HIROENとは?DIPSとの関係性やビジネスにおける活用方法を解説

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業務効率化
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HIROENとは?DIPSとの関係性やビジネスにおける活用方法を解説

目次

HIROENとは、業務効率化やよりよいタスク管理の方法としてあげられるフレームワークです。

HIROENの意味や活用方法を把握することで、業務を細分化でき業務漏れを防ぐことにつながるでしょう。

HIROENの意味やDIPSとの関係性、ビジネスにおける活用方法を解説します。

HIROENとは

HIROEN(ヒロウエン)とは、仕事を分解すると「Hear(聞く)」「Inform(伝える)」「Request(依頼する)」「Operate(作業する)」「Examine(調べる)」「Negotiate(交渉する)」の6つのタスクにわけられることから、それぞれの頭文字を並べて総称したフレームワークです。

HIROENを考える前に、SMARTの法則によって仕事の具体的な目標を決定することが求められます。

SMARTの法則は、「Specific(具体性)」「Measurable(計量性)」「Achievable(達成可能性)」「Realistic(関連性)」「Time-bound(期限)」の5つの言葉の頭文字を並べたフレームワークです。

SMARTの法則で目標を設定し、HIROENで具体的な業務を洗い出すことで、業務の漏れや伝え忘れなどを防げるでしょう。

知的生産性向上システム「DIPS」との関係性

知的生産性向上システム「DIPS」とは、著者である小林忠嗣氏によって提唱された、知的労働従事者の仕事効率を高め、生産性を向上させるためのシステムのことです。

DIPSという言葉は、「知的労働従事者(Intellectual People)」と「生産性向上(Increasing Productivity)」の2つ(Double)のIPのシステム(System)から成り立っています。

HIROENは、知的生産性向上システム「DIPS」のなかであげられている、仕事をブレイクダウン(細分化)する際の考え方です。

H:Hear(聞く)

HIROENのHであるHearは、事前に誰かに聞いておくべきことを意味します。

業務を進めるにあたり、事前確認すべき場面は多々あります。

たとえば、会議の資料を作成する際に、会議の参加者を事前に確認せずに思い込みや予想で準備した場合、資料の数が多かったり、逆に少なかったりする恐れがあります。

資料の数が多い場合はコピー用紙やインク代が無駄になり、少ない場合は会議の参加者に不快な思いをさせたり、資料の準備で会議時間を遅らせたりすることになりかねません。

事前に確認することで、経費や時間を無駄にせずにすむでしょう。

I:Inform(伝える)

HIROENのIであるInformは、事前に誰かに伝えておくべきことを意味します。

業務は、自分だけでなくチームでおこなったり、部署間で連携したりする場合が多いです。

たとえば、商品開発部がA商品を開発し、A商品が販売された際に、顧客からの問い合わせを受けるカスタマーサポート部がA商品のことを知らなければ、問い合わせに対してスムーズな対応ができないでしょう。

カスタマーサポート部が混乱するだけでなく、スムーズな対応を得られないことで顧客満足度低下にもつながる恐れがあるため、業務で連携すべき部署や人物には事前に伝えておくことが大切です。

R:Request(依頼する)

HIROENのRであるRequestは、事前に誰かに依頼しておくべきことを意味します。

企業では、業務の担当がわかれていたり、物品ごとの管理者が違ったりする場合があります。

たとえば、テレアポを実施する際に、自身がテレアポ対象の情報をもっていない場合は、電話をかける先がわからないため業務にとりくめません。

テレアポをスムーズに実施するためにも、交換した名刺を管理する社員に名刺ホルダーを借りたり、マーケティング部に見込み顧客リストを抽出してもらったりなど、必要な情報をもっている人物や部署に事前に依頼する必要があります。

社外の人物に依頼する場合は、社内でおこなうよりも日程調整や事前準備が難しい可能性があるため、早めに依頼することが大切です。

O:Operate(作業する)

HIROENのOであるOperateは、自分がおこなうべきことを意味します。

業務を他者に依頼することもあれば、自分がおこなうべきこともあります。

担当する業務に漏れがないよう、きちんと把握し遂行するようにしましょう。

E:Examine(調べる)

HIROENのEであるExamineは、調査や検討すべきことを意味します。

たとえば、自社サイトへの流入数を増やす業務の場合、流入数を増やす方法を闇雲に実行するのではなく、なぜ流入数が低いのか調査する必要があるでしょう。

また、流入数が低い原因を絞れたら、場合によってはABテストを検討することも考えられます。

与えられた業務を淡々とこなすだけでなく、よりよく改善できるよう調査や検討の必要性を洗い出すことも大切です。

N:Negotiate(交渉する)

HIROENのNであるNegotiateは、事前に交渉すべきことを意味します。

ビジネスにおいて、経費削減や企画を進めるために、交渉をする場面が多々あるでしょう。

たとえば、コストを抑えた広告出稿を予定していた場合、依頼したい企業へ事前に広告費用の交渉をしなかったことで、コストが予定よりオーバーしたり、広告費用の多さや出稿タイミングなどで、広告出稿自体ができなかったりする恐れがあります。

進めてきた業務が無駄にならないためにも、必要な交渉は忘れずにおこないましょう。

ビジネスにおけるHIROENの活用方法

HIROENの6つのタスクは、Operate(作業する)とExamine(調べる)以外は他者が関係するため、早めに対応する必要があります。

社内の人物に業務を依頼する場合、それぞれ有給を取得していたり、出張などの予定があったりすることがあるため、実稼働日数や日程を加味して対応を求めることが大切です。

また、社外の人物に依頼や交渉する場合も同様で、相手の都合を考えて早めに行動を移すことが求められるでしょう。

HIROENは、近年推進されているテレワークにおいても活用できます。

出社して業務をおこなう場合は、近くにいる同僚や上司に業務に関する相談をすることが可能ですが、テレワークではメールやオンラインツールでコミュニケーションをとるケースが多いです。

とくにテキストによるコミュニケーションは、対面で会話するよりも意図が伝わりづらかったり、同僚や上司からフォローを受けたりしづらいため、HIROENの活用により業務を可視化することで、事前連絡忘れや業務漏れを防ぐことにつながるでしょう。

HIROENの活用にChatworkを併用しよう

HIROENは、仕事を分解して「Hear(聞く)」「Inform(伝える)」「Request(依頼する)」「Operate(作業する)」「Examine(調べる)」「Negotiate(交渉する)」の6つのタスクにわけたフレームワークです。

知的生産性向上システム「DIPS」の考え方のひとつであり、業務を効率的に進めるために活用されます。

HIROENは、テレワークが推進されている現代でも活用できるため、ビジネスチャット「Chatwork」を併用することをおすすめします。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式でコミュニケーションがとれるため、メールよりも気軽に相手へメッセージが送れます。

ビデオ通話機能もついているため、文章のみでは意図が伝わりづらい内容を相手に伝えたい場合には、ビデオ通話機能をもちいて相手と対面で話すことが可能です。

テレワーク下においてもHIROENを活用し、より業務効率化をはかるために、ビジネスチャット「Chatwork」の導入もぜひご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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