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年末調整とは？確定申告との違いや必要な書類について解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
年末調整とは？
年末調整とは、給与所得者の本来徴収すべき一年間の所得税を再計算し、源泉徴収済みの合計額と比較することで過不足金額を精算する手続きのことです。
給与所得者の所得税は、毎月源泉徴収により給与から引かれ納付されていますが、これは概算額を前払いする仕組みであり、あくまで「確定」するのは、毎年12月の年末調整時となります。
そのため、仮に余分に源泉徴収されていた場合には、年末調整後に還付金として、当該給与取得者に還される仕組みになっているのです。
年末調整と確定申告の違い
年末調整は、会社が従業員の源泉徴収の精算をする手続きである一方で、確定申告は、所得のある個人が、自分で税額を申告する手続きである、という違いがあります。
そのため、確定申告は主に個人事業主が対象となりますが、会社員であっても確定申告が必要なケースもあります。
本業と副業がある場合の年末調整
複数の勤務先からの給与所得がある場合は、一番収入の多い勤務先の1カ所で年末調整をすることになります。
また、アルバイト・パートなどの副業で20万円を超える収入がある場合は、年末調整だけでなく、自身にて確定申告をする必要がある点に注意しなければなりません。
クラウド型の給与計算ツールであるジンジャー給与には、給与計算のほかに年末調整の機能もあります。1年間の給与や従業員情報をもとにして、ミスなくスピーディーに年末調整をおこなってくれます。
導入にあたるコストパフォーマンスも良く、手軽に導入できるのも大きなポイントです。
年末調整を行うタイミング
年末調整を行うタイミングは、例年10月下旬〜翌年1月です。
そのため、会社は10月下旬頃〜11月上旬に年末調整を実施する旨の連絡を従業員に行い、11月頃中旬ごろに必要な書類の回収をします。そのため従業員は、そのタイミングまでに控除証明書などの必要書類を揃えておくようにしましょう。
その後、12月に支払う給与額が確定次第、所得税を精算し、追加徴収や還付などの手続きをする流れとなります。
年末調整に必要な書類
次に、年末調整に必要な書類を確認しておきましょう。
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
- 給与所得者の保険料控除申告書
- 住宅借入金等特別控除申告書(該当者のみ)
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、翌年の源泉徴収税額を計算するために必要な書類です。従業員自らが記載しなければなりません。
この申告書は、その年の最初の給料日の前日までに提出します。また、2つ以上の給与の支払者から給与の支払を受けるときは、いずれかの支払者に対してのみ提出できます。なお、適用される給与所得の源泉徴収税額表の日額表において丙欄とされる人は、提出する必要はありません。
給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
「基礎控除」とは、従業員の合計所得金額が2,500万円以下のとき、その従業員の合計所得金額に応じて最大48万円の控除が受けられる仕組みです。
この申告書では、給与所得と給与以外の所得を合算し、控除額の計算表より基礎控除額を求めます。合計所得が、2,400万円以下のときは控除額48万円、2,400〜2,450万円のときは控除額32万円、2,450万円〜2,500万円のときは控除額16万円となります。
「配偶者控除等申告書」は、「配偶者控除」と「配偶者特別控除」を受けるために必要な申告書です。
これらの2つの控除は、従業員の合計所得金額1,000万円以下が条件であり、その従業員と生計を一にする配偶者の合計所得金額に応じて以下のとおり控除額が決まります。
・配偶者の合計所得金額が、48万円以下のとき「配偶者控除」を受けることができます。従業員の合計所得金額により、38万円を限度として控除されます。なお、配偶者が70歳以上のときは、48万円を限度として控除されます。
・配偶者の合計所得金額が48万円を超え133万円以下のとき「配偶者特別控除」を受けることができます。なお、従業員の合計所得金額と配偶者の合計所得金額に応じて、38万円を限度として控除されます。
「所得金額調整控除」とは、一定の給与所得者の総所得金額を計算するとき、一定の金額を給与所得の金額から控除することです。
この控除には、子ども・特別障害者等を有する者と、給与所得と年金所得の双方を有する者などを対象とした2つの控除があります。
この控除は、その年の給与の収入額が850万円を超え、一定の条件を満たした従業員が対象となり、税法で定められた計算式より控除額を決定します。
給与所得者の保険料控除申告書
「保険料控除」は、年末調整において生命保険料、地震保険料等の保険料控除を受けるための手続きです。
この控除は1年間に支払った保険料に応じて金額が決まり、次の控除をうけるには、従業員は保険料を証明する書類を提出しなければなりません。
| 生命保険料、地震保険料及び小規模企業共済等掛金 | 支払金額を証明する書類(旧生命保険料は支払金額から剰余金や割戻金の額を差し引いた残額が9,000円を超えるとき)を1部提出します。この控除証明書は、契約する各保険会社より10月頃に発行され郵送されます。 |
| 社会保険料 | 社会保険料控除証明書は、その年に払った国民年金保険料を証明するものです。
国民年金保険料以外の社会保険料は、提出の必要はありません。証明書は、毎年10月下旬頃に、日本年金機構から発行され郵送にて届きます。 |
住宅借入金等特別控除申告書(該当者のみ)
「住宅借入金等特別控除」は、住宅ローンなどを利用しマイホームの取得をした従業員が受けることのできる控除です。
住宅ローン控除等申告書をもとに、居住の用に供した年分の計算方法により控除額が算出されますが、この控除を受けるには、控除を受ける最初の年分と、2年目以後で手続きが異なる点に注意しましょう。
1年目は、必要な書類を添えて確定申告をする必要があり、2年目以降は年末調整で控除を受けることが可能です。
また、申請時に必要な書類には以下の2点があり、それぞれ控除を受ける本人が準備しなければなりません。
| 書類名 | 詳細 |
| 住宅ローン控除等申告書 | 確定申告後の10月頃に管轄の税務署から控除対象となる期間分の申請書がまとめて発行。 |
| 住宅ローン年末残高証明書 | 毎年10月頃に融資を受けた金融機関から発行。 |
年末調整の電子化により変わった点
2020年10月より、年末調整に使用する控除申請書の電子データでの提出が可能になりました。
さらに、国税庁では、年末調整時に必要書類を電子データにて作成するため無料アプリ「年調ソフト」の提供も開始し、ますます年末調整の電子化を進めています。
このアプリを活用することで、控除額の計算、扶養親族等の年齢判定、控除が受けられるかどうかの判定などが自動で行えるようになるメリットがあります。
紙で行われる年末調整のデメリット
無料かつ効率化が実現できるアプリの提供が開始されたとはいえ、慣れや新しいシステムを覚える手間などから、従来の紙ベースでの年末調整を続ける会社も少なくはありません。
そこでここでは、紙ベースの年末調整には、どのようなデメリットがあるのかを、年末調整の流れに沿ってご説明します。
書類作成
申告書には、ただ住所と名前を書くだけでなく、控除証明書の内容を転記し、決められた計算式によって計算しなければいけません。
全て手作業で行うとなれば、記入に時間がかかるのはもちろん、記入ミスやもれ、計算間違いなどが発生する可能性が高くなります。
年末調整のが終わるまでの期間、給与担当者は、必ずと言っていいほど、問い合わせ対応に追われることになってしまいます。
書類の回収
申告書と添付すべき証明書類などの回収作業では、多くの時間を要することになります。
また、万が一紛失した場合は、再発行の手続きなどで、さらに時間がかかることになり、必要書類は、一人ひとり異なることから、添付書類の不備といったミスも発生しやすくなります。
給与担当者による確認
紙ベースの年末調整では、従業員から回収した書類を整理するのも手間がかかります。
特に、複数の給与担当者で記載事項や添付書類の確認を進める場合は、書類のやり取り時に紛失や書類の取り違えなどが起きるリスクが高まるため、十分注意しなければなりません。
源泉徴収票の発行
源泉徴収票を紙で発行する場合、印刷・封入・郵送にかかるコストや労力がかかることになります。
さらに源泉徴収票は、税法上7年間の保管義務が定められているため、ファイリングや保管場所の確保といったコスト・労力も要するでしょう。
また、それぞれの工程で、人の手が加わるということは、ヒューマンエラーが発生する可能性が高まるなどのリスクにもつながります。
給与計算ソフトを活用した年末調整のメリット
所得税はその年の「想定所得」によって算出され、12分割された金額が毎月の給与から天引きされるため、給与計算と年末調整の業務は、密接な関係にあるといえるでしょう。
そのため、給与計算ソフトの中には、年末調整業務の効率化につながる機能を備えているものも多々あります。
ここでは、年末調整に給与計算ソフトを活用した場合のメリットについてご紹介します。
書類作成における負担の軽減
年末調整ソフトでは、還付・徴収金額などが全て自動で算出されるため、複雑な計算を手作業で行う必要がなくなります。
負担が軽減される上、転記や手入力がなくなることで人的ミスの予防にも効果的です。帳簿データとの連携ができるシステムであれば、さらに書類作成の作業時間を削減することもできるでしょう。
印刷・郵送・保管などのコスト削減
電子データによる年末調整では、添付する控除証明書などの書類の電子化も認められています。
そのためシステム化により、印刷や郵送などの書類のやり取りに付随して発生するコスト削減も実現できるでしょう。
また、年末調整関連書類は、税法上7年間の保管が義務付けられているため、その保管場所も必要になります。書類保管は、オフィスとは別に有料にて確保している企業も多く、電子化することで、そのようなコストの削減も可能となります。
データ入力の効率化
年末調整では、従業員の扶養親族の情報やマイナンバーなど、数多くの入力項目があります。
しかし、給与計算ソフトと人事や労務システムとのデータ連動により、これらのデータ入力を大幅に軽減することも可能です。手入力で行う工程の削減は、人的ミスの低減にもつながるでしょう。
書類の不備や未提出者の可視化
年末調整ソフトでは、従業員の入力状況が可視化されるため、未入力の従業員に入力を促したり、書類の不備がある従業員に直接連絡したりといった対応がスムーズに行えます。
全体の進捗も可視化されるため、確認作業などの事務処理にかかる時間の見積もりも立てやすくなります。
法改正への迅速な対応
年末調整では関連する税法などが改正された場合は、当然、現行のルールにそった手続きをしなければなりません。
クラウド型の給与計算ソフトは、年末調整が影響を受けるような税制改正があった場合、自動でシステムがアップデートされるため、法改正にも迅速かつ適切な対応ができます。
テレワークにも対応可能
クラウド型の給与計算ソフトは、インターネット環境と端末さえあれば、場所を問わずシステムにアクセスし、使用することができます。
そのため、テレワークを導入する企業においてもスムーズに年末調整が可能です。
郵送で書類をやり取りしたり、書類提出のための出社などもなくなるため、時間やコストを無駄にすることもありません。
年末調整を行う際の注意点
年末調整は従業員情報や給与など、様々な情報と照らし合わせて計算をするので、注意して作業をしなければなりません。
ここからは、年末調整を行う際の注意点について紹介していきます。
- 書類の提出漏れ
- 提出された書類の管理は厳重に
書類の提出漏れ
年末調整は従業員から書類の提出・収入の報告がなければ控除の手続きができなくなります。
年末調整の手続きが進まなくなってしまうリスクがあるので、提出漏れや忘れがないようにアナウンスしておきましょう。
仮に提出が遅れてしまった場合には、従業員が個人で確定申告をしなければなりません。
その旨も従業員に伝えておくようにしましょう。
提出された書類の管理は厳重に
扶養控除等申告書の提出をした源泉徴収義務者は、翌年の1月10日の翌日より、7年間の間は書類を保管しておかなければなりません。
税務調査が行われる際に書類が不足していると、問題になってしまうので十分に注意しておく必要があります。
給与計算の面倒な面末調整はツールで効率化！
年末調整は、書類作成・回収、確認作業など、多くのタスクをミスなくかつ短期間にこなす必要のある業務として、多くの企業が効率化や改善の課題を抱えている業務の一つです。
しかしながら、2020年より年末調整業務も電子化が推奨され、便利なシステムも多数提供されるようになりました。ぜひ一度、年末調整の効率化も含め、給与計算ソフトの導入を検討してはいかがでしょうか。
