タスク管理を楽にするタスクの分類法を紹介！種類を適切に分けて効率化！

タスク管理を楽にするタスク分類の手法3選

仕事の生産性を向上し、効率よく作業するためにタスクの分類は必須といえます。ここでは、忙しいビジネスパーソンに向けてタスク管理を楽にする分類の手法を3つご紹介します。

GTDでポピュラーな5種類のボックスを活用

GTDとは、「Getting Things Done」の略語で、アメリカの経営コンサルタントであるデビッド・アレンが提唱したタスク分類法です。

やらなければならないこと、気になることが頭の中を支配していると、生産性や集中力が下がります。それらを集めて頭の中からすべて洗い出し、整理して目の前のことに集中するというのがGTDにおけるワークフローです。

GTDは、次の5つのステップから成ります。

• 収集
• 処理
• 整理
• レビュー
• 実行

この5つのステップのうち、タスクを分類する方法が「処理」にあたり、もっともポピュラーな5つのリスト「すべてのタスク」「今すぐやるタスク」「連絡待ちタスク」「プロジェクト」「いつかやる」を作成して分類するのがGTDの基本的な方法です。

すべてのタスク

GTDを実行するにあたり、まずは頭の中にあるタスク、自分に関することをすべて書き出します。書き出すのはスマートフォンのメモでも手帳でもかまいません。とにかく頭の中にあるものをすべて外に出す作業から始めてください。

現在のプロジェクトでやらなければならないこと以外にも、やりたいと思ったこと、気になることもすべて書き出します。仕事以外にも、プライベートなことも書き出しておくと頭が整理されます。時間をかけてじっくりと取り組みましょう。

今すぐやるタスク

「すべてのタスク」で出したタスクのうち、今すぐやるべきタスクを分類します。本当に今すぐやる必要があるのか、あるとすれば2分以内にできるのか、すぐに取りかかれる状況にあるのかなどを判断します。

ここでは今すぐやるタスクのみを分類し、やりたいことや特定の日時でもできるタスクについては思い切って適切な別の箱へ預けるようにしましょう。タスクを抱えすぎると、十分なリソースを充てられないからです。

連絡待ちタスク

連絡待ちタスクは、「誰かから、なんらかの指示や連絡がなければ先に進まないタスク」を指します。例えば、チームの誰かに任せた仕事、上司の承認を待っている仕事などです。

こうした連絡待ちタスクは現状では何もできませんが、かといって放置もできないタスクばかりです。今やるべきことを明確化するために、GTDでは連絡待ちタスクの箱を作ってまとめておき、定期的に見直します。

仮に「1週間後には返事をする」といわれていた案件について、まだ返事がなければ催促もできます。返事の有無を気にしながらほかの仕事をするより、はるかに効率的です。

プロジェクト

GTDでは、ふたつ以上のステップを踏むタスクをプロジェクトと呼びます。

例えば「事務所の移転」なら、新しい事務所となる物件のピックアップ、引っ越し業者の見積もりや事務所の整理、不要な物の処分、不動産会社との契約など複数のタスクが含まれています。

これらの複数のタスクをプロジェクトとして一度分類しつつ、プロジェクト内のタスクを「今すぐやるタスク」「連絡待ちタスク」などにさらに分類する必要があるのです。

ひとつのタスクが完了しても、プロジェクト完了とはなりません。分類したあとは、次のステップを設定し、順次に取り組んで行くとよいでしょう。

いつかやる

「いつかやる」は、すベてのタスクから分類されたタスクのうち、「当面やらなくても大丈夫なタスク」「いつかやりたいと思っているタスク」を指します。

将来的にはやっておいた方がいいタスクや、やりたいと思ったこと、アイデアなどを分類してください。気になったことも、このように頭の中から出しておけば、今やるべきことに集中できます。

王道のアイゼンハワー・マトリクス

タスクが増えすぎて何から手を付ければよいのかわからなくなっている人におすすめなのが、アイゼンハワーのマトリクスによるタスク分類方法です。

第34代アメリカ大統領のドワイト・D・アイゼンハワーがタスクの優先順位付けに活用していた手法を、スティーブン・R・コヴィー博士が書籍「7つの習慣」で紹介したことで、広く知られるようになりました。

タスクを多く抱えると優先度を意識せずに、頼まれたことや思い出した案件から進めてしまいがちです。そのため、重要なタスクや緊急度の高いタスクが放置されることがあります。

こうした事態を防ぐために、マトリクスではすべてのタスクを4つに分類し、緊急性や重要性の高いタスクから進めていくのです。

重要度かつ緊急度が高いタスク

まずは重要度と緊急度が高い、赤の領域のタスクから対処していきます。この領域のタスクは優先順位がもっとも高いタスクです。

締切り間近の仕事やトラブルの対処、クレーム対応がこれにあたります。

緊急度が高く、重要度が低いタスク

黄色の領域は、緊急度が高いものの、重要度が低いタスクです。必ず提出しなければならないけれど、ほとんど読まれていない日報や急な頼まれごとなどがこれに含まれます。

多くの人は、この領域のタスクを優先しがちですが、重要度も緊急度も高いタスクがこなせなくなるようでは意味がありません。本当に緊急なのかを明確にし、あとでやっても支障がない場合は緑の領域のタスクへ振り分けましょう。

重要度が高く、緊急度が低いタスク

続いて対処しなければならないのは、重要度は高いけれど緊急性が低いブルーの領域のタスクです。資格試験の勉強や、能力開発のための研修がこれにあたります。

この領域のタスクは重要度が高いものの、緊急性は低いためついついタスクを後回しにしがちです。ここに分類されたタスクに対応するには「いつやるか」を意識し、スケジュールに組み込みましょう。

重要度も緊急度も低いタスク

緑の領域のタスクは、重要でも緊急でもないタスクです。本来仕事には関係のないもの、無駄なことなど、ただ時間をつぶしているだけのタスクが含まれています。

本当に必要なタスクに取り組む時間を作るためにも、ここにあるタスクはできるだけ減らすようにしましょう。

タスク管理のプロが提案する分類方法

タスク管理のプロであり音楽家でもあるjMatsuzakiさんが提唱する「タスクを5つに分類する管理術」をご紹介します。

まずは今抱えているタスクを以下の5つに分類します。

• イベント
• タスク
• アイデア
• プラン
• イシュー

タスクをこの5つに分類すると、次の行動が必要なものとそうでないものとの区別がつき、今日やるべきことに集中できます。

イベント

ここでいう「イベント」は会議や出張など、実行することも日時もすでに決まっていることです。ほかにも、納期のある仕事や書類の提出などもイベントに分類しましょう。

イベントへの分類は、ほかのイベントとのダブルブッキングや、納期遅れを防止する目的があります。

タスク

「タスク」は、実行することは決まっているけれど納期がなく、実行のタイミングをある程度自分で決定できるものを指します。

タスクへ分類する目的は以下の3つです。

• 実行順序やタイミングの計画を立てやすくする
• タスクの抜け漏れを防ぐ
• 頭の中にあるタスクをすべて出す

以上を意識しながら分類しましょう。

アイデア

「アイデア」は、まだ実行するかどうかを決めていないタスクを指します。

逆に実行しなくても支障がないとも言い換えられます。そのため、確実にやりたいことは「アイデア」ではなく「タスク」に分類しましょう。

「アイデア」への分類は、ひらめいたアイデアの保存、今やるべきことに集中することが目的です。

プラン

「プラン」は、ある期間内で達成したいことを指します。例えば今年中に達成したいこと、1年以内に達成したいことなどです。

「プラン」への分類は、緊急性は低いものの重要なタスクを実行できるようにすることや、タスクの重要性を認識して、今やるべきことに集中する目的があります。「プラン」を明確にすることで、主体的な時間の使い方が実現するでしょう。

イシュー

「イシュー」は、何か問題や課題を抱えているけれど、それを解決するためのアクションがわからないタスクを指します。

「イシュー」へ分類する目的は、解決すれば仕事や生活の質が向上する課題を埋もれさせないことです。また、緊急性はないが長期的な課題に取り組んでいく重要性にも気づけます。

抱えているタスクをこの5つに分類し、タスクの重要性や緊急性などを把握すれば、それぞれの課題についての対応を考えられるようになるはずです。

タスクの分類方法は大きく3つ

ここからは、タスクを分類する具体的な方法を3つ紹介していきます。

手書き

付箋や手帳など、紙とペンでのタスク分類は、手軽で誰でもすぐに始められる方法です。また、手書きは記憶の定着がよく、重要なタスクの抜けや漏れを防げます。

また、紙に自分の手を使って書き出すことで、抱えているタスクの整理や優先順位の把握もできるため、本当に必要なことが見えてくるでしょう。ルーティンのタスクは、毎日同じ内容を書く手間がありますが、付箋を使い回せば解決します。

ただし、大勢で取り組むプロジェクトなど、チームでのタスク管理には適していないため、ほかの分類方法を選びましょう。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、無料で利用できるクラウドツールです。リアルタイムで更新されるため、チーム全体のタスク分類にも適しています。

また、Googleスプレッドシートにはタスク管理に使えるテンプレートが用意されているので、一から管理表を作る必要がなく、分類も効率的に行えるでしょう。

ほかにも「アドオン」という機能があり、タスクの進行状況がひと目で把握できるガントチャートも利用できます。

タスク管理ツール

タスク管理専用ツールを活用すれば、タスクの分類もより効率的になります。

クラウド型のツールも多くあるので、チームでのタスク管理にも最適です。直感で操作できるシンプルなUIのものも多いため、ツールに苦手意識がある人でも、すぐに使いこなせるようになるでしょう。

タスクを分類するタイミング

タスクを分類するタイミングは、プロジェクト開始時とタスクの進捗に遅れが出始めた時です。

まずはプロジェクト開始と同時に、プロジェクト完遂までに必要なタスクをすべて洗い出します。ひとつのタスクをこれ以上はできないというところまで細分化しましょう。

次に、期日までにすべてのタスクが完了できるようスケジューリングを行います。常に進捗状況を確認し、遅れがあればタスクの再分類、リスケジュール、優先順位の変更などを行いましょう。

タスクの遅れが生じる時は、スケジュールに無理があったり、優先順位が適切でなかったりすることが多いです。無理なく無駄なく進められるように、タスクをさらに分類しましょう。

▷チームのタスク管理が上手くいかない？進捗共有の重要性や方法を解説

タスクを適切な種類に分けるメリット

タスクを適切な種類に分けることで、優先度をつけやすくなったりタスク管理の負担が軽減されたりと、さまざまなメリットが得られます。

ここからは、タスクを適切な種類に分けるメリットを詳しく見ていきましょう。

タスクの優先度をつけやすい

タスクを分類することですべてのタスクが可視化されるため、重要度や緊急度の高いタスクが明確になります。これにより、各タスクの優先度をつけやすくなる点が大きなメリットです。

優先度が明らかになれば、次に取り組むべきタスクをすぐに把握して取りかかれるため、時間や労力の無駄を削減できます。結果的に、効率よく業務を進められるようになるでしょう。

タスク管理の負担が軽減される

適切な種類へのタスクの分類により、緊急性や重要性の把握が可能になります。これが把握できると、タスク管理自体が楽になります。

タスク管理は仕事の効率化のために重要ですが、管理に多くの時間を取られていては本末転倒です。タスクの適切な分類によって管理が楽になれば、本当に時間をかけるべき作業に集中して取り組めるようになるでしょう。

結果としてタスク管理だけに割く時間や労力が削減され、タスク管理の負担を軽減できます。

タスクを分類して適切に管理しよう

タスク管理は、仕事を正確に進める上では欠かせないものです。タスク管理の効率化のためには、タスクを適切に分類しなければなりません。

本記事でで紹介した分類の手法やおすすめの管理ツールを活用しながら、タスクの分類を実践してみてください。タスクの分類をマスターして管理が楽になれば、業務全体が効率的に進められるでしょう。