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営業で情報共有が重要な理由は？情報共有のメリットや注意点、便利ツールも紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
営業が目標を達成するには、提案力や交渉力だけではなく、上司や同僚との情報共有スキルも求められます。
顧客情報や案件情報をしっかりと共有していれば、担当者が不在でも対応でき、顧客満足度の向上につながります。
本記事では、営業業務で情報共有をおこなうポイントや情報共有に役立つツールなどをご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
なぜ営業において情報共有が大切なのか？
営業の業務は、部署のメンバーや営業事務、カスタマーサポートなど、さまざまな人たちと協力し合って成り立つものであるため、情報共有が必要不可欠です。
たとえば、いくら案件を獲得しても、請求書発行に欠かせない情報を営業事務に伝えなければ顧客からの入金時に対応が滞るでしょう。
また、営業では外出する機会が多くあります。
ほかのメンバーと情報共有をしていなければ、担当者が不在のタイミングで問い合わせの電話がかかってきても対応できず、顧客を待たせてしまうでしょう。
上記のような理由で、営業においては情報共有が重要といえます。
営業が情報共有をおこなうメリット
続いて、営業が情報共有をおこなうメリットを紹介します。
業務の効率化
普段から案件情報を共有していれば、担当者の不在時や引き継ぎ時の対応がスムーズです。
また、同じ分野・業界の顧客に対して応用しやすいという利点もあります。
対人での仕事が多い営業においては、適切な情報共有が多方面の業務効率化につながります。
業務の属人化を防止
情報共有によって、業務の属人化を防止できる点もメリットです。
顧客や案件に関する情報を共有していれば、担当者の不在時や不測の事態にもほかのメンバーがスムーズに対応できるため、「誰かがいないと業務が回らない」という状況を回避できます。
ノウハウの蓄積
各メンバーが営業活動で得たノウハウや成功体験をほかのメンバーと共有すれば、チーム全体の営業力が向上します。
一言で営業といっても、「アポイント取りが得意」「顧客から課題を上手に聞き出す」など、各メンバーの得意分野や苦手分野は異なるでしょう。
苦手な業務があったとしても、ほかのメンバーから教わったノウハウを実践することで克服できるかもしれません。
なお、運や偶然による成功事例ではなく、誰でも同じ手順を踏めば成功できるノウハウ・再現性の高いノウハウを選んで共有しましょう。
相互フォローできる関係の構築
外出が多い営業は、ほかのメンバーとのコミュニケーション不足になりやすい傾向にあります。
同じチームに属していても、互いの業務量が見えづらく、仕事を手伝ってもらいたくても言い出せないケースもあります。
普段から情報共有を図っていれば、互いの状況が見える化され、フォローしやすい関係を築くことができます。
チームの連携力を高めるには、ビジネスチャット「Chatwork」も有効です。
部署やチーム単位でグループを作成できるグループチャット機能を使うと、コミュニケーションが活性化され、相互理解が進みます。
営業プロセスの可視化
営業成績を伸ばすには、成果だけではなくプロセスにも着目しなければなりません。
ほかのメンバーと営業プロセスを共有すれば、本人が見落としている課題が明らかになる可能性があります。
成果につながったケースからは、ほかのメンバーに役立つノウハウを提供できるかもしれません。
営業プロセスの可視化は、状況の把握にも寄与します。
もし遅れやイレギュラーな事態が生じても周囲が気づきやすくなり、トラブルに発展する前に手を打てるためです。
営業チームが情報共有すべき基本情報とは？
ここでは、営業チームが情報共有すべき基本情報について解説します。
顧客情報
顧客情報とは、従業員数や事業内容などといった「会社に関する情報全般」を指します（顧客が個人である場合は「個人に関する情報」）。
また、営業部との窓口になる人や決裁権限をもつ人、決済の流れ、これまでの商談履歴、購入履歴などのデータも顧客情報にあたります。
上記のような情報を共有することで、顧客のニーズを把握し、スムーズな提案につなげることができます。
提案内容・契約事例
提案内容・契約事例とは、顧客にこれまで提案した内容や契約に至った案件に関する情報です。
自社の担当者、具体的なアプローチ内容、金額、取引条件なども含まれます。
契約事例を分析すれば、成約までの過程も明らかになり、売上目標達成に貢献するでしょう。
似た業種にアプローチする際にも役立つ情報といえます。
ナレッジ・ノウハウ
ナレッジ・ノウハウとは、各メンバーが営業活動中に得た知見や経験などの情報を指します。
無形の情報だけはなく、プレゼン資料など有形の情報も含まれます。
ナレッジ・ノウハウの共有によって成約率が上がるだけではなく、資料作成に要する時間の短縮などの業務効率化にも貢献します。
成功につながったノウハウだけではなく、トラブル事例やトラブルへの対応方法も共有しておくと、いざというときに役立つでしょう。
営業進捗情報
営業進捗情報とは、現在商談中の案件に関する情報です。
担当者名やアプローチの内容、提示金額や相手の反応など、できる限り詳細に共有しておきましょう。
普段から共有を図っておくと、担当者が不在時でも別のメンバーが対応でき、異動や退職で担当者が変更になっても後任がへの引き継ぎがスムーズです。
営業チームが情報共有する際の注意点
ここからは、営業メンバー間で情報を共有する際に気を付けるべき点についてお伝えします。
共有ルールの作成・徹底
情報を共有するにあたって、あらかじめルールを作成しましょう。
なぜならば、営業が抱える情報は膨大で、きちんとしたルールがなければメンバーは共有すべき情報の取捨選択に迷ってしまうからです。
人によって共有している情報の量や質にばらつきがあると、共有する意味がありません。
そこで、共有の際のルールを明確にする必要があります。
共有する情報の内容や範囲に関するルールを作成し、メンバーに周知・徹底するようにしましょう。
情報の正確性・鮮度の確保
営業においては、誤りを含んだ情報や古い情報の共有によって、顧客との信頼関係を損ねる場合があるため注意が必要です。
また、数字の間違いは会社に損失をもたらすおそれもあります。
手入力による誤植や聞き間違いによる誤記などが発生しないよう、適宜ツールなどを活用しましょう。
個人・機密情報の取り扱いの厳格化
営業情報には個人情報や機密情報も含まれるため、共有の際には慎重な扱いが求められます。
安全性の高いツールを使って情報を共有するとともに、メンバーのセキュリティ意識向上に努めてください。
営業は外出が多いため、外出先でパソコンやタブレット端末を扱う機会もあるでしょう。
カフェでパソコンを開いた際に隣の席や後ろの席から情報を盗み見られるケースや、たまたま撮影した写真に機密情報が写り込んで情報流出につながるケースも見られます。
情報流出を防ぐためにも、防止策の周知・徹底が求められます。
営業チームの情報共有に必須のツール3選
続いて、営業チームの情報共有におすすめのツールを紹介します。
ツール①Chatwork（チャットワーク）
ビジネスチャット「Chatwork」は、テキストだけではなく、写真や動画などさまざまなファイルの共有が可能です。
テキストだけでは伝わりにくい顧客情報やノウハウもわかりやすく共有できるでしょう。
Chatworkは、国際規格ISO27001や国際規格ISO27017などの認証を受け、国際的なセキュリティ基準にのっとった運用をしているので、顧客情報や機密情報を安心して扱えます。
また、パソコンだけではなくタブレット端末やモバイル端末にも対応しているので、外出先でも必要な情報にすぐにアクセスできます。
操作性がシンプルで、システムに慣れていない人でも簡単に使える点もおすすめポイントです。
ツール②Google Workspace
「Google Workspace」とは、Google社が提供するビジネス向けのクラウド型グループウェアサービスです。
GmailやGoogle Document、Google Driveなど、多くのアプリケーションがパッケージ化されているのが特徴です。
クラウド上でファイルを保存し、ほかのメンバーを招待すれば、閲覧やダウンロード、共同編集などがおこなえます。
料金プランは複数あり、組織規模や利用するユーザー数などに合わせて柔軟に選択できます。
ツール③営業支援ツール（SFA）
営業支援ツールは、SFA（Sales Force Automation）とも呼ばれています。
顧客管理や商談プロセス管理、タスク管理や分析などの機能を備えており、効率的に案件管理ができます。
営業支援ツールのなかには、会計システムやMAツールと連携できるタイプもあり、業務効率化や人的ミスの削減も期待できるでしょう。
利用にあたっては初期費用・ランニングコストが発生するので、費用対効果を見極めたうえで導入してください。
「Chatwork（チャットワーク）」で営業チームの情報共有を円滑にする方法
ここからはビジネスチャットツール「Chatwork」を活用して、スムーズに情報共有をおこなう方法を取り上げます。
チーム内での情報共有が円滑に進まず悩んでいる人は、ご一読ください。
方法①「グループチャット機能」で情報共有を円滑化
Chatworkには、部署やチーム、プロジェクト単位でグループを作成し、複数人で同時に情報をやりとりできるグループチャット機能が搭載されています。
リアルタイムで進捗を報告できるうえ、同時に情報を共有できるのでタイムラグが発生せず、トラブルも防げます。
電話やメールに比べて気軽にメッセージを送り合えるので、手間をかけずに情報共有が可能です。
方法②「タスク管理機能」で進捗を把握
タスク管理機能では、タスクを依頼したい相手（担当者）やタスクの内容、期限を設定することができます。
担当者に指定した相手へは通知が届くため見落とされる心配がなく、相手がタスクを完了すると依頼者へ通知されるため、進捗も把握できます。
方法③「Chatwork Live」で遠隔地のメンバーとも情報共有
「Chatwork Live」はChatworkに搭載されているビデオ通話機能のことで、複数人でも使用できるため遠隔地にいるメンバーとも連絡がとれます。
一般的なビデオ会議システムでは、事前に会議の日程を決めてURLを発行し、当日各自がアクセスをする仕組みです。
しかしChatwork Liveでは、チャットでやりとりをしている最中でもビデオ通話に切り替えることができます。
営業活動で情報共有を効率化するなら「Chatwork」
営業活動における情報共有は、成約率の向上やチーム全体の営業力アップなどに役立ちますが、個人情報や機密情報の取り扱いには細心の注意を払う必要があります。
ビジネスチャット「Chatwork」は大企業や官公庁にも採用されるほどのセキュリティ対策が施されています。
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