システム化とは?業務をシステム化することのメリットを解説

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目次

企業内でシステム化をおこなうことは、人件費や時間などのコスト削減、従業員の生産性向上など、大きな効果があります。

システム化に難しい印象を抱く方も多いと思われますが、種類やポイントをおさえることができれば、容易に導入することができます。

システム化の種類や、メリット・デメリット、手順について解説します。

システム化とは?

システム化とは、組織や企業が、一定の成果を出し続けるための仕組みづくりをおこなうことを指します。

成果を出し続けるためには、仕組みをつくったり、マニュアル化をしたりし、そこで捻出された時間を新たな成果を出すために使う必要があります。

定型された業務をシステム化することで、成果を出し続けることが可能になります。

システム化の目的

システム化を検討する場合は、システム化をおこなう目的を明確化しましょう。

以下のような目的が、システム化の目的例としてあげられます。

  • 人件費を削減したい
  • 従業員の精神的負担を減らしたい
  • 生産性を上げたい
  • 従業員満足度を上げたい

システム化をおこなう際の目的は、企業全体と特定の業務で異なる場合があります。

たとえば、企業全体の目的は、人件費の削減であるのに対し、特定業務のシステム化の目的は、多発しているミスを抑えるためなどです。

さまざまな側面で、システム化の目的を明確にしたうえで、すべての目的が満たせるように、システム化を進めることが理想です。

システム化の種類

システム化の種類について解説します。

業務マニュアルやルールをつくる

誰が見ても業務を遂行できる、その業務を最適化するという意味で、業務マニュアルやルールをつくることもシステム化のひとつです。

業務マニュアルやルールをつくることで、周りの人が業務内容を把握することができ、担当者が不在の際でも、円滑に業務を遂行することができます。

また、以下の事項が浮き彫りになることで、マニュアルの作成者にとっても有益な気づきを得ることができます。

  • 工程ごとにかかる時間
  • 無駄であった作業
  • ミスが起こりやすい部分
  • ツールで自動化できる作業

業務マニュアルやルールを社内に展開することで、ほかの人から業務最適化のアイデアをもらうこともでき、業務改善も期待することができます。

ITツールを導入する

ミスが起こりやすい作業や、細かすぎるデータ入力・分析、毎日の定型業務などは、ITツールを導入することを検討しましょう。

とくに、ミスが起こりやすい作業は、ITツールを導入することで、作業者の精神的負担が減るとともに、ミス修正にかかっていた時間の削減など、多くのメリットを期待することができます。

システム化のメリット

システム化のメリットについて見ていきましょう。

データ管理がしやすくなる

マニュアル整備や、ITツールの導入によって、データ管理が容易になるというメリットがあります。

マニュアルを整備する際に、ファイル名や、格納場所を詳細に決めるため、探したいファイルがどこにあるのか、保存したいファイルをどこに、どのような名前で格納するのかなどを、全社員が同じ認識で取り扱うことができるようになります。

また、ITツールを導入することで、データを同じ用途ごとに自動で分類し、必要なタイミングで取り出すといった、一元管理も可能になるでしょう。

コスト削減につながる

システム化をおこなうと、定型業務のマニュアルが作成されルール化するので、さまざまなコスト削減を期待できます。

たとえば、システム化の過程で、業務工程の最適化をはかるため、余分な工程に割く時間が減り、時間の削減につながります。

また、作業時間が短縮されることで、残業時間を減らすこともできるため、結果として人件費の削減も期待できます。

業務の属人化が避けられる

マニュアルを整備し、業務をルール化することで、担当者以外も業務をおこなうことが可能になるため、業務の属人化を避けられるというメリットがあります。

たとえば、担当者しか知らない業務手順があった場合、その人が緊急で休んだり、退職したりした際に、業務を遂行することができなくなってしまいます。

システム化ができていれば、担当者以外でも円滑に業務を遂行できることにくわえ、業務担当者の精神的負担を軽くすることもできるでしょう。

業務効率化・生産性向上が見込める

業務工程が最適化されることで、業務にかかる時間を削減できるため、業務効率化や生産性向上を見込むことができます。

マニュアル化をおこなうことで、各業務にかかっている工数や、無駄な業務を浮き彫りにすることができます。

各業務の最適化や、ITツールによる自動化をはかることで、他の業務に回せる時間を増やせ、組織全体の生産性向上を見込むことができます。

システム化のデメリット

システム化のデメリットとしては、システムに不具合やトラブルが生じた際に、対応するコストがかかることがあげられます。

システムに不具合が起こった場合、原因究明や正常に動くまでの時間を要する可能性や、災害などの緊急時には、システムのサーバー自体がダウンしてしまう可能性もあります。

一度サーバーがダウンすると、復旧に時間がとられてしまうため、日時の処理が必要な業務などは、場合によっては、ITツールの使用が向かない可能性もあるでしょう。

このようなデメリットに対処するためには、システムが使用できなくなった場合でも、手作業で対応が可能になる業務マニュアルを用意しておく必要があります。

緊急時でも円滑に業務を進められるように、業務マニュアルの準備はきちんとしておきましょう。

システム化の手順

システム化の手順について解説します。

誰が読んでも「わかりやすい」表現にする

マニュアルやルールを作成する際は、難しい専門用語を使っていないか、業務に携わったことがない人でも理解できる内容かなどを確認し、誰が読んでも「わかりやすい」表現にすることを意識しましょう。

また、伝えたい内容を分かりやすく伝えるために、どこまで補足説明をするかも留意してください。

内容を細かく記載しすぎて、かえって分かりにくくなってしまったり、説明を省きすぎて作業する人が理解できなかったりなどの、トラブル発生を避けるようにしましょう。

マニュアルやルールを作成したら、できるだけ多くの人に参照してもらい、分かりやすい説明であるかを客観的に確認してもらうことが大切です。

手順や業務の背景を記載する

マニュアルやルールを作成する際は、業務の手順や背景を記載するようにしましょう。

業務の手順や、業務の目的、また業務をおこなう背景を記載することで、業務の流れを把握しやすくなります。

業務の背景を記載することで、なぜこの業務をするのか、この業務をすることによって、次の工程にどうつながっていくのかなどの流れを把握することができるようになります。

業務の背景や目的を理解できていると、イレギュラーな対応が必要になった際も、柔軟に動くことができるようになるため、必ず記載するようにしましょう。

業務のシステム化で生産性向上を目指しましょう

システム化をおこなうことによって、時間や人件費などのコスト削減や、業務効率・生産性の向上など、企業経営をおこなううえで抱えがちな、さまざまな課題を解決することができます。

マニュアルやルールを作成する際は、誰が読んでも業務を遂行できる内容にすること、また、ITツールを導入する際は、緊急時の対応方法を確認しておくなど、それぞれデメリットを解消できるようにしておきましょう。

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  • 「業務効率化」とは何か
  • リスクを取らない社内思考
  • 業務効率化モデル

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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