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「メール整理が面倒！」を解決！今日からできる効率化術と根本から見直す方法
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「受信メールが多くて整理しづらい」「メールツールの機能を使いこなせていない」と感じていませんか？
メール整理を効率化するテクニックを取り入れることで、面倒な思いをせずに済むかもしれません。
この記事では、メール整理が面倒になる原因と効率化するテクニック、習慣化するメリット、メール整理に役立つツールなどについて詳しく解説します。
メール整理が面倒な主な原因とは
メール整理が面倒になる主な原因として、下記の4つが挙げられます。
- 受信メールの量が多すぎる
- 後で対応しようと溜め込んでしまう
- 整理のルールが決まっていない、または複雑すぎる
- メールツールの限界
受信メールの量が多すぎる
受信するメールの量が多すぎることは、メール整理が面倒になる原因のひとつです。
たとえば、通常のビジネスメールに加え、情報収集のためのメールマガジンなどを受信することでメールの総量が増え、整理に手間取ってしまうでしょう。
後で対応しようと溜め込んでしまう
目の前の仕事に集中しているときにメールが届くと、後で対応しようとしてすぐに確認しないことがあります。
作業中にメールチェックや返信をすると非効率的になる人もいるため、後回しにすること自体は問題ありません。
しかし、長時間溜め込んでしまうと受信メールが増え、確認や整理に多くの時間がかかってしまう可能性があります。
整理のルールが決まっていない、または複雑すぎる
メール整理のルールが決まっていなかったり、複雑すぎたりすることもメール整理に手間取る原因となります。
どのようにメールを整理するかが決まっていないと、メールが見つからずに探すのに時間がかかり、ルールが複雑すぎるとメール整理自体に多くの時間を取られたりしてしまいます。
メールツールの限界
メールはビジネスシーンや個人間でも広く使われているツールですが、限界もあります。
たとえば、以下のようなことが挙げられます。
- 受信メールの中から該当メールを探すのに時間がかかる
- 送ったメールを相手が確認したかどうかがわからない
- メールで指示した内容に対する相手のリアクションや進行状況がわからない
上記のような理由からメールの整理がしにくい場合もあり、結果としてメール整理が面倒な作業になってしまいます。
メール整理を劇的に効率化する8の基本テクニック
ここでは、メール整理を効率化する8つのテクニックを紹介します。
①メールは即座に仕分ける
メールが届いたら、即座に仕分けましょう。
ポイントは、差出人名やアドレス、本文や件名の文字などを識別させて自動フォルダ振り分け機能を活用することです。
取引先、顧客、社内の同僚など、頻繁にやりとりする相手ごとに設定するとわかりやすく整理できます。
自動振り分けされないメールについては、1時間に1回など時間を決めてメールボックスをチェックし、仕分けを行うのがおすすめです。
未読メールをそのままにしない
未読メールが溜まると、重要なメールを見落としたり、整理が面倒になったりするため、放置しないことが大切です。
メールチェックの際には、届いているメールは全て確認し、既読にしましょう。
未読メールを漏れなく確認することで、重要なメールの見逃し防止にもつながります。
フォルダとラベルを賢く活用する
前述の自動フォルダ振り分け機能に加え、振り分けフォルダやラベル機能も活用するとメール整理をさらに効率化できます。
たとえば、メールの内容に合わせて「未対応」「確認中」などとフォルダ分け・ラベル付けをすることで、タスクのステータスを把握しやすくなります。
タスクの優先順位によって、「今日中」「即対応」「今週中」などと振り分けるのも効果的です。
面倒な作業は自動化する
メール整理における面倒な作業は、できる限り自動化することをおすすめします。
迷惑メールや、現在読んでいないメールマガジンはブロックし、自動で受信トレイから排除するように設定しましょう。
また、内容やタイミングによって読んだり読まなかったりするメールマガジンは、自動で既読になるように設定しておくと、未読メールが溜まって必要なメールが埋もれてしまう事態を防げます。
不要なメールは随時削除する
迷惑メールや営業メール、誤送信メールなど、不要なメールが届いたらこまめに削除することで、受信トレイが見やすくなります。
メールボックスは一定の容量を超えると古いメールから順に削除されたり、新規メールを受信できなくなったりすることがあります。
そのため、常に不要なメールを削除して容量に余裕をもたせておけば、重要なメールの消失や未受信のリスク回避にもつながります。
規定の容量内であっても、容量を圧迫しすぎるとメールツールが重くなり、操作に時間がかかる恐れがあります。
スムーズな操作性を確保し、業務を効率的に進めるためにも、不要なメールの削除は重要です。
「検索機能」を活用する
ほとんどのメールツールには「検索機能」が備わっています。
検索機能とは、宛名や件名、メールの内容などを検索条件として、目的のメールを探し出す機能です。
この機能を活用すると、取引先からのメールや、特定のプロジェクトに関するメールなどをスピーディーに探せる可能性があります。
検索機能を効果的に活用するためには、メールにわかりやすい件名を付けることをおすすめします。
件名でどのようなメールなのかがわかれば、検索機能で探しやすくなるだけでなく、メールを一覧で見たときにも内容をすぐに把握できるでしょう。
定型的な返信はテンプレートを活用する
定型的な返信をする際には、テンプレートを活用すると効率的です。
たとえば、資料を送ってくれた取引先へのお礼メールや、相手の要望を断る際などにテンプレートを活用し、必要な箇所だけを書き換えることで、一から作成する手間を省けます。
また、テンプレートの内容で検索すると、「お礼への返信メール」「お断りメール」など該当のメールがヒットし、一覧で確認しやすくなるため、メール整理にもつながります。
ToDoリストやタスク管理ツールと連携する
メールツールのなかには、ToDoリスト機能を備えているものもあります。
受信したメールをそのままタスクとして、期限も設定して管理できるため、タスク漏れを防止できるでしょう。
また、タスク管理ツールと連携できる場合は、対応状況や担当者などを把握しやすくなったり、メール整理が自動化されたりする利点もあります。
面倒なメール整理を習慣化するメリット
続いて、面倒なメール整理を習慣化するメリットについて紹介します。
重要なメールの見落としを防止できる
メール整理を行うと、重要なメールの見落とし防止につながります。
届いたメールを整理しない場合、大量のメールの中に重要メールが埋もれ、期日に間に合わない、顧客を逃すなどのネガティブな事態を招きかねません。
取引先に指定された納期を守れなければ信用・信頼が低下し、売上減少のおそれも生じます。
メールを整理して重要な情報の見落としを防ぐことで、業務上のさまざまなリスクを回避できます。
メールの整理時間を短縮できる
メール整理を習慣化すると、メールの整理時間を短縮できるようになります。
メール整理を繰り返すうちに作業に慣れ、かかる時間が短縮されます。
整理のコツがわかってくると、メールボックスが見やすくなったり、タスクを把握しやすくなったりもするでしょう。
これまでメール整理にかかっていた時間をほかの業務に費やすこともできるようになり、生産性向上にもつながります。
返信忘れを防止できる
メール整理を習慣化すると、返信忘れやタスク漏れの防止につながります。
フォルダをスムーズに活用できるようになると案件ごとのメール対応がしやすくなり、優先順位の把握もスムーズになります。
結果として返信の漏れが減り、業務の効率化も期待できます。
面倒なメール整理に役立つツール紹介
ここでは、面倒なメール整理に役立つツールを5つ紹介します。
それぞれの特徴を確認し、必要に応じて活用しましょう。
メール管理システム
メール管理システムとは、メールの対応状況や個々のやりとりを一元管理できるシステムです。
複数人でメールを管理するため、メールの確認・返信漏れを防ぐことができるだけでなく、メンバーの対応状況を可視化できるメリットもあります。
振り分け機能やステータス機能が搭載されていれば、メール整理をさらに効率化できるでしょう。
また、メールへコメントできる機能がある場合、備忘録を残したり、メンバーへ申し送りをしたりすることも可能です。
タスク管理・ToDoリスト連携ツール
タスク管理やToDoリストと連携できるツールもあります。
タスク管理やToDoリストと連携できるツールをメール整理に活用すると、メールをそのままタスク化できるため、手間のないメール整理やタスク管理を行え、重要な業務も見逃しません。
業務の進捗が把握しやすくなり、納期やスケジュールの管理もしやすくなる点がメリットです。
迷惑メール・スパム対策ツール
迷惑メール・スパム対策ツールとは、受信メールを自動でチェックし、セキュリティリスクを軽減するツールです。
代表的な機能として、フィルタリング機能でスパムメールか否かを判断する、ウイルスチェックを実施する、なりすましメールの対策をおこなうなどの機能が挙げられます。
迷惑メールやスパムメールを誤って開くとウイルスに感染してしまうおそれがあり、業務に支障が出たり、顧客に迷惑をかけたりする可能性があるため注意が必要です。
迷惑メール・スパム対策ツールを活用すれば、セキュリティを強化しながら、有害なメールの自動整理も可能です。
クラウド型ファイル共有・ストレージサービス
クラウド型ファイル共有・ストレージサービスは、ファイルをクラウド上で管理・共有するサービスです。
従来、メールでファイルをやりとりする際にはまずファイルをメールに添付するなどして送り、次にパスワード記載のメールを送るという方式をとっていましたが、セキュリティ面での問題も指摘されていました。
そのため、現在ではクラウド型ファイル共有・ストレージサービスを利用してファイルを共有する機会が増えています。
クラウド型ファイル共有・ストレージサービスはセキュリティリスクが低いだけでなく、ファイルを一元管理できる点や、インターネットにつながればどこからでもアクセスできる点、大容量のファイルも共有できる点などのメリットがあります。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、社内のコミュニケーションや情報共有に活用できるツールです。
たとえば、ビジネスチャットや社内SNSなどが挙げられます。
ビジネスチャットの「Chatwork」は、チャット形式でメッセージを送ることができ、スタンプやリアクション機能で感情を気軽に表現できるため、円滑なコミュニケーションが可能です。
社内外の人ともやりとりでき、個人チャット、グループチャットともに作成できる機能やタスク管理も備えている「Chatwork」を活用すると、メール整理から解放され、面倒な気持ちを抱かずに済むでしょう。
面倒なメール整理のストレスを軽減し業務の生産性を向上させよう
メール整理が面倒になる原因として、受信メールの量が多いことや、後回しにして溜め込んでしまうことなどが挙げられます。
面倒なメール整理を効率化するために、未読メールをなくす、自動化するなどの工夫を施しましょう。
メール管理システムやタスク管理ツールなど、メール整理に役立つツールも複数あります。
なかでも、ビジネスチャット「Chatwork」はメールの代わりにチャットで円滑なコミュニケーションをとることができ、タスク管理もスムーズにおこなえるため、面倒なメール整理のストレス軽減や業務の生産性向上につながります。
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