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社内でスケジュール共有をする重要性とは？おすすめ無料アプリや選び方も紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
社内でスケジュール共有が適切におこなわれていると、業務の進捗管理もスムーズになります。
この記事では、社内のスケジュール管理の重要性やスケジュール管理に便利なアプリ、アプリの選び方などを紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
なぜ社内のスケジュール共有が重要なのか？
社内でのスケジュール共有は、円滑な業務運営とチームワークの強化に直結する重要な要素です。
チームや部署のメンバーのうち、誰が・いつ・何をしているのかを把握できれば、無駄な確認や連絡が減り、意思決定のスピードも上がります。
また、予定の重複やタスクの抜け漏れといったミスも起こりにくくなり、トラブルを未然に防ぐことにもつながります。
社内でスケジュール共有をおこなう目的
社内でスケジュール共有をおこなう主な目的は、「業務の見える化」と「生産性の向上」です。
個人の予定やタスクだけでなく、チームや部署全体の動きが把握できるようになることで、業務の優先順位付けやリソース配分の最適化が可能になります。
また、会議や打ち合わせの調整もスムーズになり、時間の有効活用にもつながります。
社内でスケジュール共有アプリを使うメリット
次に、社内のスケジュール共有にアプリを使うメリットを紹介します。
リアルタイムで作業管理ができる
スケジュール共有アプリを活用すれば、リアルタイムで作業管理をおこなうことができます。
誰が何をしているのかがひと目でわかるため、業務の調整やサポート、割り振りなどを早めに計画できる点もメリットです。
口頭やメールでスケジュール共有をすると、情報伝達に時間差が生じたり、伝え漏れが発生したりすることもありますが、アプリへ入力しておけば常に最新の情報を共有・確認できます。
会議やタスクの重複を防げる
多くのスケジュール共有アプリには、予定の重複や抜け漏れを防ぐための機能が搭載されています。
たとえば、ビジネスチャットツール「Chatwork」のタスク管理機能では、タスクの担当者・期限を設定でき、タスクのステータス（未着手・完了など）も一目でわかる設計になっています。
そのため、「同じタスクを複数人で進めてしまう」「誰も取り組んでいなかった」といった事態を防げます。
また、会議を設定する際にはメンバーの空き時間をすぐに確認できるため、他の予定や会議との重複も回避できます。
リモートワーク中でも使える
スケジュール共有アプリは、インターネット環境さえあれば場所を問わず使えることも大きな強みです。
リモートワークや出張中でも自分やメンバーのスケジュールを確認・編集・共有できるため、オフィスにいないメンバーともスムーズな連携が可能です。
また、スマートフォンやタブレットなどのデバイスにも対応したアプリであれば、さらに利便性が高まります。
通知機能・リマインド機能を活用できる
スケジュール共有アプリの多くには、通知機能やリマインダーが搭載されています。
設定したタスクや予定の直前に自動で通知が届くため、備忘に便利です。
チーム全体へ予定を通知する機能や、チャットツールとの連携機能を活用すれば、プロジェクトのスケジュール管理にも使えます。
忙しい日々の中では「うっかり忘れ」が発生しやすくなりますが、通知機能やリマインド機能の活用によって確実に予定をこなすことができます。
スケジュール共有アプリを選ぶポイント
スケジュール共有アプリには多くの選択肢があるため、導入後に「思ったより使いにくい」「業務に合わなかった」と後悔しないよう、事前に選定ポイントを押さえておくことが重要です。
ここでは、スケジュール共有アプリを選ぶポイントを紹介します。
直感的なUIで使いやすいこと
スケジュール共有アプリは、現場の誰もがストレスなく使えることが大前提です。
ITに不慣れな社員が多い職場ではとくに、複雑な操作や設定が必要なアプリは定着しにくい可能性があります。
そのため、直感的に操作できるUI（ユーザーインターフェース）かどうかを必ず確認しましょう。
たとえば、カレンダー画面へ予定をドラッグ＆ドロップできる、ワンクリックで会議の招待や予定の共有ができるといった操作性の高さは大きなポイントです。
無料トライアルで使用感を試してから導入するのもおすすめです。
業務に合った機能があること
スケジュール共有アプリは、機能の多さではなく「自社の業務に合う機能があるか」が重要です。
たとえば、プロジェクトベースの仕事が多い場合はガントチャートやタスク管理機能、会議が多い会社なら出欠管理機能や招集通知機能などが求められます。
勤怠管理ツールと連携したい、営業日報も記録したいなどのニーズがある場合は、それに応じた機能を備えているかを確認しましょう。
必要な外部ツールと連携できること
自社ですでに導入しているツールがある場合、スケジュール共有アプリと連携できるかどうか確認しておくと便利です。
たとえば、GoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーとスケジュール共有アプリを同期できれば、二重登録が不要になります。
また、チャットツールや勤怠システム、クラウドストレージなどと連携できれば、よりスムーズな業務フローが実現できます。
API連携の可否や、対応しているツールの一覧を事前に確認しておくと、自社のIT環境に無理なく組み込めるツールを選ぶことができます。
セキュリティ対策が充実していること
スケジュール共有アプリを選ぶ際には、セキュリティ対策を確認しておくことも非常に重要です。
通信の暗号化、二段階認証、アクセス権限の細かい設定など、安全性の高い設計がなされているかチェックしましょう。
クラウド型のサービスを利用する場合は、国内外のセキュリティ基準（ISOなど）に準拠しているかもチェックポイントです。
情報漏洩のリスクを最小限に抑えながら、安心して使えるツールを選びましょう。
＞スケジュール管理アプリ・ツールの選び方をさらに詳しく知りたい方はこちら
社内でスケジュール共有を円滑にするコツ3選
続いて、社内でスケジュール共有をスムーズに進めるためのコツを紹介します。
①すべての予定・タスクを見える化する
予定やタスクを個人だけで管理せず、全員のスケジュールや担当業務を見える化することがポイントです。
カレンダーやガントチャート、タスクリストなどのツールを活用し、「誰が・いつまでに・何をするのか」を全体に共有しましょう。
チームや部署のメンバーが全員のスケジュールを閲覧できるようにすることで、認識のズレや進捗の遅れを防ぐことができます。
②余裕のあるスケジューリングを心がける
スケジュールは実現可能な範囲で設定することが重要です。
予定を詰め込みすぎると、少しの遅れやトラブルでも調整が難しくなってしまいます。
そのため、業務ごとの所要時間を多めに見積もったり、バッファ（余裕時間）を意識的に挟んだりすることが必要です。
タスクを早めに終えられた場合は他のメンバーのスケジュールを確認してヘルプに回ることもできるようになり、広い視野を育てることにもつながります。
③アプリ・ツールはチーム全体で活用する
スケジュール管理のためのアプリやツールは、使う人と使わない人が出ないようチーム全体で活用することがポイントです。
チーム全員が共通してアプリやツールを使うことで、「言った・言わない」や「見逃し」を防ぎ、よりスムーズなスケジュール共有が実現します。
【無料】社内のスケジュール共有におすすめのアプリ・ツール
スケジュールの共有をスムーズに進めるには、使いやすく、チーム全体で活用できるツールを選ぶことが大切です。
そこで今回は、無料のスケジュール共有ツールの中から、とくにおすすめの3つをご紹介します。
Googleカレンダー：導入しやすくチーム共有に最適
Googleカレンダーは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、操作もシンプルなため、初めてのスケジュール共有ツールとしておすすめです。
予定の作成・編集・共有が簡単で、参加者への招待やリマインド通知もワンクリックで設定できます。
また、複数人の予定を一目で比較できる表示機能もあり、チーム全体の空き時間を見つけやすくなるのが大きな利点です。
スマートフォンとの連携もスムーズで、出先でも予定を確認・変更できます。
Microsoft Outlook：予定やメール、タスクを一元管理
Microsoft Outlookは、ビジネスメールとしての機能に加えて、カレンダーやタスク機能も備えており、すべてを一元管理できるのが強みです。
とくに、Microsoft TeamsやTo Doとの連携がスムーズで、業務全体の効率的な把握・共有が可能です。
予定の作成時には、会議室の予約や会議リンクの自動生成などもできるため、社内外との調整も便利です。
Microsoft 365を導入している企業であれば、追加費用なくすぐに利用できることもポイントです。
Chatwork（チャットワーク）：チャットで円滑なスケジュール管理を実現
Chatworkは、国産のビジネスチャットツールで、タスク・チャット・ファイル共有などを1つの画面で管理できるのが特徴です。
ポップアップカレンダーで納期を設定できるタスク管理機能を使えば、担当者と進捗をリアルタイムに共有できます。
全体の操作も直感的で、ITに不慣れな社員でも安心して使えるのも魅力のひとつです。
「Chatwork」は、社内スケジュールの共有におすすめ
続いて、スケジュール共有の観点から見たChatworkの主な機能とメリットを紹介します。
Google関連ツールとの連携機能
ChatworkはGoogleカレンダーやGoogleスプレッドシートなど、Googleの各種ツールと簡単に連携できます。
たとえば、Googleカレンダーと連携させることで、会議や予定をChatworkのチャット上で自動通知することが可能です。
スケジュール確認のために複数のツールを行き来する手間がなくなり、作業の効率がアップします。
グループチャット機能
Chatworkでは、プロジェクトやチーム単位でグループチャットを作成できます。
この機能を活用すれば、個別のやり取りに依存せず、関係者全員へ同時にスケジュールを共有できます。
さらに、ファイルやタスク、過去のやり取りも時系列で整理されて履歴に残るため、情報の取りこぼしがありません。
結果として、「誰に伝えたか分からない」「連携が遅れた」といったミスを減らし、業務全体のスピードと正確性が向上します。
社内のスケジュール共有なら「Chatwork」
社内のスケジュール共有にアプリを活用すると、予定の見える化やタスクの進捗把握がリアルタイムで可能になり、リモートワークやフレックス勤務にも柔軟に対応できます。
数あるスケジュール共有ツールのなかでも、Chatworkはタスク管理機能・チャット機能・外部ツールとの連携機能が一体となっており、情報共有と業務管理をひとつのツールで完結できるのが強みです。
社内のスケジュール共有に悩んでいるなら、まずはChatworkを導入してみてはいかがでしょうか。
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