ポモドーロテクニックとは?生産性を高める時間管理術を解説

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業務効率化
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ポモドーロテクニックとは?生産性を高める時間管理術を解説

目次

ポモドーロテクニックとは、25分間の作業と5分間の休憩を繰り返すタイムマネジメント術です。

ビジネスシーンではもちろん、日常生活でも使える方法で、集中力や生産性を高められるといったメリットがあります。

効率的に業務や勉強するためにも、時間を区切って集中と休憩のメリハリをつけることが大切です。

本記事では、ポモドーロテクニックの実践方法やコツについて解説します。

ポモドーロテクニックとは?

ポモドーロテクニックとは、作業の時間を25分、休憩時間を5分に区切って作業ペースを生み出す時間管理術です。

仕事のタスクや勉強など、ビジネスから日常生活まで幅広いシーンで活用できます。

そもそもポモドーロとは、イタリア語で「トマト」という意味があり、イタリアの起業家で作家のフランチェスコ・シリロ氏によって提案されました。

時間管理と作業効率に悩んでいたシリロ氏が、タイマーを使い、時間を区切りながら作業に臨んだ際に、ポモドーロテクニックが誕生したと言われています。

ポモドーロテクニックという名前は、シリロ氏が時間を測る際に、トマトの形をしたキッチンタイマーを使っていたことに由来しています。

ポモドーロテクニックを活用した時間管理により、作業の集中力を高める効果が期待できます。

ポモドーロテクニックの4つのメリット

ポモドーロテクニックを使うと、以下のような効果が期待できます。

  • 集中力が高まる
  • 時間管理ができるようになる
  • 効率・生産性が高まる
  • スケジュール管理しやすくなる

メリットを詳しく見ていきましょう。

集中力が高まる

25分の作業時間は、1つのタスクに集中することが望ましいとされています。

短時間で集中して小休憩をはさむというサイクルを回していくと、集中力を高められ、作業効率が格段に向上します。

集中力が高まっていけば、より短時間で質の高い成果を生むことも可能になってきます。

また、作業効率が上がれば、タスク処理のスピードも上がり、日々の業務量やスケジュールを自分で管理しやすくなります。

時間管理ができるようになる

ポモドーロテクニックの活用により、上手に時間を管理できるようになります。

ひとつの作業を25分間で区切れるので、タスクの終了までにどのくらいの時間がかかるのかを把握できます。

仕事では、現状のタスクにどのくらいの時間がかかるのかを把握できていないと、終わりが見えずに不安を感じてしまうものです。

自分の作業スピードを把握するためにも、時間管理しながら業務を遂行する取り組みが大切です。

効率・生産性が高まる

ポモドーロテクニックを組織やチームに導入することで、全体の作業効率や生産性を高められます。

同じ業務であっても、人によってかかる時間には差があり、適材適所で作業を振り分ければ、チーム全体の作業効率が高まります。

また、部下の現状スキルの把握にも、ポモドーロテクニックは有効です。

作業時間が短縮できるようになれば、目に見えた成長として評価でき、別のタスクを任せられるようになるため、結果的に生産性も向上します。

また、ポモドーロテクニックに関わるタスクについて、システムで共有する方法もあります。

日頃からタスクを共有しておけば、お互いにどのようなタスクを抱えているのかを把握しながら仕事を進められるでしょう。

スケジュール管理しやすくなる

ポモドーロテクニックでタスクを設定して実行することで、スケジュール管理が円滑になります。

時間を測って作業するため、どのタスクにどのくらい時間がかかるのか、おのずとわかるようになってくるでしょう。

そうすると、1日の作業ペースがつかみやすくなるので、スケジュール管理しやすくなります。

納期までのスケジュールを立てやすくなるので、全体の作業をスムーズに進められるでしょう。

ポモドーロテクニックの5つの実践方法

ポモドーロテクニックの実践方法は以下の手順で進めていきます。

  1. タスクを選ぶ
  2. タイマーを25分に設定する
  3. 作業を開始する
  4. 5分間休憩する
  5. 4回繰り返したら15~30分間休憩する

詳しく解説していきます。

手順(1):タスクを選ぶ

まずは達成したいタスクを選びましょう。

選んだタスクは、25分間で終わるくらいの作業量まで細分化します。

たとえば「商品を発送する」というタスクの場合「宛名を印刷する」「梱包する」「配送業者に引き渡す」などのタスクに分けられます。

タスク内容の細分化により、ひとつずつ作業を進められるでしょう。

手順(2):タイマーを25分に設定する

タスクを決めたあとは、タイマーを25分に設定します。

作業前に「タスクが終わるまでは集中する」と決意をすることで、作業に没頭しやすくなります。

手順(3):作業を開始する

タイマーをスタートさせたら、作業を開始しましょう。

この25分間は、なるべく1つのタスクに集中した方が効率が良いので、作業スペースに移動するなどの環境整備も大切です。

作業中に別のことが浮かんできたときは、メモに書き出してあとで取りかかるようにしましょう。

手順(4):5分間休憩する

25分間の作業を終えたら、5分間の休憩を取り入れましょう。

デスクで仕事をしている場合は、数秒ほど立ち上がってみるのもおすすめです。

終えたタスクは記録するようにします。

進捗や達成度をメモしておくと、作業を振り返るときに役立ちます。

手順(5):4回繰り返したら15~30分間休憩する

5分間の休憩後は、手順(1)~手順(4)までを順番に4回繰り返します。

4回終えたあとは、15~30分程度の休憩をはさみましょう。

15分以上の休憩を取るのが難しそうな場合は、自分なりに時間を決めたり、別のリフレッシュ方法を取るなどして工夫してみましょう。

ポモドーロテクニックを使う際のコツ

どのようなポイントを意識すると、ポモドーロテクニックの活用による効果を引き出しやすくなるのでしょうか。

ポモドーロテクニックを使う際のコツを見ていきましょう。

時間を決めて守る

ポモドーロテクニックを使うときは、作業時間や休憩のルールを決めておくことが大切です。

たとえば「休憩中はメールを返してしまう」など、途中で作業を入れないように注意します。

ポモドーロテクニックの25分間は、あくまでも目安なので、慣れてきたら個人で調整してみましょう。

ただ、休憩は必ず取るようにするなど、決めたルールの順守が重要です。

やらないことを決める

作業の途中でやらないことを先に決めておきましょう。

たとえば、作業中や休憩中に「インターネットを見ない」といった例があげられます。

集中力が途切れるような作業をはさまないことで、効率的に作業を進められます。

タスクが多いときは先に書き出す

タスク量が多いときは、一度全部のタスクを書き出して整理するところから始めてみましょう。

優先順位を決めることで、スケジュールも立てやすくなり、精神的な負担も軽くなります。

ポモドーロテクニックを使う際の注意点

ポモドーロテクニックを活用する際は、途中で作業を中断しないようにしましょう。

ただ、仕事の途中で声をかけられてしまい、作業を中断せざるを得ないこともあるかもしれません。

もしも中断した場合は、再度25分間のタイマーを設定し直してから、作業を始めるようにします。

また、なるべくタスクを詰め込みすぎないように注意しましょう。

タスクに取りかかる際は、時間の余裕を見ながら計画を立ててください。

ポモドーロテクニックの活用に「Chatwork」

ポモドーロテクニックは、仕事や日常生活でタスクを管理する際に使えます。

作業と休憩を繰り返しながら取り組めるので、集中力を高められるメリットがあります。

仕事の時間管理術として役立つため、職場全体で取り入れてみてもよいかもしれません。

また、仕事のタスクを管理する方法として、ビジネスチャット「Chatwork」の活用もおすすめです。

「Chatwork」では、自分のタスクをチャット内で管理することができます。

内容のメモや締め切りの日時を設定することも可能です。

また、自分のタスクをほかの人に共有することもでき、チーム内で誰がどのタスクを持っているのか、その量は適正かなど、マネジメントに活かすこともできます。

仕事のタスクを上手に管理したいときは、「Chatwork」の活用がおすすめです。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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