した場合はもちろんのこと、成功した場合も評価をおこなうようにしましょう。

今後の評価を適切におこなうためにも、具体的なデータや数値を用いましょう。

 

Action(改善)

 

評価で得た分析結果から、改善策を考えます。

評価をして失敗の原因がわかったとしても、改善しなければ同じ過ちを繰り返すことになります。

評価をしたら、分析結果から必ず改善策を導き出すようにしましょう。

新たにPDCAを回す場合には、改善策をとりいれてPDCAを回すのか、同じPDCAを回してさらに分析を進めるのか、目標達成に向けて適切な選択を検討しましょう。

PDCAを回すメリット

PDCAをおこなう3つのメリットを紹介します。

 

明確な目標に向かって行動できる

PDCAは、Plan(計画)の項目で目標を明確にします。

目標を明らかにし、誰が見てもわかりやすい計画を立てることで、社員全員が明確な目標に向かって行動できるでしょう。

明確な目標がない場合、社員は自身が受けもつ業務の意味を見出せなかったり、業務の先にあるはずの結果が分からなかったりして、モチベーションの低下につながってしまうでしょう。

目標が明確であることで、業務の意味や業務の先にある結果がもたらすメリットを理解できるため、社員のモチベーションが向上しやすくなります。

また、明確な目標を持つことで、社内で認識のズレが生じにくくなるでしょう。

 

業務の改善点が分かる

PDCAは業務改善や目標達成のためにおこなうため、PDCAを回すことで業務上で改善すべきことがわかります。

PDCAを回さず習慣のように仕事をしているだけでは、現在の業務の深堀りができず改善点を見つけることは難しいでしょう。

PDCAを回すことにより、成功や失敗の評価や分析ができるため、改善点を浮き彫りにできます。

改善点を把握することで、業務の効率化や企業の生産性のさらなる向上も見込めるため、PDCAをおこなうことは大きなメリットとなるでしょう。

 

社員の経験値が上がる

PDCAは、機械ではなく社員自身がおこなうものです。

社員が計画し、実行した内容の評価をおこない、改善策を考えます。

そのため、PDCAをおこなうことにより、社員はプランニング能力や分析力、思考力などの経験値をあげることができます。

PDCAから得られる能力はほかにも、予期せぬ事態が起きた場合の柔軟な対応力、目標達成へ向けた意欲と向上力、積み上げた経験を次に活かす応用力などがあげられます。

社員の経験値があがることにより、企業全体の生産性も向上するでしょう。

PDCAを回すデメリット

PDCAを回すデメリットについて解説します。

 

PDCAを回すことが目的になる

PDCAを回すときは、回すことが目的にならないように気を付けましょう。

PDCAは、あくまで業務改善や目標達成のための手段です。

PDCAを意識するあまり、PDCAを回すことが目的となり本来の目的を忘れてしまう可能性があります。

PDCAをおこなう目的を見失うことなく、本来の目的達成に向けたPDCAを実施するようにしましょう。

 

新規事業には不向き

過去の経験やデータなどから継続して改善策を生みだしていくことがPDCAの強みであるため、新たな事業の開発には向いていないでしょう。

また、過去の経験などが思考のベースとなるため、斬新なアイデアなどを出しても一蹴される恐れがあります。

PDCAの効果を高めるポイント

PDCAの効果を高めるポイントを5つ紹介します。

 

目標や計画を明確にする

PDCAの効果を高めるために、目標や計画を明確に設定しましょう。

目標や計画が曖昧な場合、目指すべき場所がわからず社員の足並みが揃わなかったり、業務に対し疑問が湧いたりモチベーションが低下したりする恐れがあります。

目標や計画は、数値で表すと可視化しやすいでしょう。

そうすることで、数値で測定できると目標との乖離もわかりやすくなります。

社員一丸となって積極的にとりくむためにも、明確な目標設定や計画は重要です。

 

計画どおりに実行する

立てたプランは、計画どおりに実行しましょう。

たとえば、実行そのものが難しかった場合は、計画の立て方に問題があったことが分かります。

計画どおりに実行できた場合は、よりよくなるための改善点などを見出せるでしょう。

計画どおりに実行し、良し悪しなどの記録に残すことで、より正確な評価につなげられます。

 

進捗状況を共有する

計画の進捗状況を社員間で定期的に共有しましょう。

進捗状況を共有することにより、進捗が明確になります。

進捗が明確になることで、遅れている原因を明らかにできたり、場合によっては計画の修正をしたりできるでしょう。

進捗状況の共有は定期的に実施することで、遅延要因などの把握がしやすくなるため、より詳細な分析が可能となります。

 

PDCAは継続的におこなう

PDCAは継続して回すことで業績が改善されたり、目標達成に近付いたりします。

そのため、PDCAを一度しか回さなかったり、評価や改善をしなかったりしていると、効果を発揮できません。

PDCAを回す際には4つの項目をすべて実行し、何度も継続的にとりくむようにしましょう。

企業におけるPDCAサイクルの事例

PDCAは多くの企業で活用されています。

そのため、企業によってはPDCAサイクルに工夫を凝らし、サイクルを回しやすくしている事例もあります。

たとえば、PDCAの4つの項目ごとに、独自のシステムや体制を整えている企業や一部の社員だけでなく多くの部署がPDCAに関わることで、サポート体制にも力を入れている企業があります。

そのほか、PDCAの進捗状況を把握するために営業支援ツールを導入した企業や、リアルタイムでPDCAをおこない資料作成や会議の時間を削減した企業もあります。

PDCAをおこなうことで業務改善や目標達成するだけでなく、時間の有効化も可能なことがわかります。

PDCAを効果的におこなうためにChatworkを活用

PDCAはPlan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の4つの項目からなります。

PDCAを継続的におこなうことで、業務改善や目標達成を目指せます。

PDCAを効果的におこなうためには、進捗状況の共有が欠かせません。

進捗状況の共有には、メールや電話などの手段がありますが、ビジネスチャット「Chatwork」の活用がおすすめです。

「Chatwork」は、チャット形式で気軽にメッセージを送れます。

個人間だけでなくグループチャットも作成できるため、PDCAに携わるメンバーを集めてグループチャットルームを作成したり、タスク管理機能を活用したりすることで、業務効率化もはかれるでしょう。

メンバー間の連携を高めるためにも、ぜひ「Chatwork」のご利用をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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