案件の情報共有ツールにはビジネスチャットがおすすめ！メリットや選び方も紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

案件進行中に情報共有をおこなう場合、リアルタイムでのやり取りができるツールを導入すると効率化につながります。

この記事では、案件情報共有ツールの基本や、ツールを活用するメリット、選び方や運用のコツまで詳しく解説します。

案件情報共有ツールとは？

案件情報共有ツールとは、進行中（もしくは進行予定）のプロジェクト・業務・取引などについて、関係者間で情報を共有・連携するためのツールです。

進捗や資料、担当者別の状況などをまとめて管理することで、案件のスムーズな進行をサポートします。

近年では、チャット機能やファイル共有機能、タスク管理機能を一体化したビジネスチャット型のツールが注目されています。

案件情報共有の際によく見られる問題

続いて、案件情報共有をおこなう際によく見られる問題を紹介します。

情報の分散

複数の案件が並行している場合はとくに、必要な情報が分散してしまうケースが見られます。

必要な情報を探すのに時間がかかり、業務の進行や取引先への対応に支障が出る場合もあります。

さらに、情報が分散していることによって最新情報の把握が難しくなり、ミスや二重作業が起こるリスクも高まります。

情報を一か所にまとめて管理する仕組みがないと、関係者同士の認識にズレが生じやすい点も大きな課題といえます。

情報・業務の属人化

各案件には担当者がいる場合も多いでしょう。

しかし、案件担当者しか把握していない情報が多かったり、担当者の判断基準に頼った業務体制になっていたりすると、情報・業務の属人化につながります。

個人に蓄積されたノウハウや知識が十分に共有されない状況では、同じような案件を進行する際に効率化が難しくなります。

担当者の入れ替わりや休職があった際、案件の進行がストップしてしまうリスクが高くなる点も問題でしょう。

＞属人化の問題点や解消方法に関する記事はこちら

進捗・ステータスが不透明

案件がどの段階まで進んでいるかが把握できない状態では、後の工程の調整や人員配置に支障が出ます。

進捗確認の連絡が増えたり、認識の違いから遅延を引き起こしたりすることもあります。

また、全体像が見えないと適切なフォローができず、問題が大きくなるまで気づけないケースもあるでしょう。

案件情報共有ツール導入の4つのメリット

続いて、案件情報共有ツールの導入によるメリットを紹介します。

情報の一元管理ができる

案件情報共有ツールを活用すると、案件に関わるさまざまな情報を一か所に集約できるため、検索性が向上し、作業の無駄や確認の手間を大幅に削減できます。

また、案件に関するファイルやメッセージが分散しないため、最新情報のチェックも容易になり、認識のズレ防止にも効果的です。

コミュニケーションの質が向上する

多くの案件情報共有ツールには、チャットやコメント機能など、リアルタイムでのコミュニケーションを補助する機能が備わっています。

メールよりも即時性が高く、情報をすぐに共有できるため、意思決定のスピードアップにもつながります。

さらに、誰がどの情報に対してコメントしているかが見える化されることで、チーム内のやり取りが活発になりやすいのもメリットです。

関係者間の情報共有が活発になれば、確認や相談もしやすくなり、業務の抜け漏れを減らす効果が期待できます。

進捗が可視化できる

案件情報共有ツールには、案件や各タスクの進捗状況、メンバーの担当業務量などをまとめて確認できるものが多く、業務の透明性を高められる点がメリットです。

案件の中で遅れがちな工程やボトルネックを把握しやすくなり、早めの対策や調整が可能になります。

ノウハウ・知識が蓄積できる

案件担当者のみが把握していたノウハウや知識も、案件情報共有ツールを使えばチームで共有・蓄積できます。

たとえば、やり取りの履歴やファイルの共有履歴を参照すれば、新規参画メンバーも過去の経緯を理解しやすいでしょう。

案件に関するノウハウや知識が共有・蓄積されれば、属人化の防止や業務のスムーズな引き継ぎにも役立ちます。

蓄積したノウハウ・知識をナレッジとして活用すれば、似たような案件に活かすこともできます。

案件情報共有にビジネスチャットツールが有効な理由

さまざまな案件情報共有ツールの中でも、ビジネスチャットはリアルタイム性や柔軟性に優れており、多くの企業で活用が進んでいます。

ここでは、ビジネスチャットツールが案件情報共有に有効といわれる理由について解説します。

リアルタイムでコミュニケーションがとれる

ビジネスチャットはメールに比べてリアルタイム性が高く、状況の確認や意思決定を素早く進めることができます。

複数のメンバーが同時に会話へ参加できるため、会議のようにスピーディに意見交換ができる点も魅力です。

案件の進捗にあわせて迅速にやり取りができれば、トラブルの早期発見や対応にも役立つでしょう。

案件ごとに情報の整理・集約ができる

ビジネスチャットでは、トークルームやグループチャット機能を活用することで、案件ごとに必要な情報をまとめて管理できます。

たとえば、「案件A」専用のチャットルームを設ければ、その中に進捗報告・資料・議事録などを一元的に集約でき、探す手間を大幅に削減可能です。

やり取りも案件単位で分けられるため、関係者以外には不要な通知が届かず、業務に集中して取り組むことができます。

ファイルや資料の共有がしやすい

案件の進行中は、仕様書や見積書など多様なファイルのやり取りが日常的に発生します。

ビジネスチャットなら、ファイルの添付やプレビューがその場で完結し、受け取った側もすぐに確認・ダウンロードができます。

大容量ファイルの送受信や履歴管理にも対応しているビジネスチャットが多いため、案件資料共有の手間を最小限に抑えられるでしょう。

外部ツールと連携できる

ビジネスチャットの強みとして、さまざまな外部ツールとの連携ができる点も挙げられます。

タスクやスケジュールを管理するアプリやファイルストレージなどと連携すれば、1つのプラットフォーム上で案件に関するさまざまな作業をおこなうことができます。

さらにAPI連携に対応しているサービスであれば、自社独自のシステムとも連動可能です。

必要に応じて機能を拡張できるため、導入後の使い勝手や業務フローに合わせて最適化できる点も魅力といえるでしょう。

セキュリティ対策が施されている

案件進行中は機密性の高い情報を扱う機会も多いため、セキュリティ対策は欠かせません。

多くのビジネスチャットツールでは、通信の暗号化や多要素認証などの高度なセキュリティ対策が施されています。

さらに管理者権限による利用制限やログ管理もおこなえるため、外部からの不正アクセスを防ぎつつ、内部の情報管理も徹底できます。

ビジネスチャットのなかでも、Chatworkは、国内企業が利用しやすい安全性と操作性を兼ね備えており、安心して案件共有に活用いただけます。

案件情報共有ツールを選ぶポイント

案件情報共有ツールは種類も多く、機能や価格帯に大きな差があるため、導入するなら、自社に合うものをきちんと見極めて選びたいところです。

ここでは、ツール選びの際に押さえておきたい5つのポイントを紹介します。

導入目的・課題を明確化する

案件情報共有ツールはとても便利ですが、導入の目的が曖昧だと現場に浸透せず、期待していた成果につながりません。

まずは案件の進行にあたり、どの部分に課題があるのか、何を改善したいのかを整理し、チーム全体でゴールイメージを揃えておくことが大切です。

このとき、情報の分散をなくしたい・進捗管理を効率化したいなどのように具体的なイメージをすると、ツール選定がスムーズになります。

必要な機能を洗い出す

導入目的・課題を踏まえ、必要な機能を検討します。

多機能なツールでも必要な機能が搭載されていなければ意味がないため、以下のような機能の有無をチェックしましょう。

操作性のわかりやすさをチェックする

次に、操作性のわかりやすさや使いやすさを確認します。

以下のような観点からチェックをおこなうとよいでしょう。

案件進行中のやり取りにはスピード感が大事なので、操作に迷うツールでは業務が滞るおそれがあります。

無料トライアルなどを活用して事前に試用してみて、操作性をしっかり確認しましょう。

安全性をチェックする

ツール選定時、セキュリティ面でとくにチェックしたい点は次の通りです。

どのような案件においても、セキュリティ事故は信用を損なうことにつながるため、セキュリティ対策が万全のツールを選定しましょう。

対応デバイスをチェックする

顧客との打ち合わせ先や、社外のプロジェクトルーム、自宅などから案件情報を確認するには、複数のデバイスでツールへアクセスできることが重要です。

対応デバイスを確認する際は、以下のような点もチェックしましょう。

どこにいても使えるツールを選ぶことで、スムーズな案件進行を実現できます。

案件情報共有ツールの注意点と運用のポイント

案件情報共有ツールは、導入しただけでは期待した成果につながりません。

定着させるためには、以下のような課題を理解しておく必要があります。

さらに、以下のような点を意識することが運用成功のポイントとなります。

＞ツール導入時のルール策定に関する記事はこちら

Chatworkで案件情報共有をもっと便利に！

案件情報の共有を効率化するには、スピーディなコミュニケーションが欠かせません。

ツールを導入する際は、目的や必要な機能を明確にし、運用ルールをしっかり決めることが大切です。

さらに、利用状況を振り返って改善を重ねることで、チーム全体が活用しやすい仕組みになります。

便利なツールも、ルールが曖昧だったり周知が不十分だったりすると形骸化してしまうため、導入後のフォローも含めた運用設計を意識して進めることが成功のポイントです。

Chatworkは、チャット機能に加え、ファイル共有機能やタスク管理機能が搭載されており、わかりやすい操作性と強固なセキュリティを備えています。

登録すれば無料で使えるため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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