公開日：
更新日：
スケジュール管理アプリ・ツールの選び方｜無料で使えるおすすめ7選も紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
快適にスケジュール管理を行うため、専用アプリ・ツールの導入を考えている人も多いのではないでしょうか。
しかし、「どのアプリ・ツールを選べばいいか分からない」「導入後の活用イメージが湧かない」といった悩みを抱えていませんか？
本記事では、スケジュール管理アプリ・ツールの選び方と、無料で使えるおすすめツールを紹介します。
また、スケジュール管理が上手い人の特徴や強みも解説しているので、管理をスムーズに進めたい人はぜひ参考にしてください。
スケジュール管理アプリ・ツールの選び方5つのポイント
はじめに、スケジュール管理アプリ・ツールを選ぶ際のポイントを5つ解説します。
デジタルかアナログか｜自分に合った管理方法を選ぶ
スケジュール管理ツールは、自分に合った形態のものを選ぶのが重要です。
アプリやウィジェットなどのデジタルツールか、手帳やメモなどのアナログツールかによって、使い勝手は異なります。
デジタルツールは高い情報の検索性や他メンバーとの共有機能、リマインダー機能などを備えており、手軽に使える点が特徴です。
メンテナンスや不具合で使えなくなる場合がある点や、カスタマイズの自由度が低い点はデメリットですが、それを補う高い利便性をもちます。
一方のアナログツールは、利便性や共有しやすさなどは低いものの、手書きならではの自由度の高さを備えています。
それぞれにメリット・デメリットがあるため、自身に向いているか、目的や用途に合っているかを考慮して選びましょう。
無料か有料か｜コストとのバランスを考える
スケジュール管理ツールには、主に以下の3パターンがあります。
- 全機能を無料で使えるツール
- 有料ツールの一部機能を無料で使えるフリーミアムツール
- 1か月・1年単位で料金が発生する有料ツール
無料で使えるツールは、気軽に導入できるのがメリットです。
しかし、機能が限られていたり、広告が表示されたりする場合もあるため、長期的な利用の際にはストレスを感じる可能性があります。
対して、有料ツールは高度な機能を備えているため、複雑なプロジェクトやタスクの管理も快適です。
アプリ・ツールはコストと機能性のバランスを考えた上で選択しましょう。
使いやすいか｜直感的な操作性を吟味する
操作性も、スケジュール管理アプリ・ツールを選ぶ際の重要なポイントです。
自分にとって使いやすいツールでなければ、快適なスケジュール管理は実現できません。
快適に利用するためにも、アプリ・ツールのインターフェース、日本語対応の有無、機能の過不足は必ず確認しましょう。
また、説明文やレビューと実際の使用感にギャップがないかどうかについても注意が必要です。
そのため、トライアルや無料版などを1週間程度試用し、用途との適合性や使い心地を確認してから本格導入することをおすすめします。
セキュリティの有無｜個人情報の安全性を確認する
ビジネス用途で使用するツールについては、セキュリティ面も必ず確認しましょう。
入力したスケジュール・タスクの情報や個人情報の管理・扱いについては、事前にきちんと確認することが重要です。
万が一、セキュリティが不十分なツールによって情報漏えい事故が発生した場合、地震だけでなく企業の信用問題に発展するケースもあります。
セキュリティ面で確認すべき主なポイントは以下の4点です。
- ISMS認証（ISO 27001）を取得しているか
- データの管理体制は万全か
- データの暗号化を行っているか
- 二段階認証や多要素認証に対応しているか
上記の要素を満たしているツールなら漏えいリスクが少ないため、ビジネス用途でも安心して利用できます。
連携の有無｜他のシステムと連携できるか確認する
他のシステムとの連携性も、スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントです。
コミュニケーションツールやクラウドストレージ、プロジェクト管理ツールなどと連携できれば、よりスムーズなスケジュール管理が可能です。
たとえば、メールとスケジュール管理ツールを連携し、仕事の依頼メールをそのままタスク化できるようにすれば、ツールの切り替えや入力に要する時間を大幅に削減できます。
また、プロジェクト・タスク管理ツールとスケジュール管理ツールを連携すれば、自分のタスクやプライベートの予定とプロジェクト全体の進捗とを同時に閲覧・管理することが可能です。
必須の機能ではありませんが、長期的な視点でみると大きなメリットがあるため、ぜひ確認しましょう。
仕事のスケジュール管理におすすめのアプリ・ツール7選【無料】
続いて、仕事のスケジュール管理におすすめのアプリ・ツールを7つ紹介します。
いずれも、無料プランが用意されている、またはランニングコストが発生しないため、コストを抑えたい人はぜひチェックしてください。
1. Chatwork
Chatworkはシンプルなインターフェースと、充実した機能が人気のビジネスチャットツールです。
自由に情報を書き込めるマイチャットやタスク管理機能を活用すれば、スケジュール管理も可能です。
また、Googleカレンダーと連携できるほか、BacklogやTrello、Jootoといったプロジェクト管理ツールとの連携も可能です。
連携によりタスクや予定に関する通知をChatworkで受け取れるようになるため、併用すればより確実なスケジュール管理ができます。
二段階認証への対応やISMS認証の取得など、万全のセキュリティ体制が整えられていることも魅力の一つです。
＞Chatworkをより有効的に活用するためのヒントはこちら
2. Googleカレンダー
Googleカレンダーは、直感的な操作でスケジュール管理を進められるカレンダータイプのツールです。
件名や時間はもちろん、Googleマップの地図情報やGoogle Meet会議なども追加できるスケジュール登録機能を備えています。
さらに、Google ToDoリストやGmailとのシームレスな連携、他ユーザーとの共有も可能なので、単体でも快適に管理を進められます。
ChatworkやTodoist、TickTick、Trelloといった便利ツールと連携すれば、より円滑なスケジュール管理が可能になることも魅力の一つです。
3. Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Excelに似た使用感をもつ無料の表計算ソフトです。
表計算がメインですが、手入力で予定表を作成したり、テンプレートの「ToDo」「スケジュール」を使ったりすればスケジュール管理もおこなえます。
テンプレートである「ガントチャート」「プロジェクトのタイムライン」を活用すれば、プロジェクトのスケジュール管理にも対応できます。
また、クラウド型ツールのため、共同編集や共有も容易で、オンラインでの同時編集も可能です。
便利な予定登録機能やリマインダーなどはありませんが、簡易的なスケジュール管理であれば十分に対応できるでしょう。
4. Google ToDoリスト
スマートフォンとパソコンの両方で快適に利用できる、人気のタスク・スケジュール管理ツールがGoogle ToDoリストです。
Googleカレンダーとセットで提供されるツールで、タスクを追加するだけで内容がカレンダー上に即座に反映されます。
パソコンなら1クリックとタイトル入力、スマートフォンなら2タップと入力のみでタスクを追加できるのも特徴です。
終了時刻や場所などの入力には非対応ですが、タスクを素早く入力したいシーンでは大いに活躍します。
とくにGoogleカレンダーとの親和性が高いツールを使いたい人、シンプルな操作性を好む人におすすめのツールです。
5. Microsoft Excel
Microsoft Excelは多くのビジネスパーソンが使い慣れている、有名な表計算ソフトです。
Googleスプレッドシートと同様に、手作業でスケジュール表を作成したり、公式のテンプレートを活用したりすることでスケジュール管理にも対応できます。
費用については、有料版のMicrosoft 365やOfficeがすでに導入されていれば無料です。
また、ツールの契約や購入がない場合も機能が制限されたWeb版、広告が表示される無料版であれば追加費用なしで利用できます。
高度な管理機能がなく、同時編集も難しいため、チームでの利用には不向きですが、使い慣れたツールで管理したいなら有力な選択肢となるでしょう。
6. Microsoft Outlook
Microsoft Outlookはスケジュールやメール、タスク、連絡先などを一元管理できるツールです。
スケジュール管理機能としてカレンダー形式で予定を管理する予定表と、タスク管理が行えるTo Doを備えています。
個人向けの無料タスク管理ツールであるMicrosoft To Doと、スムーズな連携ができる点もメリットです。
さらに、Microsoft PlannerやMicrosoft Projectなどのチーム向けツール、TodoistやTickTickなどの外部ツールとの連携にも対応しています。
他のMicrosoft製品とシームレスに連携できるツールを使いたい、一つのアプリで色々な情報を管理したい人におすすめのスケジュール管理ツールです。
7. ノート・メモ
アナログツールでスケジュール管理をしたいなら、ノートやメモの活用がおすすめです。
ノートやメモなら、デジタルツールの管理や扱いが苦手な人でも利用でき、自分なりの使い方を見つけたり、好きな文房具を使ったりする楽しみがあることもポイントです。
ノートやメモには罫線があるものだけでなく、1か月の予定を見渡せるマンスリータイプ、週単位のウィークリータイプなど様々な種類があります。
サイズのバリエーションも豊富なので、持ち運びの有無や用途、好みを考えながら選びましょう。
スケジュール管理が上手い人と下手な人の3つの違い
スケジュール管理をスムーズに実施したいなら、上手い人と下手な人の違いを知りましょう。
違いを理解し、考え方や方法の改善に役立てれば、より質の高いスケジュール管理が可能となります。
アプリ・ツール・テンプレートの活用
スケジュール管理が上手い人はアプリやツール、テンプレートを有効活用し、効率的にスケジュールを組んでいます。
自身に合ったアプリ・ツールの選定はもちろん、ツールの特性を深く理解し、機能を最大限に活用しています。
たとえば、ChatworkとGoogleカレンダーを連携させたパターンを考えてみましょう。
タスク追加とリマインドにはChatwork、詳細入力が必要な予定の登録と全体の確認にGoogleカレンダーを使うと、それぞれの強みを生かした運用が可能です。
一方、スケジュール管理が下手な人は、ツールの選定や運用を漠然とおこないがちです。
そのため、ツールのポテンシャルを引き出しきれず、効率化に至らないケースが多いと考えられます。
AIなど最新技術の導入
AIやクラウドといった最新技術の導入に積極的であることも、スケジュール管理が上手い人の特徴です。
手作業が必要な部分を確実にこなしつつも、予定の確認や計画をAI、他のデバイスやメンバーへの共有をクラウドツールに任せています。
結果として、工数を削減しながらも、質の高いスケジュールを実現しています。
スケジュール管理が下手な人は、すべてを自分1人でこなそうとしがちです。
簡単に効率化できる部分にも目が向かないため、スピードや精度も一定のラインで頭打ちとなります。
もちろん、最新技術を使わなくてもスケジュール管理は可能ですが、効率や精度を高めたいのであれば積極的に活用することも視野に入れるとよいでしょう。
苦手と向き合うメンタル
スケジュール管理が上手い人は、苦手なことや失敗と向き合えるメンタルを備えています。
スケジュール管理が下手な人は、予定やタスクの管理が苦手だと思い込み、消極的な姿勢で取り組みますが、上手い人は苦手や失敗を克服しながら管理の精度を高めていきます。
そのため、下手な人が現状維持で精一杯であるのに対し、上手い人は仕組みを日々改善して効率化を進めることができます。
スケジュール管理のスキルは、後天的に習得できるスキルであるため、今苦手意識を抱いている人も、ぜひ苦手と向き合って少しずつ克服していきましょう。
なぜスケジュール管理をするのか？上手い人だけがもっている3つの強み
スケジュール管理が上手い人は、いくつかの強みをもっています。
スキル磨きのモチベーション向上にも役立つため、ぜひ参考にしてください。
スケジュールに余裕をもつ人は、心にも余裕をもっている
スケジュール管理が上手い人は、スケジュールに意図的な余裕をもたせています。
余裕をもった計画を立てているため、突発的な依頼やトラブルにも柔軟に対応できます。
さらに、適度に休憩時間を設けており、オーバーワークになることも少ないことから、仕事のストレスと疲労が軽減され、心にも余裕が生まれます。
余裕のある状態だと質の高い仕事ができるだけでなく、プライベートな時間も心置きなく楽しめます。
スケジュールを見える化できる人は、成果も見える化している
適切なスケジュール管理によって実現されるのが、スケジュールの見える化です。
スケジュールが見える化された状態であれば、自身が何をすべきか、どの仕事が重要かが明確になるため、効率的に仕事を進めることができます。
さらに、目標への達成度や毎日の成果も可視化されるため、高いモチベーションを維持したまま業務にあたることができます。
スケジュールを先読みできる人は、信頼を勝ち取っている
スケジュール管理が上手い人は、所要時間の見積もりやタスクの依存関係の把握も上手い傾向にあり、タスクや予定の先読みを高い精度でおこなうことができます。
先読み能力に長けており、計画的に業務を進め、納期もしっかりと守れるので、周囲からの信頼を得やすいことも特徴です。
また、トラブルにより周囲を振り回すこともないほか、主体的に仕事に取り組むためビジネスパーソンとしても高く評価されます。
先読みスキルは一朝一夕で習得できるものではありませんが、日々のスケジュール管理を丁寧に行い、少しずつ身につけていきましょう。
「Chatwork」で円滑なスケジュール管理を実現
スケジュール管理のスキルは業務の効率化や生産性向上はもちろん、プライベートの充実にも役立つスキルです。
日々トライアンドエラーを繰り返しながらスキルを向上させていけば、理想に近いスムーズなスケジュール管理を実現できるでしょう。
まずは上手い人の考え方や行動を参考に、自身の意識を変えることから始めるのがおすすめです。
そして、自身のニーズに合ったツールを選んで活用し、快適なスケジュール管理を実現しましょう。
もし、手軽にタスク管理ができて、業務効率化に役立つ機能も充実したツールを探しているなら「Chatwork」の利用もぜひご検討ください。
今すぐChatworkを始める（無料）
Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
