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社内SNSとは？導入メリットや運用方法、ツールの選び方、企業の失敗事例を解説
目次
社内SNSは、従業員向けのコミュニケーション活性化ツールとして利用されています。
チャットのやりとりで業務効率化を図れることや、仕事のノウハウを共有して情報を有効活用できるメリットがあるでしょう。
導入を成功させるためには、社内全体に導入の目的と運用ルールを広めておくことが重要です。
社内SNSの運用方法や企業の失敗事例を解説します。
社内SNSとは？
社内SNSとは、社内向けに特化したコミュニケーションツールです。
従業員同士のコミュニケーション活性化や業務効率化のために活用されています。
チャットによる情報共有や進捗状況の管理、ノウハウの蓄積など、業務に関わる情報をまとめて管理したいときに有効なサービスです。
社内SNSを導入する目的
現代社会では、コミュニケーション手段としてSNSのアプリが普及しており、ビジネスの現場でも、気軽にやりとりができる手段が求められています。
社内SNSを導入することで、コミュニケーションコストを削減できるだけでなく、社内の情報共有を活性化できるでしょう。
また、社内SNSで従業員同士のコミュニケーションを円滑に進められると、職場の人間関係が良好になって、人材の定着化を図る効果も期待できます。
社内SNSとほかのツールとの違い
社内SNSと関連するツールの違いについて見ていきましょう。
メール
メールは、さまざまな人とやりとりができる一方で、メールボックスに内容が埋もれてしまい、見落としてしまうことがあります。
社内SNSは、チャットルームごとに一覧で管理できるため、見落としてしまう心配がなくなるでしょう。
ビジネスチャット
社内SNSとビジネスチャットは、どちらもチャットを使って情報共有ができます。
ただ、社内SNSは、社内向けに利用することが多いところが特徴です。
ビジネスチャットは、社内と社外を含めたコミュニケーションに利用するケースが多い点で違いがあるでしょう。
グループウェア
社内SNSは、従業員同士のコミュニケーション活性化を中心に利用されています。
グループウェアは、従業員の進捗状況やスケジュール管理など、業務効率化を中心に利用される違いがあるでしょう。
社内SNSを導入するメリット
社内SNSを導入するメリットを見ていきましょう。
コミュニケーションが円滑に進めやすくなる
社内SNSは、部署間を問わず、気軽にコミュニケーションを図りやすくなるツールです。
従業員同士がツールをとおして接点をつくれるので、社内のコミュニケーションを活性化させる効果が期待できます。
社内全体の情報共有を活性化できると、コミュニケーション不足によるミスやトラブル発生を予防できるでしょう。
また、スマートフォンのアプリに対応したサービスもあるため、出張中や外出中も気軽にコミュニケーションを図りやすくなります。
業務効率化・情報共有のスピードが早くなる
社内SNSは、定型文やあいさつのやりとりが不要になるので、要件のみでスムーズにやりとりが進められます。
また、従業員のスケジュールや進捗状況の共有を始め、タスク管理の機能で締め切りを設定できるなど、仕事の抜け漏れをなくす効果が期待できるでしょう。
コミュニケーションコストを削減できて、情報共有のスピードアップを図れます。
情報管理・マネジメントに役立つ
社内SNSはクラウド上で情報を管理できるため、ノウハウの蓄積や情報の一元管理に役立ちます。
たとえば、業務効率化を図れる情報が書かれたファイルを共有することで、事業活動の課題解決や生産性の向上に期待できるでしょう。
また、部下の進捗状況や仕事ぶりを把握できるなど、部署全体のマネジメントにも有効活用できます。
顧客満足度・従業員満足度の向上に期待できる
社内SNSの運用でコミュニケーションの機会が増えると、社内の風通しが良くなります。
現場の課題を上層部に共有しやすくなり、社内全体で課題解決に向けた行動を取りやすくなるでしょう。
現場の不満を解消して、業務全体の質を高める機会につながり、顧客満足度や従業員満足度の向上が期待できます。
社内SNSを導入するデメリット
社内SNSを導入するデメリットを確認しておきましょう。
一部の人しか使っていない
社内SNSの重要性が広まらないと、一部の従業員にしか浸透しないことがあります。
発言する人に偏りが出てしまったり、操作方法がわからずに利用しなかったりするなど、企業側が意図した結果を得られなくなるでしょう。
社内SNSに疲れてしまう
社内SNSは気軽にやりとりができる一方で、チャットの確認や返信を催促されるような雰囲気により、疲れてしまうことがあります。
社内SNS疲れを起こさないためにも、導入時に運用ルールを決めておき、社内全体に共有することが大切です。
ほかのツールと使いわけられていない
社内SNSの運用ルールが明確でないと、ほかのツールとの使いわけに悩んでしまい、普及が進まない原因につながります。
メールを廃止して社内SNSのみの利用にするなど、利用頻度の機会を増やす工夫が求められます。
社内SNSの導入を成功させる運用方法
社内SNSの導入を成功させる運用方法を見ていきましょう。
運用の目的・運用ルールを明確に決める
社内SNSは、導入の目的や運用ルールを決めておき、社内全体に共有することが大切です。
たとえば、下記のような内容があげられます。
- 営業時間外は使わない
- 休日はチャットの通知を切っておく
- 社内SNSは社内のみで使う
- プライベートの内容は書き込まず、仕事の話に限定する
事前に運用ルールを共有しておくことで、使い方をイメージしやすくなり、トラブルが発生する状況を予防できます。
小規模の運用から始める
社内SNSを運用するときは、一部の部署から導入をスタートすると、失敗のリスクを軽減できます。
また、社内全体で運用の成果が出ているのか、社内SNSのレポートや解析機能を使って分析しましょう。
担当チームを決めて魅力を広めていく
担当チームを決めることで、社内SNSの使い方に関する質問ができるなど、社内で活用しやすい雰囲気をつくれます。
また、定期的に社内SNSのノウハウに関する情報発信をすることで、社内SNSの認知が広まりやすくなり、利用者を増やす工夫にできるでしょう。
部下に利用してもらうためにも、まずは経営陣や上司が積極的に使う姿勢を見せることが重要です。
社内SNSを運用するときの注意点
社内SNSを運用するときの注意点を見ていきましょう。
機能が使いやすいものを選ぶ
業務内容に合わせて、従業員が使いやすいと感じるサービスを選びましょう。
たとえば、社内SNSには、下記のような機能があげられます。
- 日報報告、目標管理が共有できるもの
- 業務の成果、評価が見える化できるもの
- 外部サービスと連携ができるもの（ビジネスチャットなど）
社内SNSの機能が充実していると、従業員が利用するメリットが感じられて、社内での利用率を高められます。
ネガティブな情報は書き込まない
社内SNSにネガティブな情報を書き込まないように、事前に利用時のルールを共有しておくことが重要です。
上司がチャットで叱る内容を送ったり、従業員同士で悪口を書き込んだりする行為はやめるように、運用ルールや説明する機会を設けましょう。
社内SNSのツールを選ぶときのポイント
社内SNSを運用するときは、どのような課題解消を図りたいのか、業務内容や目的別に合わせてサービスを導入しましょう。
導入する目的には、主に下記のような内容があげられます。
- 従業員同士のコミュニケーション活性化を図りたい
- 業務効率化、ノウハウの共有を図って生産性を向上させたい
- 企業理念を浸透させて方向性を共有したい
従業員が使いやすい機能なのか、セキュリティ面の安全性が高いのかなど、長期的にサービスを利用できるように慎重に検討しましょう。
企業における社内SNS導入の失敗事例
社内SNSの運用に失敗する事例としては、下記のような内容があげられます。
- メールで対応する機会が多く、社内SNSを使う機会がなかった
- 従業員同士で悪口を伝えてしまい、炎上してしまう
- プライベートの情報共有手段になってしまった
上記のような問題を発生させないためにも、導入の目的を明確にして、運用ルールを社内共有することが重要です。
社内SNSはコミュニケーション活性化に役立つ
社内SNSを有効活用することで、従業員同士のコミュニケーション活性化や業務効率化に役立ちます。
まずは小規模の導入から始めていき、成果が感じられた段階で、少しずつ社内に広めていくようにしましょう。
社内のコミュニケーション活性化には、ビジネスチャット「Chatwork」の活用もおすすめです。
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SNSのサービスによっては「Chatwork」と連携させることが可能なので、社内の情報共有を効率化させる方法として、Chatworkをご活用ください。
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