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1日のスケジュールを立てるメリットとは？作り方やアレンジなど解説します
目次
仕事量が増えるにしたがって、効率的なスケジュール管理が重要になります。
仕事が増えると、やみくもにタスクをこなすだけでは追いつかなくなり、人的ミスや納期の遅延などを引き起こす可能性もあるでしょう。
この記事では、1日のスケジュールを立てるメリットや具体的な作成方法などを詳しく解説します。
日々の仕事の生産性と効率を向上させたい際に、ぜひご活用ください。
1日のスケジュールを立てるメリット5選
まず、1日の具体的なスケジュールを立てるメリットを5つ紹介します。
集中力の向上
1日のスケジュールを立てると、業務を始める際の「今日は何をすべきか」という迷いがなくなります。
あらかじめ行動計画を決めておくことで、脳のリソースを目の前のタスクに注げるため、集中力の向上が期待できます。
ストレスの軽減
「あれもこれもやらなければいけない」という焦りや漠然とした不安は、脳にストレスを与え続けます。
常に取り組むべきことを整理しておけば、余計な焦りや不安を感じることが少なくなります。
遅延に対する心配も減るため、計画をコントロールできているという感覚も高まるでしょう。
見通しをもつことで心に余裕が生まれ、ストレスを感じにくい状態で1日を過ごせるようになります。
残業時間の削減
1日のスケジュール管理が適切にできていると、その日にやるべきことが明確になります。
次に何をすべきか都度考える必要がなくなり、効率良く業務を進めることが可能です。
納期を常に意識できるため、タスクの優先順位を勘違いするなどのミスも減らせます。
結果として、休日出勤や残業の削減にも役立ちます。
会社からの評価向上
自分で立てたスケジュールに沿って業務を遂行し、完了まで滞りなく進めることができれば、会社からの評価向上につながります。
質の高い成果物を安定して提出できるようになるため、結果として会社への貢献が人事評価にも反映されるでしょう。
タスク漏れの防止
頭の中だけで把握しているタスクも、スケジュール表に明記することで、確実に把握し、実行できます。
とくに、複数のタスクを同時進行している場合、スケジュール表によるタスク管理は不可欠です。
タスクを可視化することで、安心して業務に取り組めるようになり、結果として全体的な生産性の向上にも良い影響をもたらします。
Chatworkのタスク管理機能でタスク漏れの心配なし！
Chatworkには、便利なタスク管理機能が搭載されています。
追加されたタスクはチーム全員で共有が可能です。
仮に担当者がタスクを忘れていても、ほかのチームメンバーがサポートできるため、抜けや漏れを防げます。
タスクを一覧で管理できる機能が別画面で用意されているため、Chatworkのタスク管理機能は、個人の利用においても大いに役立ちます。
1日のスケジュールの形式例
スケジュールを管理する際には、スケジュール表の作成が必要です。
ここでは、一般的によく使われる円グラフ形式とリスト形式について、それぞれの特徴を説明します。
円グラフ形式
円グラフ形式のスケジュール表は、時間とタスクの関係性が一目でわかるように作成されています。
タスクに時間を割り当ててスケジュールを作りたい場合は、円グラフ形式が最適です。
日々のルーティンやプロジェクトの進行状況を把握する際に役立ちます。
整然とした見た目から、整理された情報として見せたい際にも効果的です。
リスト形式
リスト形式のスケジュール表は、それぞれのタスクや活動を一覧で示します。
タスクの前後関係や全体像を把握しやすく、優先順位をつけやすい点が特徴です。
デジタルのツールでは、ドラッグ＆ドロップで簡単に入れ替えができるものも多くあります。
タスクの量や依存関係を整理したい場合は、リスト形式のスケジュール表が適しています。
Chatworkのタスク機能を活かしたスケジュール管理
Chatworkには、リスト形式で管理できるタスク管理機能が搭載されています。
発生したタスクを、内容、担当者、完了期限に分けて管理することが可能です。
必要な項目を入力してタスクを追加すると担当者へ通知され、同時にグループチャットやダイレクトチャットのタイムラインにも内容が表示されます。
追加されたタスクは画面右側に一覧で固定表示されるため、常に確認できます。
チームでタスクと進捗状況を共有する上で、非常に便利な機能です。
1日のスケジュールの作り方
続いて、1日のスケジュールを作成する際の基本的な流れを、詳しく説明します。
タスクの洗い出しと整理
まず、抱えているタスクの洗い出しから始めます。
自分が抱えている仕事をすべてリスト化すると、頭の中を整理しやすいです。
洗い出したタスクは、フレームワークを用いて整理しましょう。
例えば、「重要度」と「緊急度」を軸に「重要かつ緊急」「重要だが緊急でない」「緊急だが重要でない」「重要でも緊急でもない」の4項目に分類すると、取り組むべきタスクが明確になります。
タスクの優先順位を決定
タスクの分類ができたら、取り組む順番である優先順位を決めます。
どの仕事をいつまでに終えるべきかが明確になり、計画的に業務を進められるようになります。
優先順位をつけることで、いま取り組むべき仕事が明らかになるため、余計な心配をせずに済みます。
締め切りを設定
スケジュールにおいて、それぞれのタスクに締め切りを設定することは非常に大切です。
締め切りがあるからこそ、時間に対する意識が高まり、タスクへの集中力も向上します。
締め切りが設けられていないタスクであっても、自分で期限を決めて取りかかるようにしましょう。
具体的な締め切りを決めることで、いつまでに何を終えるべきかが明確になり、計画性をもって作業に取り組めます。
繰り返しタスクの設定
スケジュールは、毎日もしくは毎週定期的におこなわれるタスクも含めて作成しましょう。
定期的に発生するタスクはルーティンワークであることも多く、所要時間を見積もりやすいのが特徴です。
メールチェック、会議、報告書の作成といった、定期的に実施するタスクを最初に設定することで、残りの時間配分が明確になります。
また、定期タスクを効率的に処理する方法を身につけると、変動的なタスクの処理効率も向上し、全体的な生産性向上につながります。
状況に応じた臨機応変な対応
1日のスケジュールを可視化できたら、計画に沿って仕事に取りかかります。
外的要因などによってスケジュールどおりに進まない場合は、設定した時間に固執せず、臨機応変に対処する必要があります。
たとえば、クライアントから締め切りの変更依頼がきたり、定例ミーティングの日時が変更されたりするケースです。
このような変更に柔軟に対応するため、スケジュール管理には予定の変更や調整が簡単にできるデジタルツールの利用をおすすめします。
PowerPointで1日のスケジュールを作る手順
MicrosoftのPowerPointを使い、スケジュール表を作成する手順を紹介します。
- タスクのリストアップ: 1日におこなうタスクをすべて洗い出します。
- テンプレートの選択: PowerPointを起動し、「新規」画面の検索窓に「スケジュール」と入力します。好みのテンプレートを選択してください。
- 情報の入力: テンプレートに、タスクの内容、開始・終了時間、担当者など必要な情報を入力します。
- デザインの調整: 最後に、組織のルールや自身の好みに合わせて、表の色やフォントなどを調整して完成です。
Excelで1日のスケジュールを作る手順
MicrosoftのExcelを使い、円グラフ形式のスケジュール表を作成する手順を紹介します。
- データの入力: シートに「内容」「開始時間」「終了時間」「所要時間」の列を作成し、1日のタスクをすべて入力します。
- 円グラフの挿入: 「内容」と「所要時間」のデータ範囲を選択し、「挿入」タブから「グラフ」内の「円グラフ」を選びます。
- 時間軸の作成: 別の場所に0時から23時までの時間軸データを作成し、それをもとに「ドーナツグラフ」を挿入します。
- グラフの調整: 作成した円グラフとドーナツグラフを重ね合わせ、サイズや色、書式を調整して見やすく整えます。
＞Excelでスケジュール管理をおこなう詳しい方法を紹介した記事はこちら
1日のスケジュールを作成する3つの軸
最後に、1日のスケジュールを作成する際に役立つ3つの軸を紹介します。
時間単位をベースとした軸
時間単位で作成するスケジュール表は、最も基本的な形式です。
1日の時間の流れに沿ってタスクを配置するため、視覚的にもわかりやすいことが特徴です。
また、タスクごとに開始時間と終了時間を記載するため、1日の時間の使い方を具体的にイメージしやすい点が強みです。
時間軸でスケジュール表を作成すると、時間の重複や無理な詰め込みが一目でわかり、予定外のタスクが入った場合でも柔軟に対応できます。
優先順位をベースとした軸
時間軸に沿ってタスクを配置する基本形に加えて、タスクの優先順位を軸とする方法もあります。
優先順位の高いタスクから組み込むことで、成果につながりやすいタスクから取り組めるようスケジュールを作成することができます。
「緊急ではないが重要なタスク」に時間を割り当てれば、長期的な目標達成にも近づくことができます。
時間軸に合わせて、色分けや記号などでタスクの優先度を表現しておくと、より見やすくなるでしょう。
締め切りをベースとした軸
締め切りをベースとしたスケジュール作成は、各タスクの締め切り日から逆算して計画を組み立てる方法です。
最も締め切りが近いタスクを優先的に配置し、そこから必要な作業量を逆算しながら進捗状況を管理します。
この方法のメリットは、納期や締め切りを忘れてしまうというリスクを最小限に抑えられる点です。
いくつかのタスクを同時進行している場合でも、日々のタスクに具体的な目標が設定されるため、モチベーションの維持にも効果的です。
仕事を効率的に進めたいならChatworkがおすすめ！
多くのタスクを効率的かつ生産性高く消化するには、スケジュール表の作成が欠かせません。
タスクの性質をよく理解した上で、円グラフ形式やリスト形式など、状況に応じたタスク管理を進めましょう。
タスクが多くなるほど、スケジュール管理の重要性も増していきます。
クライアントワークなど締め切りがある作業では、特に綿密なスケジュール管理が必要です。
Chatworkのタスク管理機能なら、チームメンバー全員でタスクを共有でき、完了・未完了のタスク管理も一つの画面で完結します。
特にチームで作業する場合、Chatworkのタスク管理機能は非常に役立ちます。
メッセージ機能とシームレスに連携するタスク管理ツールを求めている人は、ぜひChatworkを試してみてはいかがでしょうか。
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